Учет небольшого склада через Telegram-бот и Google-таблицу
Организовать удобный учет и оцифровать процессы можно при помощи простейших и доступных всем инструментов. В данной публикации мы поделимся исходниками своей наработки, которую можно настроить по описанной инструкции или использовать как идею для реализации в своем бизнесе.
О чем пойдет речь
Мы, команда разработчиков helpexcel.pro, постоянно создаем готовые решения в Гугл таблицах для управленческого учета в малом бизнесе и бесплатно публикуем их в открытом доступе.
В этот раз мы поделимся своими наработками для учета небольшого склада. Это мини-сервис для учета небольшого склада, созданный на основе Гугл таблицы с возможностью ввода данных через Телеграм-бота.
Решение подойдет для небольших интернет-магазинов или, например, для учета расходных материалов.
Основные функции таблицы
Таблица устроена так, что в ней есть область для внесения справочников, область для учета приходов, область для учета событий и область аналитики. В качестве аналитики формируются отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности, остатки по складу и расчет себестоимости.
В классическом виде представлены ABC и XYZ анализы товаров, что дает аналитику о том, в какие товары стоит дальше вкладываться.
Ниже делимся ссылкой на таблицу, но советуем вам ознакомиться с описанием, чтобы понять принцип ее устройства и использовать 100% возможностей.
Чтобы полноценно воспользоваться таблицей создайте ее копию на своем Гугл диске.
Описание работы таблицы
Для нас это уже не первая версия складской таблицы, и мы предусмотрели потребности пользователей в разных способах подсчета закупочной цены.Для корректного подсчета прибыли, рентабельности и ценности товаров на складе нужно выбрать метод расчета закупочной цены. Настройка находится на листе “Справочник”:
В рамках функций таблицы заложено 3 вида расчета: по средней цене прихода, метод FIFO и метод LIFO.
По средней цене прихода
Этот метод принимает за себестоимость среднее значение за указанный вами период.
Возьмем для примера период в 1 месяц.
Месяц назад закупочная цена была 1000 рублей, 16 дней назад - 1050 рублей, а 3 дня назад - 1000 рублей.
Для данного метода принимается средняя закупочная цена - 1050 рублей.
Метод FIFO
«Первым пришёл — первым ушёл»
Разберем этот принцип на примере. Вы приобрели 2 принтера по 5 000 ₽ за шт. и ещё два абсолютно таких же, но уже по 6 000 ₽.
У вас хотят купить один из них. Для продавца не важно, какой из них взять - они одинаковые. Но бухгалтеру важна общая стоимость товара на складе.
По методу FIFO нужно взять принтер, который поступил на склад раньше всех. То есть за 5 000 рублей.
В таком случае на складе останется 1 принтер стоимостью 5 000 рублей и 2 принтера за 6 000 рублей.
Общая стоимость 3-х принтеров на складе - 17 000 рублей.
Метод LIFO
«Последним пришёл — первым ушёл»
Для удобства возьмем тот же пример с принтерами. Все суммы и количества оставим теми же.
По методу LIFO мы должны взять принтер, который поступил на склад позже всех. За 6 000 рублей.
Тогда на складе останется 2 принтера стоимостью 5 000 рублей и 1 принтер стоимостью 5 000 рублей.
Стоимость оставшихся 3-х принтеров - 16 000 рублей.
Продолжаем заполнять справочник таблицы переменными. Укажите ваш часовой пояс, заполните справочники товаров, поставщиков и покупателей.
Далее переходим к учетной части таблицы.
Принцип работы каждого листа рассмотрим по отдельности.
Лист закупки
Информация о всех пополнениях склада фиксируется на данном листе или через Телеграм-бота.
Некоторые поля таблицы расчетные, в них работают формулы - не заполняйте эти столбцы.
Для обеспечения хранения большого числа строк и возможности связи с ботом к таблице подключена внешняя база данных. Для просмотра исторической информации можно выбрать период и нажать кнопку “обновить”.За счет этой настройки мы ускорили работу таблицы и не выводим невостребованные строки с данными.
Если же какая-то позиция была введена по ошибке или уже не актуальна, то ее можно удалить. Для этого в последнем столбце выделите галочкой нужные строки и нажмите на кнопку “удалить”.
Для ввода данных через telegram-бота нужно перейти по ссылке https://t.me/help_excel_storage_bot. Если вы правильно выполнили настройку бота, то у вас появится блок из 4-х кнопок:
Выберите “Закупки”.
Далее, следуя диалогу бота, вы вводите информацию о закупке. Поля диалога бота идентичны полям таблицы.
Для отображения информации, введенной через бота, нужно нажать кнопку “обновить”.
Лист отгрузки
Поля таблицы отгрузок работают по тому же принципу, что и лист закупок.
В правой части таблицы представлена область расчета себестоимости и показателей дохода от реализации товара. Показатели рассчитываются при нажатии на кнопку “обновить” или “сохранить”.
Лист аналитики
Данный лист состоит из трех блоков.
Область расчета складских запасов:
Дебиторская и кредиторская задолженность:
Сумма задолженности отражается в столбце “задолженность” если вы не поставили галочку напротив суммы в столбце “статус оплаты”. Тогда таблица считает, что платеж еще не проведен.
Также, если вы поставили в столбце “дней отсрочки” количество дней, и эта дата уже прошла, то сумма будет отражена в столбце “просроченная задолженность”.
Лист ABC анализа
Все товары делятся на 3 группы::
А: приносят 80% продаж
В: приносят 15% продаж
С: приносят 5% продаж
Лист XYZ анализа
Отчет показывает колебания спроса, товары разбиваются на 3 группы:.
X — товары продаются стабильно в течение года.
Категория Y — товары сезонного спроса.
Категория Z — спрос нерегулярен, какие-либо тенденции отсутствуют.
Лист ABC XYZ
На данном листе объединяется информация ABC и XYZ анализа. Товарная матрица делится на 9 групп:
- AX – приносящие значительную долю выручки со стабильным спросом;
- AY – большая доля выручки, но спрос подвержен колебаниям;
- AZ – хорошо продаются, но спрос плохо поддается прогнозированию;
- BX – средние объемы выручки, низкие колебания спроса;
- BY – средние объемы выручки, колебания спроса в пределах нормы, например, сезонные;
- BZ – средние объемы выручки, сложно прогнозируемый спрос;
- CX – низкая доля в прибыли, стабильный уровень спроса;
- CY – невысокий уровень прибыли при средних колебаниях спроса;
- CZ – низкий уровень прибыли, высокие колебания спроса.
Пример:
Настройка таблицы
Для начала нужно создать копию таблицы, как показано на картинке ниже:
В таблицу встроен скрипт, который считает себестоимость товаров. Для того, чтобы таблица работала правильно, нужно авторизоваться. Для этого нажмите на значок обновления на листе “Отгрузки”:
У вас появится такое поле:
Нажмите на “Продолжить”.
Выберите свой google-аккаунт
В появившемся окне нажмите на “Дополнительные настройки”:
Затем, на “Перейти на страницу “script”:
В следующем окне пролистайте вниз и нажмите на кнопку “Разрешить”:
Отлично, авторизация скрипта пройдена!
Настройка Telegram-бота
Основное предназначение бота - ввод данных о приходах и отгрузках в таблицу. Он служит больше как вспомогательный интерфейс для возможности мобильного ввода информации.
Закупки и отгрузки можно создаются через telegram-бота. Найти его можно по ссылке: https://t.me/help_excel_storage_bot.
Для его настройки вам нужно на листе “Пользователи бота” добавить номера сотрудников, которые будут работать с ботом.
Номер телефона обязательно нужно ввести через цифру 7, без “+” и других дополнительных знаков. Так, как показано на скриншоте.
После нажатия на кнопку сохранить вам нужно будет принять соглашение об обработке данных.
Затем вам нужно перейти на страницу бота @help_excel_storage_bot.
В диалоге с ботом следует нажать на кнопку “Запустить” (если вы через ПК) или на кнопку “Старт” (если вы через телефон):
После этого также нужно будет принять соглашение об обработки данных и ввести свой телефон в формате +7##########.
На этом настройка чат-бота окончена. Подробное описание работы чат-бота и таблицы будет далее.
Спасибо, что полностью ознакомились с нашим руководством!
Если у вас еще останутся вопросы по таблице, то можете задать их в нашем телеграмм-чате:
Крутая эта штука гугл таблицы, пользуюсь ей как базой данных для тильды. Как говорит Дмитрий Потапенко - для бизнеса нужен только телефон и таблица excel
Решил чекнуть кто это такой, с самой первой ссылки начинается )
молодцы, занимаюсь разработкой подобных вещей
А нам нужны сейчас специалисты по Гугл таблицам в команду. Если интересно, напишите мне в лс.
Интересно!
Даже поностальгировал. Делал похожее решение на экселе в качестве временного, когда только запустили рознично-логистический бизнес. Но у нас ещё было регулярное перемещение товара между «складами» ... было весело!)
Больше пары месяцев так работать стало невозможным, и всё было перенесено в самодельное веб-приложение.
P.s. Отдельным развлечением были FIFO и LIFO, но я решил учитывать каждую отдельную единицу, и в первых итерациях формулы выглядели так:
По сложности чтения это похоже на многослойный тернарный оператор
В Экселе реально сложновато подобные решения реализуются. Гугл таблицы можно интегрировать с другими сервисами, подключать внешние интерфейсы ввода данных и хранилища. Что позволяет обрабатывать много информации и объединить слаженную работу большого числа пользователей.