11 правил внутреннего хакатона: чек-лист от Skyeng

Делимся опытом организации хакатона за две недели.

В конце сентября онлайн-школа английского Skyeng провела первый в своей истории внутренний хакатон. Чтобы облегчить жизнь тем, кто решит делать свои мероприятия, поделимся нашим опытом и чек-листом.

Большая часть разработчиков в Skyeng работают удаленно, и они никогда не видели живьем коллег, с которыми ежедневно трудятся над одними и теми же задачами. Мы хотели собрать их вместе и больше погрузить в жизнь компании, но от идеи «корпоративного тимбилдинга» веет каким-то несвойственным нам духом. Кроме того, учитывая удаленность многих сотрудников, это серьезное вмешательство в рабочие процессы. Хакатон в нашем случае — возможность совместить приятное с полезным и перезнакомить всех, создавая интересные продукты для экосистемы Skyeng.

Мы рассчитываем, что в долгосрочной перспективе такое мероприятие поможет увеличить эффективность работы разработчиков и продлит время их «жизни» в компании. И это влияние позволит отбить вложенные в мероприятие средства — примерно 1,5 млн рублей на 44 участника и четырех организаторов. Порядка 300 тысяч из них стоили билеты, около 950 тысяч в сумме — на проживание и питание, остальное — затраты «по мелочам»: на сувениры, развлечения, призы и видеосъемку.

Бюджет мог быть скромнее, если бы мы готовились к хакатону заранее — например, за 1,5 месяца. Вот как в идеале должен был выглядеть примерный таймлайн.

За 1,5 месяца:

• Начинается поиск площадки.
• Сотрудникам рассказали о хакатоне и назвали даты.

За месяц до мероприятия:

• Есть договоренность с площадкой.
• Понятен список участников, они планируют поездку.
• Создан единый канал коммуникации, определяются правила хакатона.
• Готовы идеи для сувениров и полиграфии.

За две недели до мероприятия:

• Участники активно обсуждают процессы и идеи проектов, большая часть команд уже сформирована.
• Подбирается модератор, организаторы составляют план мероприятия.
• Есть макеты сувениров и полиграфии, договоренности с подрядчиками.
• Покупка билетов, заказ гостиницы для тех, кто приезжает пораньше.
• Покупка техники.

Два дня до хакатона:

• Организован трансфер для участников, доставка сувениров (готовых к тому моменту) и реквизита.
• Готов сценарий и хронометраж.
• Покупка алкоголя, еды, аптечки.

Мы же уложили все эти процессы в две недели. В итоге многие сотрудники брали билеты буквально за пару дней до мероприятия, и их стоимость была сильно выше обычной. Расходы на аренду площадки и кейтеринга тоже можно было снизить, имея больше времени и возможностей для торга. Наконец, организаторам тоже иногда нужно спать.

Мы провели опрос сотрудников, которые принимали участие во внешних хакатонах. В результате получили несколько ценных советов — например, поняли, что доступ к еде и кофе должен быть круглосуточным, помимо столов и стульев нужно предусмотреть диваны, пуфы и другие места для удобной работы, а удлинителей должно быть много. Очень-очень много. У нас их не хватило.

Нам не подходили обычные лофты, ведь разработчиков из других городов нужно было поселить где-то рядом. Традиционные отели тоже не годятся — их администраторы просто не понимают таких вещей, как «круглосуточный доступ в бизнес-зал» и «постоянное питание». К тому же наш собственный офис очень уютный, не хотелось сажать людей в формальные интерьеры. Мы изрядно промучились, прежде чем нашли подходящее для наших целей место — резиденцию «Чехов API», которую заняли целиком.

Звучит очевидно, но объем организаторской работы будет большим и с параллельными задачами. Мы поняли, что необходимы как минимум четыре человека: модератор, который погружен в сам хакатон и не занимается «бытовухой», администратор, который только ею и занимается, технический специалист и организатор, который синхронизирует всех и «тушит пожары».

Например, в какой-то момент у нас отключилось электричество — и организатору пришлось придумывать «план Б», чтобы занять участников. В итоге они отправились на местную ферму, где смогли немного отключиться и перестать кодить, а заодно продумать стратегию работы над проектами и получить несколько занимательных фото «Я и корова на хакатоне».

Традиционный элемент хакатона — футболки. Мы решили не отходить от традиций, но трепетно подошли к их изготовлению — собрали самые частые крылатые выражения из рабочих слак-каналов и напечатали их. Посторонним людям это ничего не скажет, но ребята были в восторге.

Мы с самого начала завели отдельный канал в Slack, где обсуждалась и вся организационная информация, и идеи для проектов, и все другие насущные вопросы хакатона. Мы поняли, что быть постоянно на связи очень полезно для вовлечения участников, и старались учитывать их мнение по всем важным вопросам — от выбора площадки до голосования за хэштег и дополнительных развлечений.

В нашем случае было два правила: продукт должен быть связан с образованием и за два дня нужно создать работающий прототип. Это довольно стандартно. Но мы решили отойти от традиций, которые подразумевают, что идеи продуктов защищают прямо на хакатоне, и собирали команды заранее — для экономии ценного общего времени. Продукты у нас придумывали сами разработчики — так им удалось побывать в шкуре продукт-менеджеров, ведь нужно было не только придумать идею, но и защитить её и «продать» коллегам, чтобы набрать нужную команду.

Кроме того, обычно для оценки проектов на хакатоне приглашаются внешние люди, или всё решает высокое начальство — но мы поняли, что это не про нас. Выбирали сами участники, отдавая три своих голоса другим командам, чьи проекты им понравились. Сначала мы думали делать урны и прочую атрибутику офлайна, но, очень кстати, одна из команд разочаровалась в идее, которую придумала сначала, и вместо неё запилила специальное приложение для голосования (можем им поделиться).

Хороший ведущий для хакатона — почти как тамада на свадьбе, только круче. Его задача не просто развлечь людей, а запустить коммуникацию между участниками и не дать ей загаснуть. Поэтому его нужно подключать на этапе составления плана, чтобы продумать, как будет строиться взаимодействие участников, как подпитывать их энергией. Например, наш ведущий еще до хакатона организовал «speed-dating» для разработчиков в офисе. На самом мероприятии он модерирует выступления, собирает участников на общие части, следит, чтобы все команды довели проекты до конца — в том числе помогает разруливать сложности или предлагает сменить идею на ту, что может быть сделана за время хакатона. У нас были такие примеры.

Нужно, чтобы человек разбирался в разработке, мог руководить процессом, обладал опытом проведения мероприятий, юмором и харизмой. Нам повезло, что такой человек нашелся внутри компании и согласился потратить на это много часов своего личного времени.

И, кстати, минутка сексизма — мы считаем, что модератором таких мероприятий не может быть девушка. Погруженные в свои идеи разработчики просто не воспринимают женский тембр голоса.

Мы поняли, что проект удался, потому что получили не только несколько работающих прототипов, но и высокие оценки от участников. Правда, «косяки» тоже всплыли. Например, мы совершенно напрасно поставили выступления топов и представление целей компании, которые тоже были частью нашего нетрадиционного хакатона, после основной части программы и до награждения победителей. Это было немного негуманно по отношению к участникам, которые не спали к тому времени двое суток.

Традиционно считается, что разработчики — интроверты, и вовлечь их в общение нелегко. Мы убедились, что это не так. Большей части ребят оказалось важно познакомиться и пообщаться. Но, конечно, были и те, кто предпочел остаться дома. И это норма. Делать такие мероприятия обязательными нельзя, но делать их классными и «продавать» их сотрудникам — обязательно нужно.

Мы решили завершить хакатон на тёплой ноте: раздали участником наклейки «спасибо», чтобы они наклеивали их на бейджи тем, кто больше всего помог и запомнился за эти два дня. Идея сработала на отлично, были объятия, слёзы и, надеемся, останутся теплые дистанционные отношения.

Бонус для тех, кто дочитал до конца

Победитель хакатона — игрушка-кликер Game of Thoughts, в которой правильно переведенные слова дают кристаллы для апгрейдов.

А в блоге на «Хабрахабре» собраны все-все проекты нашего хакатона.