Когда Финансовый директор управляет проектом автоматизации

Добрый день, я - Сергей Смирнов, руководитель проектов, веду ТГ канал для финансовых и генеральных директоров, кто стоит на пороге проекта автоматизации, или уже в проекте:

Когда Финансовый директор управляет проектом автоматизации, то такой вариант имеет свои преимущества, но и несет определенные риски. Вот про риски и особенности управления проектом автоматизации со стороны финансового директора хочу поговорить.

Надо сказать, что финансовый директор и ит-специалист чаще всего говорят на разных языках. И этому есть разумное объяснение.

Мы разберём особенности мышления финдира и ит-шника (специалиста по 1С), найдём причины, по которым они не понимают друг друга и поймем, как выстроить проект внедрения если финансовый директор выполняет роль руководителя проекта.

Есть интересная книга Джона Грея "Мужчины с Марса, женщины с Венеры"

В которой Джон учит мужчин и женщин взаимодействовать, не взирая на различия в мышлении и взгляде на окружающий мир.

В теме нашего поста можно сказать, что финдир с Юпитера, а 1С-ник с Меркурия. Эти специалисты с разных планет, у них разный язык общения, разные приоритеты, отличия в отношении к деньгам, чаще всего и разное образование.

Первое отличие - разная размерность мышления

Финдир мыслит двумерными таблицами, колонками и строками, в том числе потому что сам много работает в Excel.

А современные базы данных, 1С в том числе, строятся по-другому принципу. Это набор регистров и связей между ними. То есть структура базы данных не двумерная, а многомерная.

Когда ФД просит подготовить отчет в форме какой-то таблицы, 1С аналитик и программист не всегда поймут логику цифр, которые требуются ФД. Часто они просто воспроизводят таблицу из Excel в 1С, не предлагая лучшие альтернативные варианты.

Поэтому аналитики 1С, имеющие большой опыт работы в финансовом департаменте или тем более в должности финансового директора, на рынке автоматизации на вес золота, потому что они могут посмотреть на задачу с финансовой точки зрения.

Второе отличие - отношение к деньгам

Если в компании есть финдир и ИТ-директор, в компании могут возникать конфликты в связи с расходом денег на проект автоматизации, на планирование и исполнение бюджета проекта.

Приведу пример проекта, в котором я принимал участие в качестве эксперта. В этом проекте было большое количество доработок, которые оформлялись спецификациями. Исполнителями доработок были программисты привлеченного 1С-франчайзи.

В спецификациях исполнитель отражал описание доработки и указывал количество часов, которые программист, руководитель проекта, аналитик потратят на разработку требуемого функционала. Подписывал спецификации ИТ-директор.

Он проверял содержание работ, но не мог проверить обоснованность выставленых ему в спецификации часов, потому что это был его первый проект внедрения 1С ERP. Чтобы ИТ-директор подписал спецификацию было достаточно что описание доработки с технической точки зрения удовлетворяет требованиям пользователей.

Как приглашенный эксперт я проверил обоснованность часов по самым дорогим спецификациям - у нескольких разработчиков запросил их оценки плановых трудозатрат на выполнение спецификации.

Оказалось, действующий подрядчик завышал трудоемкость доработок в 1,5-2 раза как минимум. Такой результат сторонней оценки позволил начать конструктивный разговор с подрядчиком-исполнителем с целью снижения расходов на проект.

Но если в компании нет ИТ-директора или он не участвует в проекте, а финдир выступает в роли руководителя проекта, то ситуация может выглядеть ещё печальнее.

Часто у финдира нет опыта участия во внедрении информационных систем, для него это первый проект автоматизации, хотя формально он выступает в роли руководителя проекта.

Это как если бы ему поручили построить каркасный дом, а опыта такого строительства у него в жизни не было и в финансовой академии его этому не учили.

Тогда он вынужден полностью доверять подрядчику и делать все что тот ни скажет.

Подрядчик говорит: надо фундамент делать обязательно ленточный, толщина стен 150 мм для России достаточна, и так далее.

Это я из своего опыта рассказываю. 6 лет назад я строил дачу в Подмосковье. Для меня это был первый такой опыт в жизни. Я конечно вооружился интернетом и попытался разобраться в технологии строительства каркасных домов. Информации много, но часто она не полная и даже противоречивая.

У меня хватило ума найти грамотного эксперта, построившего больше десятка таких домов и вместе с ним пройти этот проект. Эксперт вычитал договор с подрядчиком, заложил в него правильные требования, подсказывал на этапе строительства дома, в том числе при приёмке работ. Благодаря этому дом был построен в срок, без превышения бюджет и с нужным качеством.

Возвращаясь к нашей теме: когда вы затеваете проект внедрения, не стесняйтесь обращаться к эксперту, для которого это не первый проект и он поможет исходя из своего опыта выполнить проект автоматизации на 5 с плюсом.

Третье отличие: проект VS процесс

Вся деятельность компании делится на проектную и процессную. Финдир это классическая процессная функция управления финансами. Согласовать платежи, проверить отчётность - это повторяющиеся изо дня в день стандартные операции.

А вот управление проектом автоматизации это совсем другое. Нужно разбираться в отличиях waterfall от agile, нужно уметь диаграмму Ганта построить, отслеживать ее, понимать последовательность работ. Финдира чаще всего этому не учили. Поэтому оценить обоснованность сроков проекта, проверить последовательность этапов он не может.

Такие основные моменты почему финансовому директору тяжело управлять проектом внедрения информационных систем.

Но и в такой ситуации есть правильное решение – привлекать на внедрение команду, говорящую с вами на одном языке, чтобы члены команды имели опыт не только 1С-ный, но и работали в должностях на реальных предприятиях. Финансовыми, Генеральными, Коммерческими директорами, руководителями снабжения и производства.

Такие специалисты, имеющие как опыт работы в реальном секторе, так и проектный опыт внедрения ИС, составят лучшую команду для выполнения проекта автоматизации: точно в срок, в рамках бюджета и с требуемым функционалом.