Автоматизация малого бизнеса Статьи редакции
За что заплатят предприниматели и что получат взамен после внедрения закона об онлайн-кассах.
Материал подготовлен при поддержке компании для автоматизации торговли LiteBox
LiteBox — это программное обеспечение для автоматизация розничной торговли с возможностью готовить аналитические отчеты и работать с программами лояльности.
Оно состоит из кассового блока — того, с чем работает кассир, — товароучетной системы, которая позволяет управлять складом, закупками, ценообразованием и ассортиментом.
До 1 июля 2017 года всех пользователей касс обязали перейти на новые онлайн-кассы, которые отправляют данные о всех покупках в налоговую службу через операторов фискальных данных. Для некоторых видов налогообложения — единого налога на вмененный доход (ЕНВД) и патентной системы — онлайн-кассы станут обязательными лишь с 1 июля 2019 года.
Большинство мелких предпринимателей — те, кто работает в розничной торговле и общепите и раньше не имел касс, — перейдут на онлайн-кассы не позже 1 июля 2018 года. По прогнозам Федеральной налоговой службы, общее число пользователей онлайн-касс в 2018 году перешагнет отметку в 3,5 млн.
Автоматизация требует от предпринимателей дополнительных расходов, но её плюсы перевесят затраты, считают эксперты.
Автоматизация — это дополнительная нагрузка на малый бизнес
К 2019 году российские предприниматели потратят около 100 млрд рублей на приобретение новых касс с фискальными накопителями и ПО для них. Другими словами — на то, чтобы государство получило больше информации об их бизнесе в рамках 54 ФЗ.
Автоматизация и повышение прозрачности бизнеса — это неплохо, как и возможности для аналитики, которые эта автоматизация предоставляет. Гораздо хуже методы и скорость внедрения автоматизации, которые повлекут огромные расходы для предпринимателей. В среднем каждому предпринимателю придётся потратить 50-60 тысяч рублей, и они лишь частично покроются налоговым вычетом в 18 тысяч рублей.
Максимальная рассрочка, о которой удалось договориться депутатам — до 1 июля 2019 года для некоторых предпринимателей на ПСН и ЕНВД. Хотя если бы планово заменяли старые кассы по истечению срока действия и запретили их продажу, автоматизировать предпринимателей можно было бы спокойнее.
Сколько стоит неэффективность
Большинство малых предпринимателей не знают своей чистой прибыли. Это удивительно, потому что кто, как не бизнесмен, должен уметь считать деньги. Но чаще оказывается так: предприниматель берет деньги из кассы по необходимости, а прибыльность оценивает интуитивно: в начале месяца я вложил 100 тысяч рублей, к концу забрал 120 тысяч, значит 20 тысяч — мой заработок.
В итоге многие предприниматели зарабатывают меньше, чем могли бы даже по найму. Но от убытков бизнес не умирает, банкротство наступает только если есть кассовый разрыв — поток денег прервался и поставщикам платить нечем.
Большинство владельцев бизнеса по-прежнему работают в этой парадигме. Это объяснимо: средний возраст предпринимателей — 40+ и 50+, но уже сейчас намечается смена поколений, к тому же автоматизация форсируется законодательно. Каковы будут последствия? Цинично, но неэффективные бизнесы вынуждены будут закрыться или переориентироваться. Вот несколько примеров.
Первый пример. Предположим, у вас магазин, в котором всего 200 товаров. Скорее всего, на каждый товар — разная наценка. При работе на обычной кассе вы не можете узнать, какой товар продал ваш продавец, потому что в чеке есть только сумма продажи. У вас есть два способа узнать, какие товары продаются: попросить продавца записывать покупки в тетрадку или провести инвентаризацию.
Как только у вас появляется автоматизированная касса — вы узнаёте об этом моментально, а значит, экономите время. Кроме этого, машина сама посчитает, сколько и на чем вы заработали, ведь она знает наценку на каждый товар по отдельности.
Основная проблема при автоматизации — это первичное занесение товаров в базу. На заведение новой позиции обычно нужно потратить минут 5-10, при этом товар вносится в кассовый терминал и товароучетную систему по отдельности. Так работает традиционное, дистрибутивное ПО. Облачные системы позволяют упростить задачу.
У LiteBox есть глобальный перечень товаров, который постоянно пополняется. Это значит, что просканировав товар, вы увидите его уже занесенным в обе ваши системы: кассовую и товароучетную.
Второй пример. У вас есть табачная лавка, и вы продаёте 20 видов сигарет. Поставка у вас раз в неделю. Как делает заказ продавец: он смотрит на полку, прикидывает, что у него закончилось, что осталось, и заказывает по ощущениям.
Вы уверены, что продавец помнит, что и в какой день у него кончилось? Есть вероятность, что он недозаказывает определенную позицию и часть недели полка, которая могла бы приносить доход, простаивает. Автоматизация решает и эту проблему, более того, система предусматривает возможность настроить автозакупку.
Другими словами, автоматизация помогает бизнесу стать эффективнее, но это не предел ее возможностей. Вскоре малый бизнес сможет получить доступ к информации, которая есть пока только у сетевых гигантов.
Одна из основ эффективности бизнеса — это сбор массива информации по аналогичным видам бизнеса (структура чека, величина наценок на группы товаров, ассортимент в точках, скорость продаж, активность спроса и так далее). Например, «Магнит» считается лидером в своей отрасли. У него 11 тысяч точек по всей России, и с помощью своего специализированного ПО сеть собирает информацию, которой нет ни у кого в стране. Это позволяет им быть эффективными.
Ни один предприниматель никогда не сможет тягаться с таким гигантом. Но у нас, как у создателей программы для автоматизации розничной торговли, есть данные о 15 тысячах торговых точек малого бизнеса в разных частях страны уже сейчас. Пока мы их не обрабатываем — это в планах на 2019 год, но в перспективе сможем предложить пользователям рекомендательный сервис, а значит — помочь им в их бизнесе.
Например, есть предприниматель, который делает наценку 25% и на вино и на молоко. Система предлагает ему повысить наценку на вино до 50%, потому что это не повлияет на его привлекательность для покупателей, и снизить до 4% наценку на молоко, чтобы увеличить поток клиентов. Предложения по оптимизации будут просчитаны — бизнесмен увидит, насколько и на чем сможет увеличить свой доход.
Сейчас в LiteBox можно управлять программами лояльности: скидки, бонусы, но в будущем система сама сможет предлагать варианты, или например, делать индивидуальные скидки покупателям.
На рынке сейчас три основных игрока: 1С — дистрибутивная система для товароучета; «Эвотор», предлагающий ПО только для кассовых терминалов; и LiteBox — «облачная» система, объединяющая товароучет и кассовые терминалы.
Пока в России облачные технологии — лишь 5% от всего ПО, но этот сегмент рынка растет с невероятной скоростью. Эксперты ожидают, что к 2025 году 80% всего софта будет облачным. С «Эвотором» мы интегрированы, то есть их пользователи могут применять LiteBox для учета товаров на складе.
Основные преимущества облачного ПО — это его гибкость. Программ без багов не бывает, важнее — скорость реакции. Чтобы установить обновление для облачного сервиса, ничего не нужно делать — все происходит автоматически.
После объединения с МТС и расширения штата разработки, мы сможем реагировать еще быстрее на предложения клиентов и инициативы законодателей.
Автоматизация — это возможности для малого бизнеса
Раньше автоматизацию могли позволить себе только крупные сети: оборудование стоило дорого, потому что не производилось массово, ПО было представлено только дистрибутивными системами (программами, требующими установки с загрузочного диска на компьютер — vc.ru). Такое ПО требует доработки под нужды каждого клиента, а значит — специалиста в штате. Всех этих ресурсов у предпринимателя нет: он сам себе и айтишник, и бухгалтер, и менеджер, а в некоторых случаях водитель и продавец.
Сейчас ситуация меняется: появилось доступное по цене кассовое оборудование, облачные системы и ПО под ключ. Интерфейсы стали понятнее пользователю. Предприниматель получает возможность управлять магазином с любого устройства.
При этом, «облачное» ПО не требует физического присутствия дорогостоящих специалистов для установки и последующего обновления. Все вопросы, в том числе и те, которые требуют входа на устройство предпринимателя, можно решать через круглосуточную службу поддержки удаленно. Персонал сейчас тоже другой — все привыкли пользоваться тачскринами, мобильными телефонами: технологии больше никого не пугают.
Мы автоматизируем магазины определенного формата: небольшие точки, где есть прилавок и продавец – например, лавочки у дома или места, где продают кофе с собой. Также подходим и небольшим универсамам, но к супермаркетам и гипермаркетам с их специфическими процессами — нет.
Что важно предпринимателю? Быстро завести товар, пробить этот товар на кассе, вовремя поменять цену, учесть остатки, и наконец узнать, сколько он заработал и сколько у него есть в кассе, чтобы расплатиться с поставщиками. LiteBox учитывает эти базовые потребности бизнеса, одновременно предлагая широкие возможности для развития розничной торговли.
Также мы подходим сегменту онлайн-офлайн торговли, то есть бизнесу, у которого есть и физические точки и интернет-магазин. LiteBox интегрирован с платформой для создания интернет-магазина Ecwid — если на вашем сайте купили какой-то товар, то у вас его становится автоматически меньше в физическом магазине, и наоборот. Это помогает избежать ситуации, когда человек заказал в интернете товар, которого у вас уже нет в наличии.
Несмотря на очевидную выгоду автоматизации многих процессов, у бизнесменов есть страх — сохранность коммерческой тайны и надежность хранения данных.
У нас был клиент — алкогольная компания, которая пользовалась дистрибутивом именно по этим причинам. У них расширился штат программистов и системных администраторов — нужно было регулярно дорабатывать базу и решать технические проблемы.
Руководитель страдал, потом сел и подумал: если он отдаёт все документы по поставкам, продажам и перемещениям в Росалкогольрегулирование, а все чеки в ФНС, стоит ли для сохранности оставшейся «необнародованной» информации держать целый штат программистов?
Ответ нашёлся в современном ПО: потребность в расширенном штате отпала, а облачные технологии обеспечивают надёжность хранения данных. Например, LiteBox использует уровня надежности дата-центра Tier 3 (высокий стандарт надёжности с масштабным резервированием и дублированием подсистем — vc.ru).
Итак, 54 ФЗ вынуждает предпринимателей автоматизироваться — на это можно смотреть негативно, но можно увидеть в этом и возможности: с автоматизацией бизнесмен получает информацию, которая позволяет ему вести бизнес на другом уровне.
Например, теперь вы можете из любого места посмотреть, во сколько открылся ваш магазин, узнать, сколько и на чем вы зарабатываете, какие продавцы работают лучше — и мотивировать их. Вам не нужно помнить, сколько товара у вас в наличии и какую наценку вы сделали на каждую позицию.