реклама
разместить

Я знаю, что ты делал утром: гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами

Опыт планирования среднесрочного (проекты, квартал, спринт) в Notion и краткосрочного (спринт, неделя, день) в Trello для себя, команд или проектов.

Я знаю, что ты делал утром: гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами

Содержание

Вводная

Для кого контент

1. Notion: проекты, квартал (OKR) и спринт

1.1. Проекты

1.2. Квартал (OKR)

1.3. Спринт (3 недели)

2. Trello: спринт, неделя, день

2.1. Спринт

2.1.1. Матрица Эйзенхауэра

2.2. Неделя

2.3. День

Закругляемся

Вводная

С того момента, когда бумажный ежедневник перестал удовлетворять потребность в планировщике, перепробовал кучу инструментов, начиная от Excel и заканчивая Bitrix24. Остановился на связке Notion + Trello + Google Календарь, где:

Notion — основа долгосрочного планирования и мой виртуальный центр.

Далее по иерархии планирования включается Trello — там детализирую задачи на спринт, занимаюсь техникой «Помодоро», создаю чек-листы и т.д.

Google Календарь — события с "жестким" временем. Тут все понятно и не буду на нем акцентировать внимание в статье.

Важно:

Можно отказаться от Trello и Google Календаря, так как "швейцарский нож" Notion включает все эти функции. Мне не удобно юзать только Notion. Trello как дэйли-инструмент юзабельнее — всегда под рукой, грузится моментально, поставить задачу "с закрытыми глазами" не проблема. А дополнительный пинг Notion раздражает, особенно когда на бегу необходимо закинуть заметку.

Google Календарь удобнее, потому что синхронизирован с почтой, а также из браузера можно кликнуть на «добавить в календарь» и все зафиксируется автоматически.

Про Google Календарь в этой статье не буду ничего писать, так как это очень крутая тема для следующего контента. Базово: в GC уходят все мероприятия, задачи там не ставлю!

Извините за длинную вводную 😇

Большая часть контента про Notion — именно он является моим онлайн центром и дублированием мозга: тут я планирую, делаю заметки, сохраняю важную информацию, составляю последовательность чтения книг, мечтаю. Но вторая часть про Trello более четкая, так как там другие дедлайны и риторика контента с гибкого подхода будет меняться на более строгое распределение задач.

Все это веду на английском, так как чопорный изучаю язык, поэтому на скринах не по-русски, сорри.

Для кого контент

  • Для всех, кто хочет структурировать саморазвитие.
  • Для тех, кто занимается саморазвитием сейчас и ищет опыт.
  • Для тех, кто отвечает за развитие (менеджеры, HR).
  • Для различных команд и их лидов.

Сам я из сферы рекламы, менеджерю команды и людей. 31 год 🕺

1. Notion: проекты, квартал (OKR) и спринт

Скрин главного экрана моего пространства в Notion Вова Ланцов
Скрин главного экрана моего пространства в Notion Вова Ланцов

Планирование в Notion делится на 3 блока: общее проектное пространство, поквартальные OKR и спринты.

Общее нативное проектное пространство (Projects и Constant projects) — две доски с проектами. Первая (Projects)— канбан, который является центром обдумывания и планирования перед выставлением целей. Не очень понятно, согласен, далее покажу и расскажу — вы все поймёте.

Вторая доска (Constant) — текущие постоянные проекты, которые всегда со мной и не имеют дедлайна — это мой подкаст про историю брендов "Vova про бренды" и перевод Wiki бирюзовых организаций Фредерика Лалу.

Пространство OKR — квартальное планирование осуществляется через технику Джона Дорра.

Пространство Sprints — задачи на 3 недели, которые надо взять и сделать!

Trello детализирует задачи на спринт и формирует «повестку» дня с чек-листами.

1.1. Проекты

Ключевое пространство для планирования, размышления и приоритезации — Projects. Здесь нет сроков, а только то, что «закрываю сейчас», «закрою совсем скоро» и «проекты на будущее».

Пространство Projects Вова Ланцов
Пространство Projects Вова Ланцов

Тут все: и работа, и здоровье, и скиллы. Например:

  • Купить машину.
  • Скинуть вес до 81 кг.
  • Внедрить новую CRM.
  • Пройти курс слепой печати Solo.
  • Побывать в Манчестере 🥰

При планировании пространство Projects помогает собирать мысли, визуализируя цели на одном экране. Держит в состоянии потока.

Остальные разделы именно про дедлайны и классическое планирование, и отсюда забираю проекты при квартальном планировании и спринт-планировании.

Момент использования:

Повторюсь, данное пространство нативно со мной всегда. Его открываю перед планированием спринта, перед выставлением квартальных OKR и просто для напоминания себе, куда я иду, когда из-за текучки появляются «шоры».

Постараюсь донести важность подобной доски у каждого, потому что не очень понятна ценность.

Жесткое планирование — круто. Супер круто, когда это у вас все в голове. Мега круто, когда подобное у вас четко распределено по месяцам, кварталам, годам и это не двигается по времени, поэтому вы посмеиваетесь, смотря на такую гибкую структуру. У меня так не работает и есть ощущение, что у большинства людей тоже.

Я пробовал — выставлял все жестко по графику, но в течение года меняются вводные (жизнь, карантин, доход, что там еще?). Поэтому по долгосрочному и среднесрочному планированию работаю только по гибкой системе.

Перфекционизм планирования по срокам проявляется у меня в спринтах, неделях и днях, но все, что «размазано», живет тут.

Шаблон

На Constant Projects не буду акцентировать внимание, там все скучно.

1.2. Квартал (OKR)

Пошла жара🔥

Квартальное планирование — среднесрочное планирование со сроками в моей системе. Все, что имеет ДЛ более длительный (менее прогнозируемо), лежит в общем в нативном пространстве, описанном выше.

Постараюсь объяснить просто про эту технику.

OKR — это постановка целей со сроками и соответствующими им ключевым результатами.

Пришел подход традиционно с запада и подробно описывается в замечательной книге Джона Дорра "Измеряйте самое важное. Как Google, Intel и другие компании добиваются роста с помощью OKR". Читал, советую🙂

Эту технику для личного планирования я урезал до базового: есть цель, должны быть и понятные измеряемые результаты, по которым я оцениваю прогресс и ставлю галочку в чек-боксе выполнения.

Например:

Цель: хочу пресс, как у К. Роналду😎

ДЛ: через 3 месяца (допустим, 1 февраля 202N года).

Результат: по 100 отжиманий ежедневно, по 30 подтягиваний ежедневно, 100 раз клаccического пресса и не более 2200 ккал ежедневно. Обязательно данный план выполнять 6 из 7 дней в неделю.

Если я выполню цель хотя бы на 70%, то засчитываю успех. Все результаты подтягиваются через формулу и визуально виден прогресс выполнения.

Важно ставить цели по результату. Не читать книгу, а прочитать.

В Notion это выглядит так:

Я знаю, что ты делал утром: гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами

Момент использования:

OKR выставляю в начале каждого квартала. Завариваю кофе, открываю доску с проектами, открываю предыдущий квартал: чекаю выполнение и выставляю проекты и задачи на следующий квартал. При планировании спринта посматриваю в таблицу с OKR, чтобы быть в синхроне!

Затраченное время:

20-30 минут ежеквартально

Шаблон

Альтернативные инструменты:

  • ClickUp
  • OneNote
  • Evernote
  • Excel
  • Любой текстовый редактор

1.3. Спринты

OKR мне мало и требуется дашборд более жёсткого планирования по срокам — спринты.

Спринт — отрезок времени, за который я должен выполнить определённое количество задач или закрыть какой-либо проект.

Спринт состоит из 3 недель.

Почему?

По опыту:

1-2 недели— слишком короткий отрезок, что-то может пойти не так — ничего страшного, есть следующая неделя.

Месяц — слишком долго. Мозг замыливается.

Короче, 3 недели фокусировки для меня идеально.

Я знаю, что ты делал утром: гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами
Я знаю, что ты делал утром: гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами

Пространство спринта состоит из:

  • Общих целей на спринт.
  • Главной повестки на 3 недели.
  • Детализированных задач по неделям (на скрине выше это справа).
  • Ретроспективы в конце спринта: плюсы, минусы, прекратить и новая привычка (если была сформирована).

Подобный подход —мой кайф, потому что удобно, понятно, четко и структурирует мою жизнь.

Ретроспектива — мероприятие после спринта, где я фиксирую удачные факты прошедшего промежутка, записываю "минусы" — что не получилось, шаги по устранению данных минусов в следующих спринтах и новые привычки.

О привычках

На формирование привычки у меня уходит аналогичные 3 недели примерно. В некоторых спринтах я загоняюсь, чувствую необходимость, и формирую в себе привычку, например, полоскать рот после любого приема пищи и жидкостей (кофе / кола).

Момент использования:

По истечении 3 недель сажусь с планшетом и чекаю выполнение запланированного на спринт. Обычно выполняется 80% замеченного.

Затраченное время:

15-20 минут раз в 3 недели.

Шаблон

2. Trello: спринт, неделя, день

Почему Trello, а не такой же канбан в Notion?

Повторюсь, потому что привычно, быстро и удобно. Не навязываю этот инструмент в отличие от Notion, есть куча аналогов:

  • ClickUp
  • Jira
  • Asana
  • MeisterTask

2.1. Спринт

После того как спринт сформирован в Notion я параллельно открываю приложение Trello и переношу + детализирую задачи там:

  • Большие задачи разбиваю на маленькие (техника "Помодоро", подробнее про нее можно почитать везде).
  • Детализирую задачи на чек-листы (фиксирую шаги для выполнения задачи в виде чек-листа).
  • Раскидываю задачи на текущую неделю (столбец Week) и оставшиеся (столбец Sprint).
  • Приоритезирую: сверху важные, снизу менее важные.
Я знаю, что ты делал утром: гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами

Момент использования:

Ежедневно утром.

Затраченное время:

Детализирую спринт из Notion в Trello (минут 10, один раз в 3 недели).

2.1.1. Матрица Эйзенхауэра

Немного деталей про приоритезирование.

Работаю по банальной, но рабочей матрице Эйзенхауэра, она представляет собой четыре квадрата с соответствующими осями: важность и срочность.

Я знаю, что ты делал утром: гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами

Ссылка на ГуглТаблицы с этой схемой, может кому потребуется

2.2. Неделя

Планирование недели конкретные таски, которые обеспечат небольшой, но ощутимый результат для проекта, других задач или мечты :)

Каждый понедельник делаю чек-ап:

  • Важно понять, что закрыл на той неделе, на чём необходимо сфокусироваться на предстоящей (освежаю память).
  • Перекидываю следующие необходимые задачи для "закрытия" более мощных задач, спринта или проекта с верха столбца Sprint.
  • "Закрываю" мощную задачу — переношу в Trello карточку в столбец done, если это не сделал на неделе.
  • Дополнительно детализирую задачи на чек-листы или несколько задач, если это необходимо (бывает, но редко).
  • Где требуется, выставляю жесткий дедлайн (см. скрин ниже)
Я знаю, что ты делал утром: гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами

Момент использования:

Понедельник утром или воскресенье вечер.

Затраченное время:

7-10 минут, один раз в неделю.

Для чего такое задротство:

Кратко:

Чтобы быть в потоке и доводить дела до конца (выкладывал резюме по отличной книге тут, советую https://vc.ru/books/222249-perfekcionizm-porozhdaet-prokrastinaciyu-tezisy-iz-knigi-zakonchi-to-chto-nachal-kak-dovodit-dela-do-konca).

Детальнее, для чего:

  • Иметь в голове был приоритет.
  • Доводить мощные задачи и проекты до результата, а не растягивать их и не бросать.
  • Чтобы были обязательно выполнены все необходимые задачи, то есть не создавался хаос.
  • Чтобы по необходимости можно было оперативно скорректировать план спринта: что-то выкинуть, что-то поднять в приоритете.

2.3. День

Я знаю, что ты делал утром: гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами

Планирование дня похоже на планирование недели, только происходит все быстрее (за минут 5).

Задачи на неделю понятны. Утром я анализирую предыдущий день, смотрю на оставшийся список на неделю прикидываю, что успею сделать сегодня и в порядке приоритета сверху внизу выстраиваю задачи в столбце Today.

Если понятны более жесткие сроки, то выставляю дедлайн в Trello или в Google Календаре, если это встреча.

Если какую-то задачу требуется детализировать, то создаю чек-лист.

Я знаю, что ты делал утром: гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами

Супер важно:

Есть "жабы" — задачи, из-за которых тормозится проект или другие задачи. Вот важно через себя переступать и выполнять их с определенной периодичностью, потому что они порождают затор!😖

Затраченное время:

5 минут ежедневно.

Закругляемся

Кажется, что занимаюсь только планированием. На самом деле, занимает все это минуты (в статье перечислялись затраты времени).

Данная техника отлично ложится на планирование в рабочих коллективах — проверено, пробовал и практикую это еженедельно.

Надеюсь, было полезно.

Если будут вопросы, то пишите в комментарии или телегу @vvlantsov

Всех обнимаю!🙂

P.S. выкладывал две статьи про постановку и приемку задач. Они связаны с темой планирования, поэтому выставлю ссылки:

3131
реклама
разместить
13 комментариев

Владимир, добры день. Меня очень заинтересовал ваш подход к планированию, он отвечает моему запросу на постоянное движение к выполнению годовых целей и позволяет прошить каждый уровень планирования осмысленностью и задать вектор движения. Ваша статья мне очень понравилась, она максимально наполнена полезной информацией, при этом и вопросов возникает еще больше. Я буду вам признателен, если вы найдете время и расскажите более подробно о каждом этапе планирования. Если вы согласны, дайте знать как с вами можно связаться.

3

Здравствуйте!
Спасибо за лестные слова)

Помогу чем могу — телега @vvlantsov

Редкий контент. Зачет!

2

Благодарю!

Нет ничего лучше чем гугл заметки, задачи и календарь. Бесплатно, быстро. Все это между собой связано, можно письмо в задачи отправить, от туда в календарь, в заметках можно указать напоминание по месту. В календаре сделать вид расписание, и все заметки, задачи и мероприятия будут в нем.
Главный минус это некрасивая гугл почта, в ней все письма в кашу превращаются

1

Все это отлично реализуется в бесплатном ticktick по методу джедайских техник

1

Вы не понимаете, Notion это другое...

Хотя сама статья как пример планирования - грамотно написана.

2
Раскрывать всегда
Apple представила MacBook Air на чипе M4 и по цене от $999

У него обновлённая камера Center Stage на 12 Мп.

Источник здесь и далее: Apple
5151
1515
55
11
На лет 10 точно хватит, говорю как пользователь про версии 2014 года - до сих пор юзаю
реклама
разместить
ЦБ начал обсуждать идею ввести «разумное» ограничение на количество оформленных на человека банковских карт

Например — до пяти карт в одном банке.

2525
1313
99
22
Думаю, нужен реестр
Почему одни объявления на Авито всегда на первом месте, а другие теряются среди конкурентов?
Почему одни объявления на Авито всегда на первом месте, а другие теряются среди конкурентов?
Telegram-каналы рассказали про «Учёт надоя» — это замаскированное iOS-приложение «Россельхозбанка»

Официально в банке информацию не комментировали.

Обновлено в 16:00 мск. В пресс-службе «Россельхозбанка» подтвердили vc.ru, что «Учёт надоя» — новое iOS-приложение банка. Ранее установленные iOS-приложения работают как обычно — банк рекомендует отключить автообновления и не удалять их.

3535
33
11
Что-то на сверхдержавном...
В Telegram-каналах распространили информацию о закрытии действующей кредитной карты клиента «Т-Банка» из-за подключения самозапрета на кредиты — в банке это опровергли

Под закрытие могут попасть только неактивированные кредитки — по которым не проводилось расходных операций, пояснили в компании.

Скриншот из Telegram-канала «Банкста» 
2020
Здравствуйте. Мы не закрываем кредитные карты, если клиент активно ей пользуется. Можем это сделать, если клиент подписал документы, а затем установил самозапрет. В соответствии с Условиями обслуживания, кредитный договор заключаем не во время подписания документов, а в момент активации кредитной карты или совершения первой операций по ней.
Власти не будут использовать геолокацию, чтобы автоматически определять налоговое резидентство россиян

Но данные могут стать поводом для проверки.

2525
11
Когда с VPN стал резидентом всех стран 😎
Омниканальный подход: получили 103 миллиона рекламного охвата и по всем показателям превзошли предыдущего подрядчика для ОНДУЛИН

Студия Чижова рассказывает, как запустила масштабную рекламную кампанию для продуктов ОНДУЛИН и ONDUTISS. Использовали YouTube, Telegram, контекстную рекламу, VK, OK и «Яндекс Промо.Страницы». Как итог, на сотни процентов снизили стоимость контакта в каждом канале.

Омниканальный подход: получили 103 миллиона рекламного охвата и по всем показателям превзошли предыдущего подрядчика для ОНДУЛИН
1111
22
11
За какой кэшбек с рекламы можно присесть на 6 лет

Все пароли и явки сдали в статье.

За какой кэшбек с рекламы можно присесть на 6 лет
4141
1616
44
[]