Как менеджерить процессы, если у тебя память, как у рыбки?

Стек инструментов и три совета

Привет! На связи Руслан Кожушко. Я 13 лет в диджитале, сейчас занимаю позицию старшего проджект-менеджера в агентстве Marketing Emotions и веду параллельно до 10 проектов разного уровня сложности.

Я всегда завидовал людям с хорошей памятью. Тем, кто легко запоминает все договорённости и держит в голове статусы по проектам. Я так не умею. Долгое время считал это своим профессиональным минусом, а потом понял, что мне даже повезло. Именно плохая память мотивировала меня организовать свою рабочую рутину так, чтобы освободить мозг для более сложных и креативных задач.

Эта статья про то, как я проектирую рабочие процессы под свою память. И почему это лучше, чем пытаться её тренировать.

Когда ты работаешь в диджитале, у тебя всегда огромный поток входящей информации и задач. Бывали ситуации, когда я буквально на секунду отвлекался на рабочие чаты и тут же забывал направить документы клиенту, хотя только собирался это сделать. Знакомо?

Но знаете что — это нормально. Наш мозг просто не приспособлен к таким перегрузкам, и пытаться удерживать лавину рабочих процессов в голове очень тяжело. Это придумал не я — об этом говорит наука!

Поняв, что воевать со своей природой бессмысленно, я перестал пытаться тренировать память. Вместо этого я спроектировал рабочие процессы так, чтобы они не зависели от моей забывчивости. В работе я в хорошем смысле душнила: ценю логику и порядок. Поэтому моя система состоит из четырёх слоёв, у каждого из которых своя функция.

1. Захват — избранное в Телеграме

Задача: поймать мысль, пока она не улетела.

Я использую избранное для фиксации итогов встреч, договорённостей или задач прямо во время созвонов. Затем я разбираю все эти «заметки сумасшедшего» и вытаскиваю из них важное. Чтобы всё не превратилось в кашу и в этом потоке можно было как-то ориентироваться, в начале каждого сообщения пишу название проекта.

2. Структура — Weeek и проектные таблицы

Задача: превратить хаос в понятный рабочий флоу.

Пул задач из Телеграма должен где-то жить. Для управления проектами мы в агентстве используем Weeek (принцип тут такой же, как в любом таск-менеджере — от Trello до Jira). Обычно я работаю в двух режимах:

Чтобы каждый раз не изобретать велосипед, мы внедрили шаблоны. Когда запускаем новый проект, в один клик заводится типовая вкладка из 16 пунктов. Каждый пункт — это большая задача, в которую вложены маленькие. Например, задача — брифинг с клиентом. Внутри неё подзадачи: создание паспорта проекта, составление брифа, первая встреча с заказчиком, статус с командой и т. д. Получается своего рода дорожная карта, универсальная для любого проекта.

Для фиксации договорённостей с клиентами мы ведём проектные таблицы. Туда заносятся все ключевые решения по итогам встреч. Во-первых, это защищает от классического «мы об этом не договаривались». Во-вторых, в конце проекта по этой таблице удобно собирать отчётную презентацию и анализировать, что получилось хорошо, а что — не очень.

3. Время — Яндекс Календарь

Задача: забронировать слоты под работу.

Многие путают функции таск-менеджера и календаря, сваливая всё в одну кучу. У меня они строго разделены: в Weeek зафиксированы дедлайны, а в календаре — конкретное время, когда я буду что делать.

Если у меня в Weeek висит задача «написать стратегию», я иду в календарь и бронирую под неё слот, например с 14:00 до 16:00. В это время коллеги видят, что я занят, и (в идеале) не могут подкинуть созвон. Календарь — это план моего дня, где я сам управляю своим временем.

4. Сигналы — почта и чаты

Задача: подсветить зоны, где от меня ждут действий.

Почта и рабочие чаты — это не хранилище задач, а слой сигналов. Если где-то висит плашка «непрочитанное», значит, там есть входящий контекст, на который нужно отреагировать. Здесь важно не попасть в ловушку: я никогда не оставляю сообщения непрочитанными просто так, чтобы «вспомнить о них потом». Если открыл чат, то сразу принимаю решение:

После этого чат закрывается и уходит из фокуса внимания. Моя цель — чтобы к концу дня слой сигналов был чистым, а все реальные задачи обрели своё место.

Бонус: что мы придумали в агентстве

Мой стек помогает мне не терять задачи. Но связи между чатами, документами и решениями приходится поддерживать самому. А при передаче проекта другому менеджеру ему нужно заново собирать эту картину.

Поэтому в Marketing Emotions мы разрабатываем ME Core — модульную платформу для совместной работы над проектами. В ней хотим связать задачи, документы и данные о команде, чтобы история проекта не зависела от памяти одного человека.

Например, новый менеджер должен открыть проект и увидеть бриф, принятые решения, задачи с ответственными и актуальные материалы. Так он поймёт, что уже сделано и какой следующий шаг, без похода по коллегам с вопросом: «А что у нас тут вообще происходит?» Договорённости по-прежнему фиксирует человек — платформа должна помочь связать их с работой команды. К этому и идём в разработке.

Инструменты работают хорошо, когда их подкрепляют правильные привычки. Вот три простые вещи, которые помогают мне держать процессы под контролем каждый день.

Совет 1: записывайте быстро (и без ИИ). Сейчас многие используют ИИ-транскрибаторы для созвонов, но я сторонник старой школы. Когда пишет робот, мозг полностью отключается и на выходе вы получаете тонну текста, которую всё равно придётся перечитывать. В своё время я освоил слепую печать двумя руками и считаю это одним из лучших навыков.

Совет 2: закрывайте А-задачи первыми. Я делю задачи по классической матрице АВС, но с лёгкой менеджерской доработкой. Для меня категория «А» — это не просто важные дела, а задачи-катализаторы. Чем раньше я их сделаю, тем быстрее запустится цепочка работы команды.

Совет 3: берегите своих коллег. Если у вас хорошие отношения с командой, они могут прийти на помощь там, где вы о чём-то забыли или недопоняли. Коллективный разум — мощная штука, но работает только тогда, когда внутри есть тёплые и доверительные отношения.

Хороший менеджер — это не тот, кто всё помнит, а тот, у кого ничего не теряется. Когда вы освобождаете себя от необходимости держать всё в голове, у вас наконец-то появляются силы общаться с клиентами, поддерживать команду и делать крутые проекты без выгорания.

Записывайте важные мысли сразу, ведите таск-трекеры и освобождайте себя от лишнего груза. Оставьте силы и внимание для тех задач, которые действительно двигают вперёд.

И пока не забыл! Как вы менеджерите процессы и храните информацию по проектам? Делитесь лайфхаками в комментариях 🫡