ТОП-7 систем учета рабочего времени 2021: какие задачи выполняют, как выбрать и внедрить
За последние лет десять технологии полностью изменили облик и принципы ведения бизнеса. Автоматизируется все, что можно автоматизировать. В особенности это касается менеджмента. Чтобы грамотно руководить подчиненными, необходимо знать об их работе буквально все. Стоять же «над душой» у каждого сотрудника — как минимум, неэффективно. А если в подчинении несколько десятков человек, то и технически невозможно. Здесь руководителям и приходят на помощь автоматизированные системы учета рабочего времени — Employee Monitoring Software (EMS).
Как это работает
EMS (в русском варианте — системы учета рабочего времени или СУРВ) — это класс программного обеспечения, предназначенного для контроля сотрудников. Используя подобные инструменты, вы можете легко выяснить, кто в команде реально работает, а кто — просто имитирует бурную деятельность.
Есть EMS попроще типа тайм-трекеров, которые могут включать и выключать сами сотрудники. Однако крупные организации обычно отдают предпочтение комплексным EMS-системам со множеством настроек и «умных» функций. В этой статье мы будем говорить о программах второго типа, позволяющих закрыть большую часть задач менеджера в плане сбора информации о подчиненных.
Стоит подчеркнуть, что интерес к таким системам растет невообразимыми темпами. Согласно исследованию Insider Threat от Crowd Research Partners, всего за год в период с 2017 по 2018 год доля организаций, активно использующих инструменты EMS, выросла с 42 до 94%. А после вынужденного перевода сотрудников на удаленку из-за пандемии COVID-19. Сегодня СУРВы стали своего рода «золотым стандартом» в сфере управления.
Зачем современному бизнесу EMS-системы
Каждая компания приходит к решению о необходимости внедрения EMS по разным причинам. Но в 95% случаев цели одинаковы:
- Повысить уровень дисциплины и продуктивность сотрудников. Практика показывает: зная сам факт, что за их действиями наблюдают, работники меньше отвлекаются, больше внимания уделяют приоритетным задачам.
- Защитить бизнес от инсайдерских угроз. Если вместо того, чтобы заниматься своими непосредственными обязанностями, сотрудник полдня смотрит видео на YouTube, компания теряет десятки тысяч. Но есть и те, кто заходят гораздо дальше: например, скачивают базы данных клиентов для личного пользования или перепродажи конкурентам. В этом случае ущерб может достигать шестизначных сумм. СУРВы моментально фиксируют такие события и отправляют администратору системы соответствующие уведомления.
- Выявить слабые места менеджмента. Детализированные отчеты позволяют выяснить, кто и чем занимается, какие задачи и процессы отнимают у команды больше всего времени. Понимание этого дает руководству возможность принять адекватные меры для оптимизации ключевых бизнес-процессов.
- Разгрузить руководство. Бегая по офису и постоянно спрашивая подчиненных «Ну, как успехи?», менеджер тратит время, которое мог бы посвятить решению более важных стратегических задач. Плюс — в отличие от человека, программа всегда на 100% объективна и не оценивает персонал исходя из личных симпатий.
Как руководитель, вы будете понимать, чем занимается команда в каждый момент времени и сможете своевременно перераспределить задачи, если увидите, что кто-то не справляется.
Динамика эффективности в системе ИНСАЙДЕР
Основные функции EMS
Теперь о самом «вкусном». Какие возможности предлагает современное ПО для учета рабочего времени и отслеживания действий сотрудников? Базовый набор функций в большинстве современных EMS-систем одинаков:
- Просмотр экранов в режиме реального времени. Через учетную запись администратора можно подключиться к любому офисному компьютеру и увидеть то же, что видит на своем экране сотрудник. Какие программы и вкладки открыты в браузере, какой текст он вводит прямо сейчас или как долго отсутствует на месте.
- Статистика активности. Почти в каждой EMS есть функционал, позволяющий увидеть, сколько времени проводит пользователь в разных программах. Этот инструмент полезен не только тогда, когда нужно сделать выговор халтурщикам, но и если определенные бизнес-процессы выстроены неграмотно. Например, вы можете увидеть, что у ваших подчиненных уходит слишком много времени на обработку входящих электронных писем.
- Скриншоты экрана и видеозапись. Их можно делать периодически по запросу руководителя или автоматически по расписанию (в точное время или через определенные интервалы). Эта функция полезна, если нужно внимательно изучить действия какого-либо сотрудника, например, когда вы подозреваете, что он работает на конкурентов.
- Учет времени. Здесь все просто: СУРВ записывает статистику использования рабочего компьютера. Когда устройство включили и выключили, перевели в «спящий режим», сколько времени ушло на разные задачи и т. д. Это самый простой способ оценить продуктивность и вовлеченность каждого члена команды, выделить наиболее активных и старательных.
- Аналитика. Обязательная функция любой хорошей EMS — автоматическое формирование отчетов на основе собранных данных. С помощью удобных наглядных дашбордов можно увидеть, в какие дни недели и время дня сотрудники наиболее активны.
В самых продвинутых продуктах встречаются такие функции, как кейлоггер (запись всех нажатий клавиш на компьютере) и автоматические уведомления. Последние особенно удобны, когда нужно «встряхнуть» отвлекшегося сотрудника. Стук в дверь кабинета или звонок начальника станут лишь дополнительным фактором раздражения, тогда как на уведомление от программы реакция будет мягче.
Кейлоггер в системе ИНСАЙДЕР
Дополнительные «фишки»
Многие СУРВы эволюционировали от простых тайм-трекеров до полноценных «ассистентов руководителя». Такие системы предлагают своим пользователям расширенные возможности:
- Удаленное управление. Можно напрямую подключиться к любому ПК, на котором установлена программа, получить доступ к мышке и клавиатуре. Например, чтобы помочь с решением сложной задачи. Это очень удобно, если часть вашей команды работает дистанционно, из дома. Или когда нужно выяснить, чем занимается сотрудник, не предупреждая его о проверке.
- Коллтрекинг. Функции записи и анализа статистики звонков незаменимы для руководителя отдела продаж.
- Отслеживание по GPS. Полезно для контроля «полевого» персонала. Вы всегда сможете узнать об их текущем местоположении и маршруте сотрудников.
- Защита от утечек данных. Функционал DLP-систем позволяет иметь полный контроль над трафиком внутри информационной системы предприятия. Например, если кто-то без вашего ведома попытается загрузить БД на флешку, система сразу оповестит вас об этом.
- Интеграция с другими сервисами. Если вы используете таск-менеджеры, CRM-системы и другие инструменты аналитики и автоматизации, имеет смысл поискать систему учета времени, которая поддерживает возможность интеграции с ними.
Топ-7 лучших систем учета рабочего времени
Из всего разнообразия EMS-систем мы выбрали несколько, наиболее удобных для руководителей и соответствующих специфике отечественного бизнеса:
- ИНСАЙДЕР — система мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест. ПО фиксирует нахождение на рабочем месте, содержание рабочего дня, делает снимки экранов в случае, нарушения политики безопасности компании, держит под контролем «мобильный» персонал. Еще одна особенность – система устанавливается на CMS «1С-Битрикс», есть интеграция с «Битрикс24».
- Kickidler. Мощный продукт с поддержкой «Битрикс24». Есть интерфейс самоконтроля, позволяющий сотрудникам отслеживать личную эффективность, инструменты для проверки качества работы, фильтры по приложениям и сайтам и автоматическая система отслеживания нарушений.
- CrocoTime. Минималистичный, но удобный инструмент для планирования рабочего времени. Показывает детальную статистику по активности каждого сотрудника, анализирует время, затраченное на разные задачи.
- Bitcop Security. Отличный инструмент для работы с фрилансерами. Поддерживает интеграцию с Active Directory, позволяет разграничивать права доступа, ведет подробную статистику работы в интернете и поисковых запросов.
- Yaware.TimeTracker. Один из самых простых в настройке и использовании сервис. Фиксирует присутствие на рабочем месте, общий процент отработанного времени, в т. ч. не за ПК, позволяет делать видеозаписи с веб-камеры и скриншоты. Можно интегрировать с Битрикс24 и Jira.
- Стахановец. Основные функции — контроль присутствия и активности сотрудников, опозданий, построение графа связей обо всех взаимоотношениях сотрудников между собой, перехват изображений с рабочего стола, разговоров в Skype и Viber.
- Staffcop. EMS-система, заточенная под обеспечение усиленной информационной безопасности, обнаружение угроз и проблемных сотрудников.
В англоязычном сегменте, согласно результату исследования TOP10VPN, список наиболее популярных СУРВов возглавляют продукты от Hubstaff, Time Doctor и FlexiSPY. Пользуется спросом и решение от российских разработчиков — система Kickidler. Новый, но перспективный игрок на рынке — ИНСАЙДЕР.
Что нужно учитывать при выборе?
Выбирая подходящую систему учета времени, обратите внимание на четыре ключевых аспекта:
• Цена. Здесь важно не гнаться за сиюминутной экономией, а объективно оценить потребности бизнеса. Например, для крупной компании более выгодным вариантом будет корпоративная лицензия — т. е., за одну и ту же сумму вы можете подключить к системе любое количество компьютеров. Другие критерии — наличие бесплатного тестового доступа, тип лицензии (бессрочная или на месяц/год).
• Функционал. Опять же, зависит от специфики бизнеса. Так, для производственного предприятия, где компьютерами пользуется только бухгалтерия и отдел продаж, может хватить и простейшего трекера от Yaware, тогда как IT-компании нужны инструменты мощнее.
• Хранение данных. Здесь доступны два варианта: On-Cloud и On-Premise. В первом случае все ваши данные будут храниться на облачном сервере, предоставленной разработчиками. Это упрощает настройку, но создает риски конфиденциальности. Второй вариант — размещение на локальном сервере компании. Это более надежное решение, но требует дополнительных затрат на оборудование.
• Техподдержка. Желательно, чтобы она была круглосуточной и бесплатной. Учтите, что некоторые вендоры взимают дополнительную плату за премиум-поддержку, подразумевающую решение сложных технических вопросов. Уточните этот момент перед тем, как принимать решение в пользу той или иной СУРВ.
• Отзывы. Их искать рекомендуем на независимых ресурсах, таких как Startpack и Capterra.
Дальше уже можно думать о нюансах. Например, выбирать между разными механизмами удаленного контроля — через VPN, RDP или напрямую.
Законность отслеживания действий сотрудников
Многие менеджеры задаются вопросом о законности использования систем учета рабочего времени и других инструментов для контроля за подчиненными. Но беспокоиться здесь не о чем: по закону вы имеете право устанавливать на принадлежащие компании компьютеры любые программы, какие посчитаете необходимыми.
Нюанс только один — персональные данные, которые вы собираете с помощью такого ПО. Чтобы избежать возможных проблем, нужно:
- Открыто сообщить сотрудникам о внедрении ESM-системы, объяснить, как она работает, и объяснить, почему нельзя использовать персональные мессенджеры и соцсети на офисных ПК.
- Составить дополнительное соглашение о контроле и включить его в трудовой договор. Пусть каждый сотрудник письменно подтвердит, что был ознакомлен с новыми правилами.
Помните: чем прозрачнее вы будете действовать, тем меньше риск каких-либо проблем и конфликтов с командой в будущем.
Внедрение EMS-системы в компании: этапы и «подводные камни»
Общая схема внедрения СУРВ в компании проста:
- Выберите продукт в соответствии с бюджетом и требованиями к функционалу.
- Настройте облако или локальный сервер, установить клиентские приложения на компьютеры в офисе.
- Объясните сотрудникам, что вы делаете и с какой целью. «Тихая» слежка — крайне нежелательный вариант, который может привести к целому ряду проблем, вплоть до судебных разбирательств. Дайте подчиненным честную и максимально подробную информацию, акцентируя внимание на преимуществах: возможность получения более высоких премий, более рациональное распределение задач и т. д.
- Запустите систему.
Принимать серьезные решения с первого дня не стоит. Большинству коллективов требуется около 2–3 недель, чтобы привыкнуть к подобным новшествам. Не стоит и сразу набрасываться с выговорами на тех, кто не оправдывает ожиданий: чтобы сотрудники увидели, что внедрение EMS приносит пользу лично им, используйте «пряник», поощряя самых активных и старательных.
Заключение
Как и любой другой инструмент, система учета рабочего времени может принести компании как пользу, так и навредить. Здесь многое зависит от руководителя. Если вы сделали все грамотно и прозрачно, прислушиваетесь к своим сотрудникам и используете полученные данные на благо — весь коллектив только выиграет. Но если под видом анализа продуктивности внедряется тотальная слежка за каждым вздохом подчиненных — не стоит удивляться, что внедрение СУРВ не оправдывает ожиданий.
Есть еще JETLOGGER, чем-то напоминает ИНСАЙДЕР, но в отличие от него логирует посещенные сайты, операции с файлами и буфер обмена, может по заданному интервалу отправлять отчеты на почту/облако/ftp, что весьма удобно.
Пользовался CrocoTime для учета работ фрилансеров. Был очень доволен, погрешность минимальна + можно гибко настраивать, что считается работой, а что нет. И также важный плюс - низкая цена. Сейчас тарифы не знаю, я платил 500р/мес за каждого сотрудника.
Тоже раньше пользовался CrocoTime, и долгое время думал, что программа работает, к сожалению, программа оказалась бесполезной. Действительно настройка у программы гибкая, показывает, что удаленщик работает, что у него включены рабочие программы. И более того, он в них активно работает. Только вот оказалось, что работает он не над моим проектом, а так все ок. Вскрылось это все абсолютно случайно. Перешел на другое ПО, которое позволяет понять, чем действительно занят сотрудник. Трудно подсчитать, сколько денег я потерял из-за этого CrocoTime.
Вы написали, что раньше пользовались, а сейчас вы пользуетесь подобным софтом?
Или как вы пришли к тому, что он вам стал не нужен?
kickidler вполне рабочий инструмент, пользуемся уже не один год, пробовали и другие их этого списка, но совсем не то что нужно, либо данные обновляются один раз в день, либо нет удобных инструментов для просмотра экранов и истории действий. единственный минус, что у них нет своего облака, пришлось дополнительно оплачивать FirstVFS.