Как удобно вести список дел: хаки и обзор софта

Статья для тех, кого бесят очень продуктивные личности вокруг

Как удобно вести список дел: хаки и обзор софта

В инстаграмах и интернетах все — звёзды: у каждого второго какие-то прямые эфиры, пачки дел на день, достижения, награды, признания и прочие атрибуты успешной жизни 21 века. Человек, пожалуй, ещё никогда не был помешан на личной эффективности так, как в последние 10-20 лет. Поэтому если вы балансируете между ощущением «я — унылое г-но» и «я — молодец», то успокоим вас: вы такие не одни.

Очевидный совет, чтобы стать продуктивнее — надо вести списки дел. Вы наверняка уже пробовали. И наверняка что-то пошло не так :)

В сегодняшнем материале — ищем ответы на ваши мучения. Для начала — быстренько заглянем в историю, чтобы узнать, когда человек вообще стал помешанным на продуктивности. Потом посмотрим, какие есть взгляды на инструменты для ежедневного планирования. В конце подробно изучим 8 приложений, которые помогут вести списки дел эффективнее. А заодно спасут добрую сотню ваших нервных клеток (вот это — неточно, сорри).

Когда появился культ продуктивности и учет задач

Продуктивность возвели в культ, а иметь бесконечный список дел — даже почетно. Но было ли так всегда? Всегда ли впахивать день и ночь было равно благодати и поощрялось обществом?

Сложно сказать, как относились к работе люди до нашей эры — они ведь ничего не записывали, кроме петроглифов в виде ёлочек и сцен охоты. Древние авторы, от которых остались хоть какие-то трактаты, зачастую были аристократами — и вряд ли трудились не покладая рук физически. И хотя те же Афины были городом торговцев, где каждый старался заработать, древние афинские философы вроде Платона и Аристотеля считали, что упорный труд мешает более важным вещам в жизни. Для них было важно иметь достаточно свободного времени для размышлений и обсуждения идей. Да и в целом убеждение, что чем больше времени человек проводит за работой, тем меньше времени он может потратить на развитие мудрости или нравственности, было крайне распространенным в Древних Греции и Риме. Отчасти дело было в том, что экономика этих государств функционировала за счёт рабства, а значит и труд был не слишком почетным занятием. Какая уж тут ультрапродуктивность с её культом :)

В средние века праздность порицалась церковью, но это не мешало аристократам по-прежнему не вкалывать самостоятельно. Ритуалы средневекового рыцарства, как и сейчас покатушки по столице на страшно дорогих тачках, часто были показной демонстрацией свободного времени, которое было у богатых людей. И снова — никакого культа продуктивности :)

Перелом случился в эпоху протестантства. Протестанты, особенно кальвинисты, верили в три идеи:

  • любая работа — важна и является достойным занятием;
  • праздность и веселье — хотя и не грех, но особенно не приветствуется;
  • накопление огромного богатства — это нормально, если его реинвестировать и не позволять деньгам развращать вас (католики и лютеране так не думали).

Многие исследователи связывают культ работы (и вытекающий из него позже культ продуктивности) с наследием пуританизма — веткой того самого протестантизма. Макс Вебер считал, что пуританизм во многом определил капиталистическую систему труда. А одним из самых известных адептов трудоголизма и продуктивности в то время был Бенджамин Франклин. Он советовал: «Не теряйте времени. Всегда занимайтесь чем-то полезным. Исключите все ненужные дела».

С промышленной революцией людям пришлось работать больше: теперь это был не сезонный труд в полях, а те классические рабочие часы ежедневно, которые мы знаем. Ремесленный труд был овеян мистикой и секретами, передающимися из поколение в поколение — нельзя было вот так просто взять, прийти с улицы, поучиться токарному делу и стать мастером.

На самом же деле взять поучиться и стать мастером — можно, но такой переворот в сознании случится чуть позже, к концу девятнадцатого века, когда производственные компании озадачились производительностью и стали нанимать особых консультантов в этой сфере.

Один из известных спецов того времени — инженер Фредерик Уинслоу Тейлор. Он выбрал «научный» подход и предложил организовать рабочий процесс вокруг производительности: отказаться от мистики и секретов ручного труда (когда секреты передавались из поколения в поколение и вход в профессию был сложным), разложить этот процесс на простые стандартизируемые операции и ввести обучение, потенциально посильное каждому. Так появились измерения объема и качества работы сотрудников (за стандарт брался труд первоклассных работников), вознаграждения и наказания для повышения эффективности. И вскоре погоня за эффективностью захватила не только промышленную сферу — ежедневники стали топовым продуктом уже в конце 1800-х годов.

В двадцатом веке продуктивностью «болели» только на рабочих местах — дома в свободное время можно было тупить у телевизора или как-то иначе предаваться сладостному «дольче фар ньенте». Но с развитием технологий гаджеты всегда с нами — работодатели, клиенты, партнеры ожидают, что ты в курсе всех дел 24/7, отвечаешь на письма 24/7, решаешь вопросы 24/7. А с ростом самозанятости любые часы, потраченные будто бы «впустую» (равно «не на работу») стали казаться преступлением. Ведь в этот час кто-то другой что-то делает и обходит тебя в результатах. Вот почему культ продуктивности никогда ещё не был таким сильным, как сейчас — нам кажется, что можно и нужно успеть сделать как можно больше.

Подождите, а как же Да Винчи?

В сети гуляет страничка из блокнота великого мастера, которую перевели, и оказалось, что ДаВинчи написал там вполне привычный нам список дел. Только списку этому больше, чем пятьсот лет.

Как выглядит страничка со списком дел из блокнота Леонардо Да Винчи (<a href="https://api.vc.ru/v2.8/redirect?to=https%3A%2F%2Fmedium.com%2Fgreatepicurean%2Fleonardo-da-vinci-to-do-list-will-make-you-feel-like-a-loser-437e9b6590c4&postId=323898" rel="nofollow noreferrer noopener" target="_blank">источник</a>)
Как выглядит страничка со списком дел из блокнота Леонардо Да Винчи (источник)

Среди задач в его списке были, например:

  • рассчитать размер Милана и его пригородов;
  • найти книгу о Милане и его церквях, которую можно купить в магазине канцелярских товаров по дороге в Кордузио;
  • попросить Мессера Фацио (профессора медицины и права из Павии) показать пропорции;
  • спросить Бенедетто Потинари (флорентийский торговец), с помощью чего выходят на лед во Фландрии;
  • нарисовать Милан;
  • … и другие амбициозные устремления.

Но это, скорее, исключение, чем правило — мы же помним, что в средневековье труд и продуктивность не особенно ценились, куда престижнее было владеть рабочей силой, а самому ничего не делать. ДаВинчи же был неординарным человеком с очень разносторонними интересами и собственной системой ведения дел. Но как видите, старый-добрый чек-лист помогал гению уже тогда :)

Список дел или календарь? Вот в чём вопрос

Есть теория, что списки дел плохо работают, и лучше бы вместо них использовать календари с напоминалками. Аргументы такие:

  1. Вся наша жизнь подчинена времени

    По счетам нужно платить в конкретные дни, зубной доктор ждет на прием в четверг в 19:00, поход в спортзал занимает три часа трижды в неделю, приложение такси показывает время прибытия машины и так далее.

  2. Такое планирование помогает сформировать привычки

    Идея в том, чтобы вносить в календарь не только рабочие встречи и звонки, но и всё то, на что всегда не хватает времени: занятия английским, чтение книг по 30 минут в день, звонки родителям, обучающие курсы (которые вы купили ещё полгода назад и которые всё ещё пылятся где-то по ссылке). Если в календаре все окошки распланированы, то это повышает вероятность ввести какие-то важные штуки в привычку. Вы же привыкли в 2000-х, что новые серии «Друзей» выходили в конкретное время и ждали их? Так и здесь :)

  3. Списки дел не ограничены во времени, а в расписании календаря есть всего 24 часа

    Приходится как-то впихивать невпихуемое, расставлять приоритеты, раскидывать задачи по календарной сетке на неделю и месяц. Это лишает иллюзий, что за день можно сделать 100500 дел (а заодно лишает разочарований, переживаний и угрызений совести, что так не произошло).

А ещё списки дел ругают за то, что люди, глядя на них, часто начинают с легких задач, а до сложных так и не доходят — и те уползают на магическое «завтра», а прогресса в действительно важных вещах так не наступает. Зато создаётся видимость супер-продуктивности.

Но подождите, а что мешает добавить в список дел даты и время? Ничего. Как и ничто не мешает добавлять к задачам приоритеты. И вообще ничто не мешает использовать ABCDE-метод от Брайана Трейси:

  • Группа А: 1–3 задачи списке, которые нужно сделать несмотря ни на что. Их можно приоритезировать, добавив цифры: А1, А2, А3.
  • Группа В: сюда пойдут задачи, которые не так важны, как дела из группы «A», но сделать их было бы неплохо (у них есть некоторые негативные последствия, если их не сделать, и выгоды, если сделать).
  • Группа С: не очень важные задачи, которые мало влияют на достижению глобальных целей. Легкие, кайфовые, но необязательные.
  • Группа D: задачи, которые можно делегировать — другие люди сделают их дешевле, лучше или быстрее.
  • Группа Е: задачи, которые можно вообще не делать (и мир не рухнет, и никто не пострадает).

Но прежде чем задачи в списке как-то сортировать, их неплохо бы сначала вообще создать. А вот в каком приложении это удобнее и быстрее всего можно сделать — сейчас выясним.

Обзор таск-менеджеров для ведения списков дел

Приложений для ведения списков дел — примерно мильон, и в интернетах вы наверняка найдёте пачку обзоров на самые популярные из них. Да что там, мы и сами год назад делали подробный обзор по их ключевым фичам. В сегодняшней подборке — есть уже упомянутые приложения и те, которые в топ не входят. Их мы искали методом тыка в сторах и интернетах, чтобы было по-честному рандомно, как если бы пользователь искал решение сам. Список такой:

  • Google Tasks
  • Microsoft To-Do
  • MinimaList
  • Tappsk
  • TickTick
  • Asana
  • OmniFocus 3
  • Singularity App

Посмотрим, какие инструменты для планирования своего дня они предлагают. Будем пристально вглядываться, насколько просто ставить задачи, как дела с приоритетами, временем и какие есть варианты быстро добавить задачу в список.

Простые приложения с базовым функционалом списков дел

Google Tasks

Для входа в приложение достаточно выбрать аккаунт Гугла — синхронизация с веб-календарём прилагается. Все созданные в приложении задачи появляются в расписании календаря. А если создать задачу в веб-версии календаря в разделе «Задачи», она появится и в приложении.

Интерфейс — чёткий, понятный, очень простой. Практически как “вкл”-”выкл”: нажимаете плюсик, добавляете немного параметров для задачи — готово! Списки можно разделять — под каждый создавать отдельный лист.

Кратко о возможностях:

Как удобно вести список дел: хаки и обзор софта

Вердикт: если вы цените простоту, всей душенькой любите сервисы Гугла и не боитесь, что всё записанное может быть использовано против вас (это мы про беспрепятственное использование ваших данных корпорацией), то это приложение для вас.

Microsoft To-Do

Когда попадаешь на главный экран, то сразу есть несколько списков:

  • Мой день — здесь можно планировать задачи на сегодня;

  • Важно — отдельный список для всего приоритетного;

  • Запланировано — список для всех задач с конкретными датами и временем;

  • Назначен мне — здесь будут отображаться задачи, которые вам поставил кто-то другой;

  • Задачи — здесь будут вообще все созданные задачи.

Интерфейс понятный, но не такой простой, как у Гугла (эх, Билл). Чтобы создавать задачи, приходится совершать слишком много лишних действий вроде постоянного нажатия на кнопку “готово”, которая ещё и в верхнем правом углу экрана — сразу и не догадаешься, что от тебя требуется. Неудобно устанавливать дату и время: по логике это должно быть в меню под иконкой календаря, а по факту — под иконкой с напоминанием. В общем — есть нюансы.

Прикольно то, что можно выбирать из списка вообще всех задач те, которые отправятся в список «мой день» — для этого надо нажать на иконку солнышка при редактировании задачи. Это удобно для ежедневного планирования.

Кратко о возможностях:

Как удобно вести список дел: хаки и обзор софта

Вердикт: если вы любите записывать все-все дела, не особенно заморачиваясь с датами, временем, заметками, а потом выбирать из них те, что хотите сделать сегодня — это приложение для вас.

MinimaList

Название приложению ну очень подходит — внутри действительно минимум функционала в бесплатной версии. Всё, что здесь можно создать — это просто задача без всяких дополнительных атрибутов, задача с датой и временем (с датой и без времени никак вообще, и это проблема), задача с датой, временем и повторением.

В платной версии — пожалуйста и голосовой ввод, и синхронизация, и общие списки, и разные списки, и приоритеты, и автопродление. Из прикольного в бесплатном доступе — встроенный таймер Помодоро: можно менять звук его работы и внешний вид.

Кратко о возможностях:

Как удобно вести список дел: хаки и обзор софта

Вердикт: если вы фанат «дешево и сердито», и всем задачам готовы задавать и дату, и время, это простое приложение просто создано для вас: никаких лишних функций, только списки, только хардкор!

Tappsk

Приложение, которое поможет не только записывать задачи, но и вырабатывать привычки. При регистрации, правда, сразу же придется подписаться на пробный период с последующим списанием 999 рублей через неделю. На старте пользователей встречают настройки и подсказки:

Для создания задач доступны разные параметры: дата, время, повторы, голосовой ввод и даже задачи с подзадачами. Есть и календарное представление, и списки по умолчанию, которые можно красить в разные цвета. Есть дневник задач — там можно просматривать уже выполненные.

Фишка приложения — привычки. Их можно выбрать из списка, а можно добавить свою. Настроить периодичность. Задать цвет иконки. Поставить на паузу, если нужно. Привычки закрепляются на главном экране сверху. Правда, это — уже немного другая история :)

Кратко о возможностях:

Как удобно вести список дел: хаки и обзор софта

Вердикт: если вы хотите не просто вести списки дел, но ещё и ввести какие-то дела в привычки — приложение для вас (хотя и дороговато).

TickTick

При регистрации пользователю сразу предлагают определиться с целями: какие списки он хотел бы создавать в приложении. На старте встречают готовые задачи, которые помогут разобраться в интерфейсе. Но там и разбираться особенно не с чем: всё действительно просто.

Задачам можно задавать даты, время, добавлять заметки, пользоваться голосовым вводом. Есть календарное представление, но в бесплатной версии доступен только список на ближайшие дни (хочешь просматривать дела на месяц — плати). Если очень надо — в настройках можно включить привычки, чтобы приучать себя к полезностями. Потенциально можно синхронизироваться с календарем, чтобы видеть задачи оттуда в приложении, но это — только в платной версии.

Кратко о возможностях:

Как удобно вести список дел: хаки и обзор софта

Вердикт: если вам нравятся лёгкие чистые интерфейсы, и вы хотите держать дела из разных сфер в одном месте, не особенно заморачиваясь синхронизацией с календарями (только если готовы за это заплатить) — это приложение для вас.

Больше, чем просто списки дел и задач

Asana

Приложение нацелено на командную работу: сразу предложит создать учетную запись и привязать её к рабочей группе (конечно, если кто-то из ваших коллег уже пользуется Asana).

Внутри — не просто списки, проекты, в которых можно добавлять задачи себе и коллегам. У каждой задачи можно просмотреть ответственного, дату и время и приоритет, просто проскроллив табличку со всеми атрибутами задач вправо.

Из-за такого нетипичного представления быстро накидывать задачи в список не очень удобно. Нельзя сразу добавить приоритеты или заметки, время старта задачи — в бесплатной версии доступно только время выполнения, это путает. Зато сразу можно прикреплять вложения или фотографии. Задачи, поставленные голосом, больше похожи на аудиосообщения в мессенджерах — внутри задачи всегда можно переслушать постановку. В общем — всё не как у всех.

Кратко о возможностях:

Как удобно вести список дел: хаки и обзор софта

Вердикт: из-за нацеленности на групповую работу приложение подходит для ведения списков в их классическом представлении ну очень с натяжечкой. Но если вам нужны списки задач, которые можно делегировать разным людям и отслеживать прогресс их выполнения — вот тогда это приложение точно для вас!

OmniFocus 3

В этом приложении на главной сразу видны все разделы. Во входящие можно накидывать вообще все задачи. В отмеченных будут те, что помечены флажком важности. В проектах — своя иерархия: внутри можно создавать свои задачи (и они никак не будут пересекаться с входящими).

Есть теги, есть геолокация — можно быстро находить задачи по меткам или выполнять их в конкретном месте. Сверху, в разделе с прогнозом легко сориентироваться, сколько задач тебя ждет на неделе в каждый её день.

Когда нажимаешь на плюсик, чтобы создать задачу, появляется полноценное окно: здесь можно задать сроки, проект, теги, добавить примечание (оно же — заметка) и настроить уведомления. При желании можно добавить к задаче документ или голосовое сообщение. А вот добавить задачку на лету голосовым вводом вряд ли получится.

Кратко о возможностях:

Как удобно вести список дел: хаки и обзор софта

Вердикт: кому-то OmniFocus 3 очень нравится за четкое разделение списков задач и проектов и за понятное окно настроек при создании задач. И да, он действительно больше, чем просто список дел. Если вам только этого и нужно, то велкам!

Singularity App

Приложение может пугать обилием функционала, но это только на первый взгляд. Сложить вообще все задачи, что придут в голову, можно в папку «Входящие». Потом их можно распределить по проектам и спискам, назначив даты, приоритеты, дедлайны, добавить к ним заметки и теги.

В Pro-версии задачи можно ставить через электронную почту — просто отправляя письмо на специально сгенерированный приложением адрес. А ещё с этой подпиской ты можешь добавлять задачи через специального Telegram-бота @SingularityBot, распечатывать списки дел на день, а потом в один клик сканировать отметки в них обратно в приложение.

Кратко о возможностях:

Как удобно вести список дел: хаки и обзор софта

Singularity App определенно для вас :)

Вердикт: если вы устали искать приложение, где можно балансировать между работой и личной эффективностью, где можно влет ставить задачи разными способами, и если вы любите темную тему и вообще всё космическое —

Singularity App определенно для вас :)

Вместо заключения: чтобы список дел был эффективным

Выбирать приложение по обзору — сложно, мы знаем. Всё равно кончится тем, что придётся потыкать каждое понравившееся самостоятельно. Но, по большому счёту, не так важно, где вести списки дел. Важнее — как именно.

Бывалые ну очень продуктивные достигаторы делятся несколькими правилами, с которыми списки дел работают ещё эффективнее:

  1. Не проверять почту утром и вечером

    Утром от писем падает мотивация, а ещё есть риск взяться не за главную задачу, а за какую-то мелочь. Проверка почтового ящика вечером — верный способ приобрести бессонницу. Отведите для этого отдельный промежуток времени в течение дня.

  2. Прокрастинировать

    Откладывайте задачи, которые не слишком чувствительны к дате и времени, на завтра (да, так можно было).

  3. Самое гадкое — делать первым

    Сложные, неприятные, неподъёмные задачи делайте утром. Это правило ещё зовётся ёмким «лягушка по утрам». Для этого пригодятся приоритеты.

  4. Планировать встречи после 3 часов дня

    Тогда они пройдут быстрее и эффективнее (и не только для вас).

  5. Подстраивать порядок задач в списке под биологические часы

    В пик своей продуктивности вы сможете сделать больше и быстрее, чем когда вы в упадке. Во время спада лучше погулять или поесть :)

У нас — всё :) Ультра-продуктивности вам и заканчивающихся к концу дня списков дел!

2020
13 комментариев

Пользуюсь стандартными напоминаниями в айфоне. Очень удобно когда есть эпл вотч и мак. Все везде синхронизируется, очень удобно на часах сказать «напомни завтра в 12 часов сходить к врачу» и они быстро и верно распознают команду, не нужно доставать телефон, часто спасало когда лень писать

Так же нравится что можно создать общий список. С девушкой совместный список покупок, обновляется в реальном времени, удобно

4
Ответить

Любопытный исторический экскурс, спасибо.

Мне вот ни одно приложение для управления задачами так и не удалось встроить в свою жизнь. Причина оказалась даже не в конкретных фичах, а в самой идее жёсткой привязки к конкретному сервису и проприетарному формату (точнее сказать, храниться оно будет где-то там особым образом, хорошо если веб-сервис умеет в поиск по списку дел и содержимому доп.информации к делам).

Как итог, для ежедневных задач и записей я уже много лет использую текстовые файлы (можно сказать в упрощённой markdown разметке, но я их открываю всегда как простой текст в Notepad++), которые лежат в OneDrive (хотелось бы Dropbox, но корпоративный стандарт иной).
Каждую неделю я провожу ревизию прошедшей недели и завожу файл на новую неделю, куда переношу необходимые задачи и ссылочки по теме.

Для глобальных идей и проектов прижился Trello, где колонка это направление в жизни, а карточки это большие проекты. Внутрь карточки ключевые ссылки и записи помещаются. При регулярной ревизии карточек обновляется список ежедневных задач. Trello имеет функцию экспорта в JSON и я выгружаю свою доску раз в пару кварталов. так что я хотя бы отчасти спокоен за сохранность содержимого.

3
Ответить

Странно, что без Trello

2
Ответить

Things 3 и больше ничего не нужно

1
Ответить

Долго выбираю идеальное приложение для планирования, скачиваю для тестирования сразу несколько, в итоге нахожу идеальный. Но всё равно что-то меняется, и идеальный планнер живёт со мной 1-2 года всего.

Пользовалась TickTick как списком задач на каждый день. Супер удобно в веб версии, на мобильном не удобно переходить между списками и датами.

Сейчас список на день и все идеи записываю в блокнот А6. Удобно, так как работаю дома, лежит возле компа.

График жизни и работы, тренировки, время отдыха внесла в календарь Гугл. Опять же пользуюсь в веб-версии. На телефоне синхронизация – показывает расписание на день.

В большом А4 блокноте пишу итоги и цели на год, задачи в крупных личных проектах и рисую колеса баланса.

1
Ответить

Использую Сингулярити, до этого жила с гугл-календарем в качестве основного планировщика. Использовала хитрую систему: расставляла задачи на время, а выполненные переставляла на весь день. Было удобно, пока они не поменяли интерфейс – чтобы переставить задачу с времени на весь день стало надо сделать 4 клика вместо двух. Кажется мелочь, но она заставила смотреть альтернативы.

1
Ответить

Хорошая статья, надо брать

Ответить