Как удобно вести список дел: хаки и обзор софта

Статья для тех, кого бесят очень продуктивные личности вокруг

В инстаграмах и интернетах все — звёзды: у каждого второго какие-то прямые эфиры, пачки дел на день, достижения, награды, признания и прочие атрибуты успешной жизни 21 века. Человек, пожалуй, ещё никогда не был помешан на личной эффективности так, как в последние 10-20 лет. Поэтому если вы балансируете между ощущением «я — унылое г-но» и «я — молодец», то успокоим вас: вы такие не одни.

Очевидный совет, чтобы стать продуктивнее — надо вести списки дел. Вы наверняка уже пробовали. И наверняка что-то пошло не так :)

В сегодняшнем материале — ищем ответы на ваши мучения. Для начала — быстренько заглянем в историю, чтобы узнать, когда человек вообще стал помешанным на продуктивности. Потом посмотрим, какие есть взгляды на инструменты для ежедневного планирования. В конце подробно изучим 8 приложений, которые помогут вести списки дел эффективнее. А заодно спасут добрую сотню ваших нервных клеток (вот это — неточно, сорри).

Продуктивность возвели в культ, а иметь бесконечный список дел — даже почетно. Но было ли так всегда? Всегда ли впахивать день и ночь было равно благодати и поощрялось обществом?

Сложно сказать, как относились к работе люди до нашей эры — они ведь ничего не записывали, кроме петроглифов в виде ёлочек и сцен охоты. Древние авторы, от которых остались хоть какие-то трактаты, зачастую были аристократами — и вряд ли трудились не покладая рук физически. И хотя те же Афины были городом торговцев, где каждый старался заработать, древние афинские философы вроде Платона и Аристотеля считали, что упорный труд мешает более важным вещам в жизни. Для них было важно иметь достаточно свободного времени для размышлений и обсуждения идей. Да и в целом убеждение, что чем больше времени человек проводит за работой, тем меньше времени он может потратить на развитие мудрости или нравственности, было крайне распространенным в Древних Греции и Риме. Отчасти дело было в том, что экономика этих государств функционировала за счёт рабства, а значит и труд был не слишком почетным занятием. Какая уж тут ультрапродуктивность с её культом :)

В средние века праздность порицалась церковью, но это не мешало аристократам по-прежнему не вкалывать самостоятельно. Ритуалы средневекового рыцарства, как и сейчас покатушки по столице на страшно дорогих тачках, часто были показной демонстрацией свободного времени, которое было у богатых людей. И снова — никакого культа продуктивности :)

Перелом случился в эпоху протестантства. Протестанты, особенно кальвинисты, верили в три идеи:

• любая работа — важна и является достойным занятием;
• праздность и веселье — хотя и не грех, но особенно не приветствуется;
  
• накопление огромного богатства — это нормально, если его реинвестировать и не позволять деньгам развращать вас (католики и лютеране так не думали).
  

Многие исследователи связывают культ работы (и вытекающий из него позже культ продуктивности) с наследием пуританизма — веткой того самого протестантизма. Макс Вебер считал, что пуританизм во многом определил капиталистическую систему труда. А одним из самых известных адептов трудоголизма и продуктивности в то время был Бенджамин Франклин. Он советовал: «Не теряйте времени. Всегда занимайтесь чем-то полезным. Исключите все ненужные дела».

С промышленной революцией людям пришлось работать больше: теперь это был не сезонный труд в полях, а те классические рабочие часы ежедневно, которые мы знаем. Ремесленный труд был овеян мистикой и секретами, передающимися из поколение в поколение — нельзя было вот так просто взять, прийти с улицы, поучиться токарному делу и стать мастером.

На самом же деле взять поучиться и стать мастером — можно, но такой переворот в сознании случится чуть позже, к концу девятнадцатого века, когда производственные компании озадачились производительностью и стали нанимать особых консультантов в этой сфере.

Один из известных спецов того времени — инженер Фредерик Уинслоу Тейлор. Он выбрал «научный» подход и предложил организовать рабочий процесс вокруг производительности: отказаться от мистики и секретов ручного труда (когда секреты передавались из поколения в поколение и вход в профессию был сложным), разложить этот процесс на простые стандартизируемые операции и ввести обучение, потенциально посильное каждому. Так появились измерения объема и качества работы сотрудников (за стандарт брался труд первоклассных работников), вознаграждения и наказания для повышения эффективности. И вскоре погоня за эффективностью захватила не только промышленную сферу — ежедневники стали топовым продуктом уже в конце 1800-х годов.

В двадцатом веке продуктивностью «болели» только на рабочих местах — дома в свободное время можно было тупить у телевизора или как-то иначе предаваться сладостному «дольче фар ньенте». Но с развитием технологий гаджеты всегда с нами — работодатели, клиенты, партнеры ожидают, что ты в курсе всех дел 24/7, отвечаешь на письма 24/7, решаешь вопросы 24/7. А с ростом самозанятости любые часы, потраченные будто бы «впустую» (равно «не на работу») стали казаться преступлением. Ведь в этот час кто-то другой что-то делает и обходит тебя в результатах. Вот почему культ продуктивности никогда ещё не был таким сильным, как сейчас — нам кажется, что можно и нужно успеть сделать как можно больше.

Среди задач в его списке были, например:

• рассчитать размер Милана и его пригородов;
• найти книгу о Милане и его церквях, которую можно купить в магазине канцелярских товаров по дороге в Кордузио;
  
• попросить Мессера Фацио (профессора медицины и права из Павии) показать пропорции;
  
• спросить Бенедетто Потинари (флорентийский торговец), с помощью чего выходят на лед во Фландрии;
  
• нарисовать Милан;
  
• … и другие амбициозные устремления.
  

Но это, скорее, исключение, чем правило — мы же помним, что в средневековье труд и продуктивность не особенно ценились, куда престижнее было владеть рабочей силой, а самому ничего не делать. ДаВинчи же был неординарным человеком с очень разносторонними интересами и собственной системой ведения дел. Но как видите, старый-добрый чек-лист помогал гению уже тогда :)

Есть теория, что списки дел плохо работают, и лучше бы вместо них использовать календари с напоминалками. Аргументы такие:

1. Вся наша жизнь подчинена времени

   По счетам нужно платить в конкретные дни, зубной доктор ждет на прием в четверг в 19:00, поход в спортзал занимает три часа трижды в неделю, приложение такси показывает время прибытия машины и так далее.

2. Такое планирование помогает сформировать привычки

   Идея в том, чтобы вносить в календарь не только рабочие встречи и звонки, но и всё то, на что всегда не хватает времени: занятия английским, чтение книг по 30 минут в день, звонки родителям, обучающие курсы (которые вы купили ещё полгода назад и которые всё ещё пылятся где-то по ссылке). Если в календаре все окошки распланированы, то это повышает вероятность ввести какие-то важные штуки в привычку. Вы же привыкли в 2000-х, что новые серии «Друзей» выходили в конкретное время и ждали их? Так и здесь :)

3. Списки дел не ограничены во времени, а в расписании календаря есть всего 24 часа

   Приходится как-то впихивать невпихуемое, расставлять приоритеты, раскидывать задачи по календарной сетке на неделю и месяц. Это лишает иллюзий, что за день можно сделать 100500 дел (а заодно лишает разочарований, переживаний и угрызений совести, что так не произошло).

А ещё списки дел ругают за то, что люди, глядя на них, часто начинают с легких задач, а до сложных так и не доходят — и те уползают на магическое «завтра», а прогресса в действительно важных вещах так не наступает. Зато создаётся видимость супер-продуктивности.

Но подождите, а что мешает добавить в список дел даты и время? Ничего. Как и ничто не мешает добавлять к задачам приоритеты. И вообще ничто не мешает использовать ABCDE-метод от Брайана Трейси:

• Группа А: 1–3 задачи списке, которые нужно сделать несмотря ни на что. Их можно приоритезировать, добавив цифры: А1, А2, А3.
• Группа В: сюда пойдут задачи, которые не так важны, как дела из группы «A», но сделать их было бы неплохо (у них есть некоторые негативные последствия, если их не сделать, и выгоды, если сделать).
  
• Группа С: не очень важные задачи, которые мало влияют на достижению глобальных целей. Легкие, кайфовые, но необязательные.
  
• Группа D: задачи, которые можно делегировать — другие люди сделают их дешевле, лучше или быстрее.
  
• Группа Е: задачи, которые можно вообще не делать (и мир не рухнет, и никто не пострадает).
  

Но прежде чем задачи в списке как-то сортировать, их неплохо бы сначала вообще создать. А вот в каком приложении это удобнее и быстрее всего можно сделать — сейчас выясним.

Приложений для ведения списков дел — примерно мильон, и в интернетах вы наверняка найдёте пачку обзоров на самые популярные из них. Да что там, мы и сами год назад делали подробный обзор по их ключевым фичам. В сегодняшней подборке — есть уже упомянутые приложения и те, которые в топ не входят. Их мы искали методом тыка в сторах и интернетах, чтобы было по-честному рандомно, как если бы пользователь искал решение сам. Список такой:

• Google Tasks
• Microsoft To-Do
• MinimaList
  
• Tappsk
  
• TickTick
  
• Asana
  
• OmniFocus 3
  
• Singularity App
  

Посмотрим, какие инструменты для планирования своего дня они предлагают. Будем пристально вглядываться, насколько просто ставить задачи, как дела с приоритетами, временем и какие есть варианты быстро добавить задачу в список.

Для входа в приложение достаточно выбрать аккаунт Гугла — синхронизация с веб-календарём прилагается. Все созданные в приложении задачи появляются в расписании календаря. А если создать задачу в веб-версии календаря в разделе «Задачи», она появится и в приложении.

Интерфейс — чёткий, понятный, очень простой. Практически как “вкл”-”выкл”: нажимаете плюсик, добавляете немного параметров для задачи — готово! Списки можно разделять — под каждый создавать отдельный лист.

Кратко о возможностях:

Когда попадаешь на главный экран, то сразу есть несколько списков:

• Мой день — здесь можно планировать задачи на сегодня;

• Важно — отдельный список для всего приоритетного;

• Запланировано — список для всех задач с конкретными датами и временем;

• Назначен мне — здесь будут отображаться задачи, которые вам поставил кто-то другой;

• Задачи — здесь будут вообще все созданные задачи.

Интерфейс понятный, но не такой простой, как у Гугла (эх, Билл). Чтобы создавать задачи, приходится совершать слишком много лишних действий вроде постоянного нажатия на кнопку “готово”, которая ещё и в верхнем правом углу экрана — сразу и не догадаешься, что от тебя требуется. Неудобно устанавливать дату и время: по логике это должно быть в меню под иконкой календаря, а по факту — под иконкой с напоминанием. В общем — есть нюансы.

Прикольно то, что можно выбирать из списка вообще всех задач те, которые отправятся в список «мой день» — для этого надо нажать на иконку солнышка при редактировании задачи. Это удобно для ежедневного планирования.

Кратко о возможностях:

Название приложению ну очень подходит — внутри действительно минимум функционала в бесплатной версии. Всё, что здесь можно создать — это просто задача без всяких дополнительных атрибутов, задача с датой и временем (с датой и без времени никак вообще, и это проблема), задача с датой, временем и повторением.

В платной версии — пожалуйста и голосовой ввод, и синхронизация, и общие списки, и разные списки, и приоритеты, и автопродление. Из прикольного в бесплатном доступе — встроенный таймер Помодоро: можно менять звук его работы и внешний вид.

Кратко о возможностях:

Приложение, которое поможет не только записывать задачи, но и вырабатывать привычки. При регистрации, правда, сразу же придется подписаться на пробный период с последующим списанием 999 рублей через неделю. На старте пользователей встречают настройки и подсказки:

Для создания задач доступны разные параметры: дата, время, повторы, голосовой ввод и даже задачи с подзадачами. Есть и календарное представление, и списки по умолчанию, которые можно красить в разные цвета. Есть дневник задач — там можно просматривать уже выполненные.

Фишка приложения — привычки. Их можно выбрать из списка, а можно добавить свою. Настроить периодичность. Задать цвет иконки. Поставить на паузу, если нужно. Привычки закрепляются на главном экране сверху. Правда, это — уже немного другая история :)

Кратко о возможностях:

При регистрации пользователю сразу предлагают определиться с целями: какие списки он хотел бы создавать в приложении. На старте встречают готовые задачи, которые помогут разобраться в интерфейсе. Но там и разбираться особенно не с чем: всё действительно просто.

Задачам можно задавать даты, время, добавлять заметки, пользоваться голосовым вводом. Есть календарное представление, но в бесплатной версии доступен только список на ближайшие дни (хочешь просматривать дела на месяц — плати). Если очень надо — в настройках можно включить привычки, чтобы приучать себя к полезностями. Потенциально можно синхронизироваться с календарем, чтобы видеть задачи оттуда в приложении, но это — только в платной версии.

Кратко о возможностях:

Приложение нацелено на командную работу: сразу предложит создать учетную запись и привязать её к рабочей группе (конечно, если кто-то из ваших коллег уже пользуется Asana).

Внутри — не просто списки, проекты, в которых можно добавлять задачи себе и коллегам. У каждой задачи можно просмотреть ответственного, дату и время и приоритет, просто проскроллив табличку со всеми атрибутами задач вправо.

Из-за такого нетипичного представления быстро накидывать задачи в список не очень удобно. Нельзя сразу добавить приоритеты или заметки, время старта задачи — в бесплатной версии доступно только время выполнения, это путает. Зато сразу можно прикреплять вложения или фотографии. Задачи, поставленные голосом, больше похожи на аудиосообщения в мессенджерах — внутри задачи всегда можно переслушать постановку. В общем — всё не как у всех.

Кратко о возможностях:

В этом приложении на главной сразу видны все разделы. Во входящие можно накидывать вообще все задачи. В отмеченных будут те, что помечены флажком важности. В проектах — своя иерархия: внутри можно создавать свои задачи (и они никак не будут пересекаться с входящими).

Есть теги, есть геолокация — можно быстро находить задачи по меткам или выполнять их в конкретном месте. Сверху, в разделе с прогнозом легко сориентироваться, сколько задач тебя ждет на неделе в каждый её день.

Когда нажимаешь на плюсик, чтобы создать задачу, появляется полноценное окно: здесь можно задать сроки, проект, теги, добавить примечание (оно же — заметка) и настроить уведомления. При желании можно добавить к задаче документ или голосовое сообщение. А вот добавить задачку на лету голосовым вводом вряд ли получится.

Кратко о возможностях:

Приложение может пугать обилием функционала, но это только на первый взгляд. Сложить вообще все задачи, что придут в голову, можно в папку «Входящие». Потом их можно распределить по проектам и спискам, назначив даты, приоритеты, дедлайны, добавить к ним заметки и теги.

В Pro-версии задачи можно ставить через электронную почту — просто отправляя письмо на специально сгенерированный приложением адрес. А ещё с этой подпиской ты можешь добавлять задачи через специального Telegram-бота @SingularityBot, распечатывать списки дел на день, а потом в один клик сканировать отметки в них обратно в приложение.

Кратко о возможностях:

Singularity App определенно для вас :)

Выбирать приложение по обзору — сложно, мы знаем. Всё равно кончится тем, что придётся потыкать каждое понравившееся самостоятельно. Но, по большому счёту, не так важно, где вести списки дел. Важнее — как именно.

Бывалые ну очень продуктивные достигаторы делятся несколькими правилами, с которыми списки дел работают ещё эффективнее:

1. Не проверять почту утром и вечером

   Утром от писем падает мотивация, а ещё есть риск взяться не за главную задачу, а за какую-то мелочь. Проверка почтового ящика вечером — верный способ приобрести бессонницу. Отведите для этого отдельный промежуток времени в течение дня.

2. Прокрастинировать

   Откладывайте задачи, которые не слишком чувствительны к дате и времени, на завтра (да, так можно было).

3. Самое гадкое — делать первым

   Сложные, неприятные, неподъёмные задачи делайте утром. Это правило ещё зовётся ёмким «лягушка по утрам». Для этого пригодятся приоритеты.

4. Планировать встречи после 3 часов дня

   Тогда они пройдут быстрее и эффективнее (и не только для вас).

5. Подстраивать порядок задач в списке под биологические часы

   В пик своей продуктивности вы сможете сделать больше и быстрее, чем когда вы в упадке. Во время спада лучше погулять или поесть :)

У нас — всё :) Ультра-продуктивности вам и заканчивающихся к концу дня списков дел!