Как уберечься от глупых ошибок при покупке софта 1С. Часть 1

Добрый день. Меня зовут Павел, я руководитель интернет-магазина программ 1С 1SShop.ru. Сегодня я расскажу о типичных ошибках при покупке программных продуктов 1С на примере реальных кейсов.

Кейс 1. Коробка вместо электронной версии.

Небольшая недавно открывшаяся компания из 5 сотрудников, занимающаяся оптовой торговлей спорттоварами, решила организовать свой бухгалтерский учет на программе «1С:Бухгалтерия». Вариант облачного решения даже не рассматривался, поскольку интернет от провайдера-монополиста в бизнес-центре предоставлялся на скорости 3 Мбит/сек (!). Да, в 2021 году в не самом маленьком российском городе.

В общем, компания решила купить программу «1С:Бухгалтерия 8 базовая версия». Обратились к нам. Причём с требованием, чтобы обязательно это была коробочная версия – так велел их сисадмин. Естественно, нужно было срочно – вот прямо сегодня. «Мы слышали, что у вас можно купить 1С в тот же день, поэтому и обратились в 1SShop!» -- говорил нам заместитель директора компании.

Мы спросили: «А почему вы хотите именно коробочную версию?» Вразумительного ответа мы не получили. Вообще на сегодняшний день мы ни разу не слышали от покупателей коробочных базовых версий программ 1С убедительных причин для её покупки, которыми можно было бы с вами поделиться. Зачем переплачивать за коробочную версию программы по сравнению с электронной поставкой для нас до сих пор остается загадкой. Разница в цене – в полтора раза! «Коробка» «1С:Бухгалтерия 8 базовая версия» стоит 5 400 рублей, а электронная версия – 3 300 рублей за эту же самую программу.

Покупателем озвучивался аргумент, мол, придёт проверка – а мы ей коробку покажем! Это, конечно, совершеннейший миф – никаких проверок наличия коробок никто не проводит. Рейды для поисков пиратского ПО, конечно, иногда проводятся, но проверяется легальность установленных копий, а не то, есть у вас диск или нет. Кстати, о проверке права владения программой: при покупке коробочных версий нужно заполнить на имя владельца и отправить по почте бумажную регистрационную анкету для регистрации своей копии программы в 1С. Без этого фирма 1С никогда не узнает, кто владелец этой копии программы. Если этого не сделать, а через несколько лет потерять все документы о покупке программы (такое, увы, нередко случается, например, при переездах в новый офис), то программу придётся покупать заново!

Итак, клиент хочет диск и книжки на бумаге – он получил диск. Конечно, не сразу – возможность купить программу или лицензию 1С в течение 4 часов действует только для электронных поставок лицензий. Коробку нужно физически доставлять, поэтому процесс занял пару дней. И это первая проблема.

Вторая проблема оказалась тоже предсказуемой: на ноутбуке сотрудника не оказалось DVD-дисковода. О его необходимости как-то никто не подумал заранее. Пришлось искать компьютер с DVD-приводом и на нем переписывать дистрибутив на флешку.

И самая главная неприятность: дистрибутив оказался неактуальным! Это в принципе один из основных недостатков коробочных версий, потому что обновляются программы 1С регулярно, а диски штампуются на заводе, при этом коробочные версии сейчас пользуются меньшей популярностью, чем электронные поставки, поэтому версия в коробке полугодовалой и даже годовалой давности – обычное дело. Так что свежеустановленную «1С: Бухгалтерию» пришлось тут же обновлять по медленному интернет-каналу. Скачивание электронного дистрибутива заняло бы примерно столько же времени.

В итоге клиент переплатил и потратил больше времени на то, чтобы установить 1С.

Стоит отметить, что разница в цене между электронными и коробочными версиями программ 1С существует только для недорогих программ. Расширенные версии, например, ПРОФ или КОРП, стоят одинаково вне зависимости от типа поставки – коробочная или электронная. Это сделано специально, чтобы пользователь выбрал тот или иной вариант поставки, основываясь на любых причинах, кроме ценовой. При этом по функциональности никакой разницы между программой на диске и скачиваемым электронным дистрибутивом нет. Однако есть несколько нюансов. Например, если вам по каким-то причинам нужен USB-ключ защиты (когда он не вставлен, программа не работает) вместо кода для активации, то такие версии продаются только в коробках – потому что USB-ключ ведь через интернет не передашь! А некоторые специальные «акционные» версии вроде «1С: Бухгалтерии 8 Базовой для 1 ИНН» продаются только в электронном виде.

Ещё одно неочевидное различие между коробкой и электронной поставкой – в документации. В первом случае она идёт в комплекте в виде книжки на бумаге, во втором – в электронном – в виде файлов. В файле проще найти нужный раздел по ключевым словам. Зато книжку удобнее читать в метро ;)

В среднем соотношение между электронными и коробочными версиями по нашим оценкам распределяется по принципу Парето: 80/20 в пользу электронных. Как правило, базовые версии для небольших предприятий приобретают в электронном виде почти все, зато коробки доминируют в конкурсных закупках.

Кейс 2. Покупка Сервера 1С, когда он не нужен

С завидной регулярностью мы получаем запросы от небольших компаний, которые хотят купить лицензию на сервер 1С: Предприятие 8.3 МИНИ – это та самая версия, у которой количество одновременных подключений к серверу ограничено пятью. Всегда мы стараемся досконально выяснить, а для каких задач эта лицензия клиенту нужна. Дело в том, что некоторые покупатели выбирают такие лицензии, что называется, не глядя. То есть, без понимания, для чего этот продукт нужен. Если по ошибке купить такую лицензию, то потом может возникнуть ситуация, что продукт невозможно будет запустить. Проблема только в том, что программа – это не куртка, которая не подошла по размеру, и по российским законам возврату не подлежит. Почему нельзя покупать серверную лицензию 1С просто потому что она первой попалась на глаза.

Сначала небольшой ликбез. Основные поставки программ 1С без серверных лицензий работают в файловом режиме. Простейшая ситуация: один пользователь работает с 1С локально на одном компьютере. Все данные (база данных) хранятся внутри файлов на диске. По своей сути это очень похоже на файл Microsoft Excel (XLS) – табличку с каким-то количеством листов и ячейками в них. Для этого, собственно, нужна лицензия на программу 1С с определённой конфигурацией. Например, платформа «1С: Предприятие» в подобном примере похожа на саму программу Excel. А конфигурация «1С:Бухгалтерия», если продолжить аналогию с MS Office, что-то вроде готового шаблона таблицы – например, где уже созданы все поля, указан формат ячеек, вбиты формулы, построены зависимости и так далее, пользователю остаётся лишь вбивать в нужные поля исходные данные, а Excel сам построит графики, например. Здесь то же самое: «1С:Бухгалтерия» сама сформирует бухгалтерскую отчётность, если правильно ввести первичные данные.

Собственно, лицензию на программу – технологическую платформу 1С и конфигурацию к ней нужно приобрести в первую очередь. Сама конфигурация без программы (платформы) не имеет смысла (это то же самое, что у вас есть XLS-файл на диске, но нечем его открыть, потому что не установлен MS Excel). Сама программа без конфигурации тоже не имеет смысла в большинстве случаев: все равно, что купить MS Excel, которым нечего открывать. Можно, конечно, написать конфигурацию самостоятельно, но в случае с 1С это значительно сложнее, чем создать небольшую Excel-табличку. Тут понадобится специализированный программист 1С, и этот довольно дорогостоящий специалист – привлекают его обычно в тех случаях, когда бизнес ну очень специфический и ни одна из типовых конфигураций вам не подходит.

Но вернемся к файлам. Итак, при работе с 1С в файловом режиме вам нужно купить программу и конфигурацию. Но если с 1С работают несколько сотрудников, то вряд ли у каждого будет своя локальная база на своём компьютере. Обычно это не имеет смысла, так как база должна быть общей, ведь сотрудники ведут дела одной и той же организации. Поэтому в этом случае файлы базы данных помещают на общем сетевом диске. Если сотрудников немного, буквально 2-3, то это вполне рабочая схема. Если сотрудников становится все больше и больше, то из-за одновременных обращений сразу многих компьютеров к одним и тем же файлам базы всё начинает безбожно тормозить, потому что физические возможности накопителей по операциям чтения-записи ограничены.

Кроме того, работа в файловом режиме не очень надёжна. Если во время операции записи в базу произойдёт какой-то сбой (скачок напряжения, например), то файл с базой данных может быть повреждён, иногда безвозвратно. А чем больше пользователей, тем больше операций происходит одновременно, и тем больше шансы, что сбой произойдёт именно в момент записи.

Эту проблему и решает работа в клиент-серверном режиме. В этом случае база данных 1С – это уже не файлы в папке на диске, а база данных на сервере баз данных. В этом случае компьютеры с установленными программами 1С обращаются к серверу 1С, а тот уже связан с сервером баз данных и записывает те или иные данные в таблицы. Здесь если происходит какой-то сбой – в большинстве случаев запрос просто не дойдёт до сервера баз данных, и последняя операция не сохранится. Однако сама база останется в ценности и сохранности. Кроме того, при этом варианте скорость будет выше даже при большом количестве пользователей.

Есть два варианта серверных лицензий: Лицензия на сервер 1С МИНИ с ограничением до 5 пользователей и остальные Лицензии на сервер 1С – без ограничений на количество подключений. Так вот, многие клиенты думают, что покупка одной лицензии на Сервер 1С МИНИ позволит им организовать 5 рабочих мест в 1С и больше ничего покупать не потребуется. Нет, нет и нет. Если у вас 5 рабочих мест – нужно сначала купить основную поставку программы 1С с нужной конфигурацией, купить 5 клиентских лицензий к ним, и уже потом или одновременно с этим покупать серверную лицензию, например, если работа в файловом режиме у вас не планируется. Ещё раз: 5 клиентских лицензий 1С без сервера работать будут. А сервер на 5 подключений без 5 клиентских лицензий – нет. Если что-то непонятно – звоните, мы с удовольствием вас проконсультируем.

А в продолжении я расскажу ещё о двух важных моментах при покупке 1С: как правильно купить лицензии для работы нескольких пользователей и что лучше: USB-ключ или электронная программная защита. Ну или другую интересную тему вы можете предложить в комментариях. Не переключайтесь!