Владимир Пермяков
1 580
Блоги

«Пора отказаться от хранения файлов в эпохе нулевых»

5 бизнес-кейсов по использованию облака для рабочих групп от главы облачных и бизнес - сервисов Mail.Ru Group

Поделиться

В избранное

В избранном

Егор Ганин — о предпосылках создания сервиса Teambox, и о том, как облако для рабочих групп избавляет бизнес от «вредных привычек» при хранении и передаче файлов: использования FTP, флешек, файловых серверов и курьерских служб.

18 лет назад я устроился работать в небольшое частное издательство. Компания выпускала ежемесячный печатный журнал о связях с общественностью и делала портал для профессионалов в этой сфере. Работа в редакции была устроена обычно: журналист писал текст, распечатка которого попадала на вычитку редактору. От редактора текст возвращался с правками по стилистике, объему материала и его качеству. Журналист их вносил, и материал уходил корректору, откуда уже поступал в печать или публиковался на сайте.

В России начала XXI века доступ в интернет из офиса только-только переставал быть роскошью, и сотрудники медленно избавлялись от привычки считать каждый килобайт входящего трафика. Фраза «доступ с любых ваших устройств» была лишена смысла, потому что у большинства устройство, умеющее открывать офисные файлы, было одно — системный блок, что стоит на работе, а самыми популярными телефонами были аппараты с монохроными дисплеями и монофоническими звонками от Nokia, Siemens, Sony Ericsson, Motorola и Panasonic.

Это был совершенно другой мир, в котором и жило издательство, храня все документы на одном пользовательском компьютере в локальной сети. И этот мир порождал множество проблем:

  • сломавшийся или зависший «файловый сервер» останавливал работу всего издательства;
  • журналисту нужно было присутствовать в офисе, чтобы внести правки в свой документ;
  • поскольку материал на согласование отправлялся по почте, документ незначительно больше 20 МБ приходилось отправлять по частям, потому что почта не отправляла и не принимала такой размер, а файл значительно больше приходилось уже везти курьером;
  • если не скопировал файлы заранее, работать удаленно было затруднительно.

Тогда мы не могли ничего с этим поделать, готовых решений на тот момент не было, мы даже не называли это дискомфортом - так была устроена жизнь всех офисных работников эпохи нулевых.

Сегодня существует множество сервисов и способов, призванных помочь оптимизировать работу с файлами. Но, несмотря на это, привычки большинства средних и малых бизнесов России остались в нулевых. Зная не понаслышке о проблемах и сложностях организации работы с файлами в компании, мы выпустили два продукта, призванные помочь цифровым издателям оптимизировать их производственные процессы.

  • Teambox — современный аналог файловых серверов и сетевых дисков, которые исторически создаются и настраиваются в компаниях для хранения архивов и организации работы с документами.
  • «Диск-О:» — приложение, которое превращает любые облака в жесткие диски, позволяя работать с файлами в них напрямую из любой программы. О «Диск-О:» мы расскажем как-нибудь потом, а в этой статье хочется сосредоточиться на Teambox.

Чтобы не быть голословным, приведу несколько реальных примеров того, как мы позволили оптимизировать работу с документами, фотографиями и прочим цифровым контентом в абсолютно разных компаниях: от разработчиков ПО до производителей плитки.

Кейс №1 Как «1С-ИжТиСи» переходят в облако с FTP

Компания

«1С-ИжТиСи» специализируется на автоматизации обновления, тестирования и перехода между редакциями измененных конфигураций «1С». Их клиенты – крупные российские предприятия, использующие продукты «1С» для автоматизации деятельности, а также партнеры фирмы «1С». Все услуги компания оказывает удаленно.

Задача

Одна из важных точек контакта с заказчиком – передача конфигураций и баз данных: это порядка 1,5 ТБ файлов в месяц. Компания предлагает регулярное обновление нетиповых конфигураций «1С», и один из их ключевых моментов – соблюдение сроков: клиент хочет побыстрее получить свою обновленную версию со всеми актуальными апдейтами и начать ею пользоваться. Также файлы не должны «побиться» при загрузке, иначе заказчик просто не сможет поставить присланный софт. Для передачи часто использовался FTP, однако у этого протокола есть ряд недостатков. Его использование требует от клиента какой-никакой подготовки; кроме того, часто протокол блокировался на стороне клиента, и чтобы передать файлы по FTP, сотрудникам «1С-ИжТиСи» приходилось связываться с IT-специалистами заказчиков и объяснять ситуацию.

Конкретный пример: офис «1С-ИжТиСи» расположен в Ижевске; одному из клиентов, базирующемуся на Дальнем Востоке, примерно раз в две недели необходимо передавать порядка 2-3 ГБ файлов. Раньше эти данные передавали через FTP. Занимало это 6-7 часов – не только из-за низкой скорости (клиент использует спутниковый интернет), но и из-за постоянных обрывов связи: зачастую файл в процессе «бился», и приходилось все начинать сначала.

Решение

Благодаря тому, что данные можно синхронизировать с помощью приложения Облако Mail.Ru, файлы доходят до клиента максимально быстро, их целостность не нарушается. Кроме того, сервис оказался гораздо интуитивнее в использовании, чем FTP, а протокол HTTP, по которому работает сервис, практически всегда в «белом» списке, так что обе стороны сильно экономят время на пояснениях.

FTP в компании все еще пользуются, но около четверти всего объема данных передают с помощью Teambox.

За всю нашу совместную практику с сервисом не было ни единой утечки конфиденциальной информации

Евгений Шумилов
директор "1С-ИжТиСи"

Кейс№2 Как Kerama Marazzi отказалась от курьерской службы

Компания

Kerama Marazzi производит керамическую плитку, гранит, мозаику и декоративные элементы: панно, бордюры, плинтусы.

Задача

Сотрудники департамента маркетинга и рекламы — это около 30 человек — регулярно отправляют визуальные материалы коллегам из офисов в других регионах. С апреля по июнь, когда выходит новая коллекция, почти каждый день появляется что-то новое (каталоги, фото и т.д.), что нужно срочно показать коллегам из других офисов, партнерам, дистрибьюторам. Раньше все это пересылали на флешках и дисках курьерской службой, а это долго и затратно.

Решение

Теперь, как только новые каталоги (или другие материалы) оказались в распоряжении одного сотрудника, он загружает их в облачное хранилище, а ссылки для доступа отправляет сразу всем заинтересованным лицам. На флешки и пересылку больше не тратятся.

Нам удобно обмениваться информацией с регионами и внутри компании — всегда есть доступ к файлам

Виталий Скачков
руководитель отдела маркетинга Kerama Marazzi

Кейс №3 Как в «ФинСофтРазработке» начали раздавать права доступа

Компания

«ФинСофтРазработка» делает ПО, интернет-ресурсы и чат-боты. Главный заказчик компании — проп-трейдинговый бизнес, для которого внедряют готовую модель.

Задача

Нужен был сервис для хранения данных, который бы позволял разным группам сотрудников выдавать разные права доступа: например, одной команде разработчиков дать права на изменение файлов в папке, а другой, которая над этим проектом не работает – только на просмотр.

Решение

Сервис полностью решил задачи хранения архивов и совместной работы с ними. Администратор может не только выдавать права, но и по необходимости в любой момент несколькими кликами менять уровень доступа для любого отдельного юзера или целой группы.

Кейс№4 Как в Aquanet прекратили отправлять файлы частями

Компания

Aquanet – российский производитель оборудования для ванных комнат.

Штат более тысячи сотрудников, сеть филиалов по всей России, есть дилеры и в нашей стране, и за рубежом.

Задача

Организовать обмен данными между филиалами. Менеджеры по оптовым продажам регулярно пересылали маркетинговые материалы коллегам из других офисов. Если рассказ о новинке или короткий прайс-лист еще можно отправить по электронной почте, то, например, каталог с картинками в высоком разрешении для печати к письму уже не прикрепишь. Выходили из положения так: либо заливали на файлообменник, либо разбивали файл на части, каждую архивировали и отправляли отдельным письмом.

Решение

Отправитель просто загружает нужные фото, макеты и т.д., копирует ссылку и отправляет получателю. Кроме того, в компании создали внутри корпоративного облака систему хранения информации в виде папок с удобной каталогизацией. Если нужно отдать какие-то материалы постоянному партнеру, сотрудник просто кладет файл в специально созданную для этого партнера папку.

Нам не надо вводить пароли и проходить сложную систему регистрации. В облаке нужная информация всегда под рукой

Илья Савичев
системный администратор Aquanet

Кейс №5 Как «Непоседы» научились работать с файлами удаленно

Компания

В фотостудии «Непоседы» специализируются на съемках детей в сказочных декорациях, печатают фотографии и выпускные альбомы.

Задача

Многие сотрудники – фотографы и дизайнеры – работают на удаленке: студии нужно не только где-то хранить исходники фото, но и высылать их дизайнерам. Сначала для хранения материалов со съемок и передачи их на обработку и печать пользовались локальным сервером, установленным в офисе. Но в конце концов уперлись в ширину канала интернета и решили искать облачный сервис.

Решение

Фотоархивы переселили в Teambox. Поскольку ограничений на скорость у сервиса нет, дизайнер может быстро скачать даже внушительную подборку снимков с фотосессии в формате RAW.

Год бесплатного облака для рабочих групп — автору лучшего кейса в комментариях

Мы поделились только пятью кейсами из нашей коллекции – на самом деле их, конечно, гораздо больше. Предлагаю продолжить список: в комментариях предложите примеры кейсов, которые можно решать с помощью Teambox. Автору самого интересного кейса мы подарим сертификат на год бесплатного использования сервиса.

{ "author_name": "Владимир Пермяков", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 1, "likes": 31, "favorites": 9, "is_advertisement": false, "section_name": "blog", "id": "34519", "is_wide": "" }
{ "is_needs_advanced_access": false }

Комментарии Комм.

Популярные

По порядку

0

Прямой эфир

Подписаться на push-уведомления
[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "create", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } } ]