«Пора отказаться от хранения файлов в эпохе нулевых»

5 бизнес-кейсов по использованию облака для рабочих групп от главы облачных и бизнес - сервисов Mail.Ru Group

Егор Ганин — о предпосылках создания сервиса Teambox, и о том, как облако для рабочих групп избавляет бизнес от «вредных привычек» при хранении и передаче файлов: использования FTP, флешек, файловых серверов и курьерских служб.

18 лет назад я устроился работать в небольшое частное издательство. Компания выпускала ежемесячный печатный журнал о связях с общественностью и делала портал для профессионалов в этой сфере. Работа в редакции была устроена обычно: журналист писал текст, распечатка которого попадала на вычитку редактору. От редактора текст возвращался с правками по стилистике, объему материала и его качеству. Журналист их вносил, и материал уходил корректору, откуда уже поступал в печать или публиковался на сайте.

В России начала XXI века доступ в интернет из офиса только-только переставал быть роскошью, и сотрудники медленно избавлялись от привычки считать каждый килобайт входящего трафика. Фраза «доступ с любых ваших устройств» была лишена смысла, потому что у большинства устройство, умеющее открывать офисные файлы, было одно — системный блок, что стоит на работе, а самыми популярными телефонами были аппараты с монохроными дисплеями и монофоническими звонками от Nokia, Siemens, Sony Ericsson, Motorola и Panasonic.

Это был совершенно другой мир, в котором и жило издательство, храня все документы на одном пользовательском компьютере в локальной сети. И этот мир порождал множество проблем:

Тогда мы не могли ничего с этим поделать, готовых решений на тот момент не было, мы даже не называли это дискомфортом - так была устроена жизнь всех офисных работников эпохи нулевых.

Сегодня существует множество сервисов и способов, призванных помочь оптимизировать работу с файлами. Но, несмотря на это, привычки большинства средних и малых бизнесов России остались в нулевых. Зная не понаслышке о проблемах и сложностях организации работы с файлами в компании, мы выпустили два продукта, призванные помочь цифровым издателям оптимизировать их производственные процессы.

Чтобы не быть голословным, приведу несколько реальных примеров того, как мы позволили оптимизировать работу с документами, фотографиями и прочим цифровым контентом в абсолютно разных компаниях: от разработчиков ПО до производителей плитки.

Компания

«1С-ИжТиСи» специализируется на автоматизации обновления, тестирования и перехода между редакциями измененных конфигураций «1С». Их клиенты – крупные российские предприятия, использующие продукты «1С» для автоматизации деятельности, а также партнеры фирмы «1С». Все услуги компания оказывает удаленно.

Задача

Одна из важных точек контакта с заказчиком – передача конфигураций и баз данных: это порядка 1,5 ТБ файлов в месяц. Компания предлагает регулярное обновление нетиповых конфигураций «1С», и один из их ключевых моментов – соблюдение сроков: клиент хочет побыстрее получить свою обновленную версию со всеми актуальными апдейтами и начать ею пользоваться. Также файлы не должны «побиться» при загрузке, иначе заказчик просто не сможет поставить присланный софт. Для передачи часто использовался FTP, однако у этого протокола есть ряд недостатков. Его использование требует от клиента какой-никакой подготовки; кроме того, часто протокол блокировался на стороне клиента, и чтобы передать файлы по FTP, сотрудникам «1С-ИжТиСи» приходилось связываться с IT-специалистами заказчиков и объяснять ситуацию.

Конкретный пример: офис «1С-ИжТиСи» расположен в Ижевске; одному из клиентов, базирующемуся на Дальнем Востоке, примерно раз в две недели необходимо передавать порядка 2-3 ГБ файлов. Раньше эти данные передавали через FTP. Занимало это 6-7 часов – не только из-за низкой скорости (клиент использует спутниковый интернет), но и из-за постоянных обрывов связи: зачастую файл в процессе «бился», и приходилось все начинать сначала.

Решение

Благодаря тому, что данные можно синхронизировать с помощью приложения Облако Mail.Ru, файлы доходят до клиента максимально быстро, их целостность не нарушается. Кроме того, сервис оказался гораздо интуитивнее в использовании, чем FTP, а протокол HTTP, по которому работает сервис, практически всегда в «белом» списке, так что обе стороны сильно экономят время на пояснениях.

FTP в компании все еще пользуются, но около четверти всего объема данных передают с помощью Teambox.

Компания

Kerama Marazzi производит керамическую плитку, гранит, мозаику и декоративные элементы: панно, бордюры, плинтусы.

Задача

Сотрудники департамента маркетинга и рекламы — это около 30 человек — регулярно отправляют визуальные материалы коллегам из офисов в других регионах. С апреля по июнь, когда выходит новая коллекция, почти каждый день появляется что-то новое (каталоги, фото и т.д.), что нужно срочно показать коллегам из других офисов, партнерам, дистрибьюторам. Раньше все это пересылали на флешках и дисках курьерской службой, а это долго и затратно.

Решение

Теперь, как только новые каталоги (или другие материалы) оказались в распоряжении одного сотрудника, он загружает их в облачное хранилище, а ссылки для доступа отправляет сразу всем заинтересованным лицам. На флешки и пересылку больше не тратятся.

Компания

«ФинСофтРазработка» делает ПО, интернет-ресурсы и чат-боты. Главный заказчик компании — проп-трейдинговый бизнес, для которого внедряют готовую модель.

Задача

Нужен был сервис для хранения данных, который бы позволял разным группам сотрудников выдавать разные права доступа: например, одной команде разработчиков дать права на изменение файлов в папке, а другой, которая над этим проектом не работает – только на просмотр.

Решение

Сервис полностью решил задачи хранения архивов и совместной работы с ними. Администратор может не только выдавать права, но и по необходимости в любой момент несколькими кликами менять уровень доступа для любого отдельного юзера или целой группы.

Компания

Aquanet – российский производитель оборудования для ванных комнат.

Штат более тысячи сотрудников, сеть филиалов по всей России, есть дилеры и в нашей стране, и за рубежом.

Задача

Организовать обмен данными между филиалами. Менеджеры по оптовым продажам регулярно пересылали маркетинговые материалы коллегам из других офисов. Если рассказ о новинке или короткий прайс-лист еще можно отправить по электронной почте, то, например, каталог с картинками в высоком разрешении для печати к письму уже не прикрепишь. Выходили из положения так: либо заливали на файлообменник, либо разбивали файл на части, каждую архивировали и отправляли отдельным письмом.

Решение

Отправитель просто загружает нужные фото, макеты и т.д., копирует ссылку и отправляет получателю. Кроме того, в компании создали внутри корпоративного облака систему хранения информации в виде папок с удобной каталогизацией. Если нужно отдать какие-то материалы постоянному партнеру, сотрудник просто кладет файл в специально созданную для этого партнера папку.

Компания

В фотостудии «Непоседы» специализируются на съемках детей в сказочных декорациях, печатают фотографии и выпускные альбомы.

Задача

Многие сотрудники – фотографы и дизайнеры – работают на удаленке: студии нужно не только где-то хранить исходники фото, но и высылать их дизайнерам. Сначала для хранения материалов со съемок и передачи их на обработку и печать пользовались локальным сервером, установленным в офисе. Но в конце концов уперлись в ширину канала интернета и решили искать облачный сервис.

Решение

Фотоархивы переселили в Teambox. Поскольку ограничений на скорость у сервиса нет, дизайнер может быстро скачать даже внушительную подборку снимков с фотосессии в формате RAW.

Мы поделились только пятью кейсами из нашей коллекции – на самом деле их, конечно, гораздо больше. Предлагаю продолжить список: в комментариях предложите примеры кейсов, которые можно решать с помощью Teambox. Автору самого интересного кейса мы подарим сертификат на год бесплатного использования сервиса.