Мои первые 7 результатов внедрения KPI

Про внедрение KPI, OKR говорят многие, я сомневаюсь, что добавлю принципиально новое. Но мне хочется поделиться самым заметным инструментов «ежедневный дашборд» и поделиться результатами!

Меня зовут Алексей Баранов. Я занимаюсь автоматизацией управленческого учёта для торговых и сервисных компаний. В какой-то момент я решил добавить команде KPI! Здесь ничего удивительного, ну, кроме того, что некоторые отделы компании, как ни странно, не автоматизированы, например маркетинг у нас небольшой и весь учёт ведётся неконтекстно. Впрочем, дашборды руководителя всё равно работают!

Моя ключевая идея — ежедневное утреннее информирование каждого сотрудника о состоянии важнейших показателей KPI! Каждый сотрудник знает и соглашается со своими KPI, каждое утро сотрудник получает письмо с ключевыми KPI и плановыми показателями на месяц. Такой ежедневный толчок — мотивирует!

Считаю, что руководитель, фокусируется на главном, поэтому внедрять KPI начал с себя! Даже не ожидал, что получится так хорошо!

Мой ключевой показатель — дебиторская задолженность. Каждый день я получаю письмо с показателем «остаток дебиторской задолженности» — это мотивирует поднимать трубку и звонить «позвоночникам» и разбираться «где деньги». Позднее я автоматизировал работу с дебиторкой.

Другим ключевым показателем является выручка. Каждый день вижу напоминание, что достиг всего лишь хх% плана по выручке. Это мотивирует думать о способах повышении выручки.

Практически сразу я увидел, что значения показателей быстро приближаются к 100%, а у некоторых сотрудников и до 120%. Очевидно, что первоначальный план был маловат и с общего согласия команды мы изменили верхний лимит. Не стоит увеличивать KPI в одностороннем режиме, но и стоять на месте — зло!

Ежедневное наблюдение за показателями — балансирует всю систему. Думаю, тут как с набором веса или похудением! Чем чаще встаёшь на весы и наблюдаешь показатели — тем лучше!

Когда наблюдаешь свои показатели пару раз в месяц, то показатели управлять показателями будет сложнее, как машиной, у которой все 4 колеса разные.

Напомню, что система показателей называется сбалансированной из-за того, что в бизнесе все взаимосвязано. Например, дебиторская задолженность складывается из суммы дебиторки прошлых периодов плюс выставленные вами сегодня акты выполненных работ и счета. И дебиторская задолженность не может увеличиться или уменьшиться сама собой, а только в случае успешных продаж или оплаты покупателями ваших счетов, соответственно.

Показатель объема выставленных счетов прямо связан с объемом товара, отгруженного покупателям, а они, в свою очередь, с планом продаж отдела продаж. Зачастую, зависимость подразумевает разгоны или экспоненты. Например продажам завышают показатель плана до 120% от производственных мощностей, в расчете на их устремления. А дебиторку редко можно возвратить до 0, так как все равно некоторые покупатели затянут с оплатой.

Ряд показателей, как только они стали ежедневными, пришлось поменять. Для моей компании нет смысла ежедневно мониторить кассовую выручку (БДДС) и доходы, и расходы (из БДР).

Изменения коснулись всей структуры KPI. Пересмотрел показатели для себя, руководителей направлений и некоторых менеджеров. Часть показателей сделали еженедельными «итоговыми», от других отказались.

До завтрака смотрю письмо с показателям за вчера. Планирую ключевые дела на сегодня.

Где-то чуть позже после обеда — подвожу итоги дня, что точно успел, что ещё успею, а с чем опазадал.

Дашборд формируется сам-собой, не требуется отвлекать замов, помощников, бухгалетров, не нужно лезсть в 1С. Письмо придёт, даже если выключен свет в офисе, все на карантине или с похмелья! В итоге, когда дашборды показывают, что всё идёт по плану — я спокоен, а когда отстаём — выкраиваю время для разговора с менеджерами!

Раньше, чтобы получить такие цифры и принять решение «сидеть» или «разговаривать с менеджерами», приходилось: подключиться к базе, зайти в отчеты, внести параметры (месяц, отбор), получить значения, сравнить их с планами, сравнить их между собой для поиска закономерностей и приняь решение. Теперь только просматриваю письмо, на это уходит меньше минуты.

Обнаружил закономерности в изменении показателей и действиях сотрудников на них. Например, когда производственники достигают 85% плана их динамика существенно падает. После ввёл новые правила и инструкции для разработчики, что избавило нас от рывковых действией и снизило общую нагрузку.

Эффект внедрения заметен даже после месяца использования! Что позволило запустить систему и на всех остальных сотрудников.