Как выбрать систему для электронного документооборота?

Теперь вам не придется содержать архивы, искать необходимые бумаги, восстанавливать в случае потери. Все необходимые файлы в удобном доступе, в распоряжении каждого сотрудника. При необходимости можно отправлять документы в другие организации.

Я пользовался системами электронного документооборота от разных разработчиков, и выделить наилучший, универсальный вариант не могу – выбор будет зависеть от конкретных задач, предпочтений, бюджета и проч. Одна из опробованных мной систем – продукт от А2Б. Вообще я пользовался и другими модулями, в частности управлением проектами и другими сервисами. Заранее скажу, что их СЭД меня вполне устроила, неплохой вариант. Но обо всем по порядку.

Итак, если говорить строго, то СЭД, то есть система электронного документооборота представляет собой автоматизированную многопользовательскую систему, сопровождающую процесс управления работой иерархической организации. Цель – обеспечить корректное функционирование организации.

Чтобы далее не путаться, введем основные понятия.

Под документооборотом мы понимаем движение документов в организации с момента их создания до получения, либо отправления или просто исполнения. В понятие документооборота входят и прием, и регистрация, и рассылка, и контроль исполнения и другие действия. Интересно, что документооборот – понятие, характерное для постсоветского пространства, в то время как в мире принято говорить об управлении корпоративным контентом и системах управления записями.

В свою очередь, электронный документооборот подразумевает единый механизм по работе с электронными документами. Мы реализуем так называемую концепцию безбумажного делопроизводства.

Движемся далее. Под машиночитаемым документом подразумевают документ, доступный для автоматического считывания содержащейся на нем информации. В свою очередь, электронный документ – документ, созданный при помощи средств компьютерной обработки информации. Такая “бумага” может быть подписана электронной подписью. Последняя представляет собой некий аналог ручной подписи. Она является средством защиты информации, которое обеспечивает контролировать целостность и подтверждение подлинности электронных документов.

Теперь кратко поговорим о том, чем хороши СЭД, и почему вам действительно стоит перейти на такой способ работы с информацией.

Так вы высвобождаете действительно большое количество ресурсов, что в целом положительно влияет на эффективность вашего проекта.

Теперь стоит поговорить о том, как вообще выбрать СЭД. Для начала изучите функциональные возможности. Определитесь, какой функционал вам необходим. Допустим, определились. Теперь необходимо найти релевантные примеры использования. Вам важно понять, как реализован интересующий вас функционал.

Обязательно смотрите скриншоты. Если их нет на сайте, наверняка найдете в презентационных материалах. Детальная информация на скриншотах – хороший показатель, а если скриншотов мало, не видно деталей, то стоит насторожиться.

Если есть видеоматериалы – замечательно, ознакомьтесь с ними непременно. Мне это помогло отсеять неподходящие варианты, даже не обращаясь к пробной версии и не тратя много времени.

Если на предыдущих этапах вас все устроило, пора перейти к пробной версии. Большинство разработчиков предлагают бесплатные пробные периоды и версии, и этим обязательно стоит воспользоваться прежде чем купить продукт.

Хорошим признаком является прозрачность ценообразования. Прайс должен быть детальным, максимально понятным для клиента. Вы четко должны знать, что сколько стоит, что входит в ту или иную услугу. Обращайте внимание на то, как продажник ориентирует вам по цене, выводите его на конкретику и не позволяйте себя “заговорить”. У вас должен быть четкий перечень вопросов, на которые вам должны ответить.

Теперь предлагаю чек-лист, по которому мы оцениваем функциональность системы электронного документооборота. Иными словами, что должно быть в хорошей СЭД:

Пожалуй, это основные критерии, на которые стоит обратить внимание. Теперь расскажу, как мы внедряли СЭД и другие продукты от А2Б. Системы не без недостатков, но, скажу сразу, на мой взгляд, продукт стоит своих денег.

СЭД от А2Б мне понравилась гораздо больше, чем их CRM, модуль по управлению проектами и по контролю поручений, хотя в вашем случае все может получиться совершенно наоборот. В моем случае модуль был опробован на нашем небольшом проекте: юридическая фирма с 15 сотрудниками. Мы специализируемся на банкротном праве, и работа с документами – наша огромная “боль”, такова специфика подобных проектов.

Начну с того, что СЭД мы опробовали не по отдельности, а приобрели сразу все модули. Это оказалось гораздо выгоднее, тем более, каждый из этих модулей в рамках нашего проекта оказался действительно полезным.

Что хочу отметить в первую очередь – это быстрое и довольно легкое внедрение. Новая CRM или вообще переход с ”традиционных” методов на автоматизированные системы – большой стресс и для сотрудников, и для самого руководителя. В случае с А2Б внедрение было несложным. Дополнительной платы не брали – она входила в стоимость. Специалисты компании-разработчика подключились к нашему серверу, установили программное обеспечение и выполнили первоначальные настройки. На всё про всё ушло около часа.

Также провели наглядное обучение – мы вместе создали и настроили маршруты согласования в СЭДе, например. При необходимости специалисты помогают настроить любые бизнес-процессы, все это наглядно и быстро.

Далее – кастом. Ранее мне уже приходилось кастомизировать систему, правда другую. Я сотрудничал со сторонними программистами. Опыт показал, что привлечение подрядчиков приводит к возникновению массы проблем – всё упирается в то, что подрядчики не являются непосредственными разработчиками системы. В случае с СЭД от А2Б также понадобилась кастомизация под особенности конкретно нашего проекта, и с нами работали непосредственно сотрудники компании-разработчика. Доработки осуществлялись за дополнительную плату.

Отмечу, что А2Б ответственно отнеслись к выполнению задач, и при дальнейших обновлениях были учтены все кастомные изменения в коде для нашей компании.

Далее об администрировании. Штатных программистов у нас нет, но подрядчиков вновь не пришлось подключать: дальнейшее сопровождение и настройка новых маршрутов не потребовали навыком программирования. Мы можем выполнять их самостоятельно, не привлекая подрядчиков.

Теперь касаемо цены. Приобретать полноценный пакет оказалось, очевидно, дешевле, чем приобретать по отдельности. Если бы мы приобрели только систему электронного документооборота, то в комплекте обязательно бы шел модуль Управления персоналом и CRM. В таком случае при оплате за полгода стоимость одного доступа (то есть для одного пользователя), то выйдет 170 руб. со скидкой. Если же приобретать полный пакет на таких же условиях – то есть оплачивать сразу за полгода, то доступ на одного человека будет стоит 300 руб. со скидкой. Думаю, на рынке можно найти решения и подешевле, но цену в целом считаю разумной и обоснованной.

Кстати, озвученную выше цену помимо СЭД, CRM и модуля Управление проектами мы заплатили за модули по контролю задач и поручений, бизнес-процессов, корпоративный портал, постановку целей, управление идеями, отчеты по работе сотрудников. В комплексе они работают удовлетворительно, но разработчикам определенно есть куда расти.

Не могу не отметить, что CRM модуль у А2Б – не самая сильная часть, есть куда стремиться. СЭД же нас полностью устроила, действительно достойное программное решение. Напомню, что внедряли мы систему в юридическую компанию, специализирующуюся на банкротных делах, и нам продукт вполне подошел.

Повторюсь, что рекомендовать лучшую, универсальную систему я не могу – таковой попросту не существует. Все зависит от специфики вашего проекта, и я рекомендую отталкиваться именно от этого. Чтобы не потратить время и средства напрасно, выберите несколько вариантов и воспользуйтесь пробными версиями. Например, А2Б также предоставляют бесплатную пробную версию на 7 дней. По итогу будет гораздо проще определиться с выбором.