ТОП-10 ОСНОВНЫХ ОШИБОК ВЕДЕНИЯ УЧЕТА В IIKO

iiko — отечественное программное обеспечение для заведений общественного питания. Более 43 тысяч ресторанов в 51 стране мира уже пользуются iiko для автоматизации ресторанов, кафе, столовых и других точек общепита.

iiko любят за легкую интеграцию с ЕГАИС, онлайн-кассами и системами маркировки, упрощение учета товаров на складе, управленческого и бухгалтерского учета. Как раз с учетом чаще всего у пользователей и происходят сложности: важно правильно вести его в системе и соблюдать правила. Ошибки при ведении учета ведут к некорректным результатам, а те, в свою очередь — к потерям и штрафам, а также особому вниманию налоговой службы.

Мы расскажем о 10-ти самых популярных ошибках пользователей в ведении складского и управленческого учета. Тема большая, а рассказать подробно хочется о многом, поэтому мы разбили материал на две части, и эта — первая часть.

Пояснения

Перед тем, как начать разбирать ошибки, которые допускаются пользователями при работе в системе, необходимо разобраться в некоторых терминах.

Имеют место два понятия — базовые и дополнительные единицы измерения. Разберемся в них.

При создании карточки товара нужно обязательно указывать базовую единицу измерения. Базовая единица измерения — это основная единица, которая будет использоваться в документах и технико-технологических картах (далее – ТТК).

Если элемент измерения принимается не в килограммах, задайте вес одной базовой единицы измерения в килограммах в поле “Суммарный фактический выход на 1 норму закладки (вес 1 единицы измерения)”.

По умолчанию это значение равно 0, поэтому рядом с ним стоит предупреждающий значок.

Если его не скорректировать, в технологических картах вхождение этого элемента по весу брутто всегда будет нулевым.

Такая ситуация не всегда является ошибочной. Фактический вес единицы измерения элемента номенклатуры может быть «нулевым»: например, у бумажного стаканчика, который считается “ингредиентом”кофе как блюда. При продаже кофе этот элемент должен списываться (вес брутто), но не добавлять вес выходу блюда (вес нетто).

Для удобства подсчета остатков товара на складах и ведения документооборота в товарах используются фасовки — дополнительные единицы измерения, в которых определено, сколько в данной фасовке содержится базовых единиц измерения элемента номенклатуры (сколько кг/л содержится в упаковке/банке).

В приходных накладных товар можно заводить как в базовых единицах измерения, так и с использованием фасовок, которые указаны в товаре.

Часто сотрудники начинают менять единицу измерения в накладной, не обращая внимание на указанное количество в предыдущей единице измерения.

Было указано 2 банки по 720 грамм, фактический вес 1,1 кг. (в базовой единице измерения маслин). Себестоимость банки 816 р за 1 шт.

Решили, что удобнее будет завести товар в кг и изменили фасовку, но не поменяли вес. В результате в программу поставили на приход 2 кг маслин по 816р/кг, тем самым увеличили фактический остаток (создали недостачу) на складе и уменьшили себестоимость (снизили прибыль и наценку).

Как бороться с ошибкой:

Поможет формирование отчета об изменение себестоимости. Он выявит товары, у которых изменилась себестоимость за промежуток времени в процентном соотношении. Увеличение или уменьшение процента может быть связано не только с корректностью заведения приходной накладной, но и с сезонным товаром (зимой дороже, летом дешевле).

Также рекомендуем отслеживать товарные остатки. Проводите инвентаризации не реже раза в месяц. При выявлении ошибок в приходных накладных нужно производить корректировку документа в ревизионном периоде (период от предыдущей ревизии до текущей) или в открытом периоде (по умолчанию в программе он составляет 60 дней).

В технологической карте задается норма закладки, состав, технология приготовления блюда, фиксируется акт его проработки, то есть данные, необходимые для ведения и печати документов (например, калькуляционной или технологической карты) в соответствии с нормами законодательства.

На основании введенных значений нормы закладки ингредиентов будет производиться их списание при продаже блюда.

По умолчанию в технологических картах в строке “норма закладки” задано значение «1», то есть расчет ведется на одну базовую единицу измерения. Если количество ингредиентов рассчитано на больший выход порций/кг, то необходимое количество нужно внести в строку “норма закладки” .

Зачастую в ТТК забывают про норму закладки и при продаже блюда или списании заготовки некорректно списываются ингредиенты. Это влечет за собой излишки остатков и увеличение себестоимости блюда/заготовки.

Например:

Морс клюквенный 1 порция = 1 стакану 0,5 л
Для приготовления морса нужно:
Клюквы 0,0725гр
Сахара 0,070гр
Воды 0,5л
Себестоимость 1 порции = 1,40р

Повар приготовил заготовку на морс из расчета на 5 л. Норма закладки соответствует выходу П/Ф.

Если в П/Ф не поменяли норму закладки, при продаже одного стакана морса будет списываться намного больше ингредиентов, чем должно быть на самом деле. Это создаст превышение товара на складах. Также потребуется увеличивать стоимость одной порции, так как себестоимость самого блюда тоже увеличилась.

Как бороться: необходимо обязательно проверять и изменять норму закладки, если ТТК составлена не на 1 кг/1 порцию.

Потери в общепите — вещь общеизвестная и непобедимая. Но даже потери продуктов при обработке необходимо рассчитывать и отражать в технологических картах. Причем важно указывать процент потерь по каждому ингредиенту с учетом вида обработки (жарка, варка, разморозка и прочее).

При составлении ТТК все ингредиенты указываются в брутто (неочищенными, необработанными). Потери в ТТК могут быть при холодной или горячей обработке.

Потери в техкарте нужны для:

1) понимания и выведения среднего значения потерь на кухне при приготовлении блюда;

2) получения выхода готового продукта (точный вес блюда/заготовки);

3) точного расчета калорийности на одну норму закладки (порцию кг/л/шт.) с указанием способа приготовления.

Для расчета калорийности нужно указывать корректный процент потерь при горячей обработке и способ приготовления.

Неправильный расчет калорийности представлен на примере:

- у масла поставили 100%, забывая о том, что оно увеличивает калорийность блюда;

- не указали способ приготовления при подсчете пищевой ценности.

4) предоставление в Роспотребнадзор технико-технологической ТТК

Показатели качества и безопасности

Физико-химические и микробиологические показатели соответствуют требованиям Межгосударственного стандарта ГОСТ 30390-2013 «Услуги общественного питания. Продукция общественного питания, реализуемого населению. Общие технические условия», а также ТР ТС 021/2011 и СанПиН 2.3.2 1078-01

Органолептические показатели:
Пищевая и энергетическая ценность (на 100г.)

Как бороться: указание процента потерь при составлении ТТК к блюдам/заготовкам не обязательно, но желательно. Постарайтесь донести до сотрудников важность указания процента потерь в ТТК.

Технологическую карту могут иметь блюда, заготовки и модификаторы. Техкарта содержит ингредиенты и норму их закладки. По этим нормам ингредиенты списываются со склада при продаже или приготовлении блюда — это зависит от метода списания. Во всех ресторанах сети действует одна и та же версия техкарты блюда.

Существует 2 метода списания.

Списывать ингредиенты — ингредиенты, которые были использованы для приготовления блюда, будут списываться только при продаже блюда. Количество блюд и заготовок на складах при применении этого метода списания не учитываются. Всю аналитику по количеству проданных блюд можно посмотреть только после продажи.

Списывать готовое блюдо – способ используется, если блюдо готовится в производстве и нужен учет готовых изделий /продукции. Его ингредиенты списываются со склада производства при приготовлении, затем в качестве готовой продукции это блюдо поставляется на склад и списывается как товар при продаже.

Например:

Товаровед учитывает количество круассанов. В круассане есть ТТК с набором ингредиентов и указан метод списания «Списывать готовым блюдом».

Для учета круассанов на складе нужно сделать «Акт приготовления», который позволяет списать ингредиенты, заложенные в ТТК, с пересчетом на приготовление 24 штук круассанов.

Так же акт приготовления позволяет не только списать ингредиенты со склада «Кондитер», но и оприходовать круассаны на другой склад «Кухня» — 24 штуки.

Многие, кто использует метод списания «Списывать готовым блюдом», забывают создавать акты приготовления.

В торговой точке образовываются некорректные остатки на складах. Остаток по круассанам не увеличивается, и они начинают продаваться в минус (продаем то, чего нет на остатке), а по ингредиентам на складе Кондитер не списываются остатки. В результате — недостача.

Как бороться: нужно четко понимать, какую цель преследуют сотрудники при приготовлении и учете тех или иных продуктов. Обязательно правильно указывать методы списания в ТТК и не забывать оформлять акты приготовления, если нужен учет готовой продукции.

При инвентаризации часто появляется ошибка с фасовками. В инвентаризации можно заводить товар в базовых единицах, так и в фасовках.

Например :

Маслины б/к учитываются в кг (базовая единица). Соответственно, в документ инвентаризации нужно завести данный товар в кг.

Товар на складах могли посчитать как в кг, так и в штуках. Зависит от того, в каком виде хранится товар на складе.

При ошибке в инвентаризации устанавливают вес в фасовке (за 1 шт. 720 гр.), но не изменяют фактический вес в базовых единицах. В результате после инвентаризации остаток на складе будет неверный, и может быть выявлена недостача по товарам.

Если нужно указать в инвентаризации товар в штуках, а базовая единица измерения указана в кг, то обязательно нужно указывать количество штук в графе “тара”. Программа сама пересчитает вес в базовые единицы в кг.

Как бороться: при инвентаризации внимательно следить, что принято за базовую единицу для той или иной продукции. Обязательно обращать внимание, в каких единицах заносят товар в документ инвентаризации.

При приеме поставки не всегда удается точно отследить, все ли продукты пришли в нужном качестве. Особенно это касается зелени и овощей: в ящике запросто могут оказаться подгнившие помидоры или подвядшая зелень. Хотя кажется, что это мелочи, нельзя пускать все на самотек: вы удивитесь, сколько денег теряет ресторан за год на таких потерях. Что касается брака, то здесь важно быть внимательным на приемке и заворачивать весь брак назад поставщику.

Для более точного учета товара на складах и выявления недостач/превышений товара нужно проводить акты списания по товарам/блюдам/заготовкам, если они не пригодны для реализации в торговой точке. Акты списания позволяют выявить причины потерь, усилить внимание и контроль на проблемных позициях.

Как бороться: учитывать всю порчу, которая происходит в точке общепита; не принимать товары с браком или вовремя списывать их; своевременно проводить акты списания по товарам/блюдам/заготовкам, если они не пригодны для реализации в торговой точке.

В следующем нашем материале рассмотрим типовые ошибки пользователей при работе в iiko в области управленческого учета

Автор статьи - Голубева Ольга, руководитель отдела автоматизации и бизнес-тренер

Продолжение темы в следующей статье - Часть 2. Ошибки управленческого учета