Большой брат следит за программистами

Директор веб-студии Lodoss Team рассказал о проблемах учета рабочего времени сотрудников и о задачах, которые стоит решать с помощью этого инструмента.

В своем прошлом материале на VC я упомянул, что в компании мы используем софт для учета рабочего времени сотрудников. Это вызвало большую дискуссию в комментариях, а мнения читателей разделились. В этот раз я хочу подробнее раскрыть тему и объяснить свою точку зрения.

Тайм-трекер — это не маркер патологического недоверия руководства к своим сотрудникам, а инструмент для решения рабочих вопросов. Конечно, как у любого инструмента, у него есть свои достоинства и недостатки. Об этом подробно и поговорим в этой статье.

Разработка ИТ-продуктов всегда сопряжена с рисками, которые приводят к тому, что на проектах случаются переработки сотрудников. Это сверхурочная работа, которую мы оплачиваем в двойном размере. Как узнать сколько времени человек переработал, чтобы честно ему все оплатить? Системно решить эту проблему без использования учета времени довольно тяжело.

У нас был показательный случай. В один день разработчик поработал сверхурочно, а потом, на этой же неделе — серьезно недоработал. В итоге он не выполнил даже нормы, тем не менее ждал премию, так как считал, что перерабатывал. На пальцах не так уж и просто объяснить человеку, что премия в этом случае ему не положена.

Помимо учета переработок, есть и другие задачи, которые удобно решать с помощью таймтрекинга.

Когда компания заключает новый контракт, она берет на себя обязательства: реализовать конкретный набор функциональности к определенному сроку. Ответственность за это несет проджект-менеджер.

Теперь представьте ситуацию: у вас майлстоун продолжительностью два месяца, на пять разработчиков. Периодически менеджер спрашивает: «Ну мы вообще как там, успеваем?». Разработчики хором: «Да, все идет по плану».

Так продолжается до тех пор, пока за пару недель до дедлайна не выяснится, что некоторые вещи, которые казалось бы почти сделаны, нужно полностью переделывать. К тому же выбранный инструмент не полностью справляется с задачей и его нужно менять. Как итог — на завершение работ по майлстоуну требуется еще около месяца.

Менеджер должен использовать инструменты для контроля над ходом работ, а не слепо верить разработчикам. Например, пользоваться багтрекером и сравнивать прогресс со сметой. Но здесь есть несколько тонких моментов.

Во-первых, багтрекер не полностью отражает актуальное состояние задач. Например, некоторые из них могут висеть в прогрессе целую неделю. Сотрудник может просто забыть поменять статус задачи или работать над несколькими проектами одновременно. Во-вторых, задача может пару раз возвращаться на доработку после тестирования.

Тайм-трекер четко показывает на решение какой задачи идет время сотрудника в данный момент. Одновременно используя багтрекер и систему учета времени, проджект-менеджер может легко отслеживать проблемные ситуации на проекте, требующие срочного вмешательства и корректировки.

Например, на 80% завершенная задача, которая изо дня в день не переходит в статус готовой — это сигнал. Возможно разработчик в тупике, и нужно привлечь к решению более опытных товарищей. Может быть закрыть задачу невозможно без реализации другой функциональности, и достаточно просто повысить ее приоритет.

Таких маркеров много, и их отслеживание позволяет решать многие проблемы еще в зародыше. Связка багтрекера, диаграммы Ганта и программы по учету времени дает идеальный результат и позволяет менеджеру иметь актуальную картину состояния проекта.

Для бизнеса важно оценивать и прогнозировать экономическую выгоду от каждого проекта. Существенная часть издержек в IT-проектах идет на оплату трудозатрат разработчиков. После утверждения бюджета на разработку продукта, довольно легко рассчитать промежуток времени в рамках которого работа будет приносить компании прибыль.

Задача менеджера держать проект в этих рамках — это в нашей компании является одним из основных KPI для менеджера, на основе которого выплачиваются квартальные премии. Без тайм-трекера проджект-менеджеру это делать тяжело.

Опыт показывает, что проектные задачи, как правило, недооцениваются исполнителями. Трекер позволяет получить статистику по конкретному разработчику. В среднем оценки специалистов отличаются от реального времени, потраченного на задачу на 30%.

Подобный коэффициент можно рассчитать и на всю команду и учитывать его в работе. Это помогает минимизировать риски не успеть сдать проект в установленный срок.

Не буду отрицать, что инструмент работает и для того, чтобы выявить людей, которые систематически работают меньше положенного. С одной стороны у каждого сотрудника своя продуктивность и за одно и то же время можно сделать разный объем работ.

Но я считаю, что это не повод работать меньше, а должно компенсироваться величиной денежного вознаграждения. Более эффективный работник получает бОльшую материальную компенсацию. Это — не проблема учета рабочего времени.

Представим, что разработчик выполнил запланированный на неделю объем работ и недоработал несколько часов. Что делать в этом случае, не сидеть же два часа без дела? Ответ простой — попросить у менеджера дополнительных задач. Это будет оценено премией, а если подобное будет происходить систематически — такому сотруднику повышается зарплата.

Для некоторых людей, контроль их работы с помощью тайм-трекера категорически неприемлем. Среди них есть и специалисты высокого класса, поэтому счетчик станет для вас дополнительным конкурентным минусом. Будем откровенны, если уровень разработчика значительно выше среднего, то это именно он выбирает компанию, а не она его.

Тайм-трекер — всего лишь один из ограничивающих факторов, есть масса критериев которые могут не подойти конкретному соискателю. Кто-то хочет работать только с ноутбука и не быть привязанным к конкретному месту. Другой не терпит переработок. Третий желает работать только в open space, другому это категорически неприемлемо и так далее. Компания не сможет удовлетворить абсолютно все запросы каждого соискателя, и это нормально.

Любое благое начинание можно испортить перегибами. Современные программы для учета времени снабжены массой возможностей, чтобы следить за действиями сотрудников: от сохранения скринов и посещенных сайтов до снимков с веб-камеры.

Не стоит включать инструмент на полную мощность, только потому, что есть техническая возможность. Нужно понимать, что для кого-то из ваших сотрудников сам факт наличия учета времени, уже может добавить волнения в рабочий процесс, а если включить его на полную, то вообще может привести к стрессу.

Наоборот, следует оставить только то, что действительно необходимо, для решения рабочих процессов. Например, у нас включен только учет времени с 15 минутным интервалом активности и размытые скриншоты экранов. Нам не нужно знать какие сайты посещает сотрудник и читать его переписку.

К сожалению, когда мы вводили учет рабочего времени в этом подразделении, то не объяснили сотрудникам должным образом зачем это делается. Если людям не хватает информации, они придумают все сами и их объяснение будет не особо позитивным.

В данном случае ребята подумали, что им просто не доверяют. Более того решили, что теперь время на то, чтобы отойти от рабочего места выпить чая или обсудить проект с командой не будет учитываться и придется задерживаться и отрабатывать. Поэтому по началу мы получили картину, когда все сидят за компьютерами и не хотят отходить даже для того чтобы помочь своему коллеге.

Мы получили такой результат, хотя, когда начинали внедрять учет рабочего времени, всех познакомили с регламентом работы с тайм-трекером и объяснили, как пользоваться системой. Например, если нужно заниматься рабочими вопросами без компьютера, то надо просто написать тайм-менеджеру постфактум и он добавит время вручную.

Учет рабочего времени в этом отделе мы постарались ввести уже более грамотно. Поговорили индивидуально с разработчиками и объяснили зачем мы это делаем, ответили на их вопросы.

Некоторые опасались, что программа будет делать скрины экрана. Мы их успокоили и сказали, что скрины будут размытыми. Другие считали, что программа будет неправильно учитывать рабочее время. Это возражение сняли тестированием софта. Его результаты показали, что все работает четко. Кто-то боялся, что программа посчитает, что человек целый день сидит в соцсетях, хотя он просто слушает там музыку. Мы решили и этот вопрос

Кстати, были и сотрудники, которые обрадовались нововведению и возможности четко учитывать переработки и получать за них премии. В итоге внедрение тайм-трекинга прошло безболезненно.

Внедрение в работу компании учета рабочего времени сотрудников — это серьезный шаг и нужно четко понимать какие задачи будут решены в результате. Это непопулярная мера, поэтому нужно плотно работать с командой и объяснять зачем это делается и как все будет работать.

Нужно заранее понимать, что даже если все сделать грамотно, некоторые сотрудники все равно не смогут работать по новым правилам и покинут компанию.

Важно понимать, что тайм-трекер — это инструмент, который поможет вам принимать своевременные решения и увеличить прибыль организации. Вы не добьетесь ни того ни другого, если будете использовать его для тотального слежения за сотрудниками.