Бумага vs ЭДО: что удобнее и дешевле
Считаем выгоду на примерах и рассказываем, почему сейчас самое время переходить на электронный документооборот.
В конце марта бумага подорожала в 3-4 раза. По данным РБК, скачок цен произошел после заявления финской химической компании Kemira. Она импортировала в Россию хлорат натрия, необходимый для отбеливания целлюлозы.
Многие российские компании не спешат переходить на ЭДО. Рассказываем, почему электронный документооборот — это не страшно и дешевле бумаги.
Сколько сейчас компании тратят на бумагу
Мы составили примерную схему затрат на бумагу среднестатистической компании. Получилось вот что:
- (B) Количество листов в комплекте документов — 3 шт
- (L) Количество постоянных контрагентов — 30 шт
- (N) Количество отправляемых пакетов документов — 1000 шт
- (P) Стоимость печатного листа — 1,5 ₽
- Стоимость бумаги и скрепок — 0,5 ₽
- Стоимость тонера — 0,5 ₽
- Затраты на электроэнергию — 0,25 ₽
- Амортизация оборудования — 0,25 ₽
- (K) Отправка одного конверта — 25 ₽
Рассчитываем затраты по формуле: N (пакеты документов) х B (листы в комплекте) х P (стоимость печатного листа) +N (пакеты документов) х K (почтовые услуги) = 29 500 ₽.
Запоминаем эту цифру и смотрим, как дела обстоят с электронными документами. Но сначала проведем маленький ликбез.
Что вообще такое ЭДО и как это работает
Электронный документооборот — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.
Что нужно для работы с электронным документооборотом:
1. Купить электронную подпись на руководителя организации.
2. Подключиться к оператору данных.
3. Внедрить систему электронного документооборота, например СБИС.
Сколько будет стоить ЭДО
Возвращаемся к нашим формулам. В среднем по ЭДО отправить пакет документов стоит 4,5 ₽ и нужна лицензия. На них цены по рынку колеблются. Посчитаем на примере СБИС.
Формула: N (пакеты документов) х Стоимость отправки пакета (4,5 ₽) + Годовая лицензия на отправку документов (6000 ₽) = 10 500 ₽ в год.
Итак, на бумажный документооборот мы потратили 29 500 ₽, на ЭДО 10 500 ₽ в год. Экономия 19 000 ₽.
Кстати, сейчас у нас годовая лицензия идет по скидке для малого и среднего бизнеса, поэтому стоит 3000 вместо 6000 ₽ :)
Минусы ЭДО
Будем честными, у каждого процесса есть недостатки. Смотрим, что есть у ЭДО, и что с этим сделать:
- Адаптация. Займет пару недель, а удовольствие от скорости и экономии останется на долгие годы :)
- У разных контрагентов разные операторы. Согласны, но в СБИС с большинством операторов нет роуминга, а с теми, у кого есть, подключаем очень быстро.
- Бумажные документы надежнее. Скорее — привычнее. Мы все не любим выходить из зоны комфорта, но прогресс не стоит на месте, а человеческий фактор при работе с бумажными документами тоже никто не отменял. Тут совет один: не бойтесь, просто попробуйте.
СБИС уже 10 лет является доверенным оператором ЭДО от ФНС. Мы сами обмениваемся электронными документами с десятками контрагентов ежедневно, и ведем кадровый ЭДО по 6500 наших сотрудников. Просто потому что это дешево и удобно. Уходите от бумаги, не теряйте время и автоматизируйте свой бизнес, а мы всегда готовы помочь.
Все уже стараются перейти на ЭДО. За этим будущее!
Где тут ставят лайки? 6 лет внедряю эдо. Это совершенно очевидная технология!
Да уж. Если посмотреть, сколько сейчас стоит бумага...
Сейчас многие компании работают на удаленке и даже расчетные ведомости и другие документы сейчас можно подписать электронно
Если я правильно понял, то для эдо нужно, чтобы контрагент тоже был подключён к этой системе. И если кто - то из них принципиально не хочет подключаться, придётся использовать и эдо и бумажный способ.
Дмитрий, необязательно подключаться к тому же оператору ЭДО. Можно просто настроить роуминг между операторами, все будет работать :)
Ну, так-то сейчас бумагу уже можно за 500 целковых найти. Это если белая. А серая и того дешевле.