Как убрать доступ по ссылке со своих файлов

Мы (компании «ГдеЭтотДом» и «Сэллмор») активно пользуемся инструментами Google, в том числе Google Drive и Google Spreadsheets/Documents. Проблема файлов с открытым доступом по ссылке стояла и раньше, но недавние события сделали ее еще острее.

Часто требуется открыть доступ к файлам клиенту или подрядчику, но у него нет аккаунта в Google (или по каким-то причинам его невозможно узнать). Или просто мешает отсутствие компьютерной грамотности менеджера. Или закрутились и забыли. В общем, в итоге на Диске компании остаются лежать файлы с доступом по ссылке.

К сожалению, Google не позволяет искать такие документы штатными средствами. Из известных мне готовых инструментов упоминания достоен сервис whohasaccess. Он довольно удобен для небольших объемов, так как выдает картину в целом - кто из пользователей имеет доступ к вашим файлам. Если Диск сильно разросся, то пользоваться уже не так комфортно.

Какие еще варианты? На самом деле в API Google Drive есть возможность фильтровать документы по уровню доступа, параметр visibility. Остается прикрутить его без лишних усилий - через связку Google Spreadsheet + Google Script. На выходе получаем простенький документ.

Так как табличка открыта только для чтения, необходимо сперва создать ее копию (скрипт тоже скопируется). После этого останется запустить скрипт (через меню GDrive) или через редактор скриптов (для опытных пользователей). Выберите аккаунт Google, подтвердите доступ - и ждите, пока соберется список файлов в отдельной вкладке.

К сожалению, на больших объемах могут возникать проблемы, скрипт просто падает по таймауту. Для таких случаев есть возможность выдергивать поиск с ограничением по 50 файлов. Собрали список - обработали - запустили следующую итерацию.

PS. Параноики могут открыть редактор скриптов и убедиться, что никакие данные не воруются, все предельно просто и понятно. В крайнем случае просто используйте данный скрипт для того, чтобы собрать свой собственный безопасный вариант.