Мои правила эффективности: работа с задачами, проектами, книгами и заметками

Что я понял об эффективности за пять лет.

Самая важная вещь, которую я понял, проверив на себе десятки методик повышения эффективности: то, что ты делаешь, гораздо важнее того, когда и как. Без понимания этой вещи применение даже самых изощрённых техник ничего вам не даст.

Нет ничего хуже, чем максимально эффективно выполнять никому не нужную работу.

Поэтому прежде чем включать таймер Pomodoro, нужно для себя определить, какие вещи принесут вам наибольший результат. И уже после этого пытаться делать их эффективнее.

Ниже я поделюсь техниками, которые помогают мне успевать: выполнять основную работу и заниматься личными проектами, не жертвуя спортом, чтением и сном.

На протяжении последних пяти лет я перепробовал следующие программы по управлению задачами: Todoist, Wunderlist, Google Tasks, Trello, Clear, Reminders, Microsoft To-Do, MinimaList, Any.do, Asana.

Как вы понимаете, ни одна из них мне на 100% не подошла. В итоге я решил попробовать (с первого взгляда непривлекательный) Google Keep и уже более полугода он является моим основным хабом для организации задач, заметок и идей.

Google Keep работает по принципу клейких листов Post-it. Каждый список задач, заметка или идея прикрепляется на общую доску, благодаря чему в моём поле зрения находится вся информация (мне не приходится переключаться между вкладками, как в большинстве приложений).

Мой Google Keep состоит из трёх типов контента:

• списки задач (текущие проекты, списки будущих заметок, статей или книг на прочтение);
• мысли, которые я хочу обдумать в ближайшие дни;
• цитаты и идеи из книг, которые сообщают что-либо важное, либо то, о чём я не хочу забывать.

Google Keep позволяет из любого «листка» сделать напоминание, но я предпочитаю наговаривать их Siri. Это намного быстрее и не требует переключения между вкладками или включения телефона (Siri активируется по голосу на iPhone и Apple Watch).

Практически все книги я читаю в iBooks на iPhone 7+, так как телефон позволяет использовать любую возникшую паузу с пользой. Вторая причина — возможность экспортировать заметки на почту, после чего, я, сортируя по темам, переношу их в отдельную папку «📚 Идеи» в программе Apple Notes на ноутбуке. Сейчас у меня около 50 заметок, в каждой из которых находятся ключевые идеи из прочитанных книг.

Толковые книги в которых затрагивается тема эффективности:

• «Rework. Бизнес без предрассудков» — Джейсон Фрайд и Дэвид Хайнемайер Хенссон;
• «Как работать по 4 часа в неделю» — Тим Феррис;
• «Жизнь на полной мощности» — Джим Лоэр и Тони Шварц;
• «Эссенциализм. Путь к простоте» — Грег МакКеон;
• «Мой продуктивный год» — Крис Бейли.

Нашему мозгу требуется время, чтобы вникнуть в задачу и начать выполнять её максимально эффективно (что называют состоянием «потока»), поэтому любое отвлечение или переключение между различными видами деятельность замедляет работу.

Чтобы избежать подобных проблем, я начал делить свой день на блоки по проектам и типам деятельности. Покажу, как это работает на примере одного дня.

С 8 до 16 часов я работал над нашим стартапом, а по приезду домой два часа помогал с презентацией коллегам с прошлого проекта. После этого я отправился на тренировку, а с 21:00 писал черновик этой статьи. В итоге мой рабочий день без переключений разбился на несколько видов деятельности: дизайн, спорт и писательство.

Внутри каждого блока я делаю паузы, в зависимости от увлеченности делом. Обычно это примерно 40 минут работы и 15 минут перерыва. В районе 10–11 часов я могу пойти в ближайшее кафе, чтобы слегка отвлечься.

По пути на работу и обратно домой я набрасываю черновики для будущих заметок или читаю (сейчас это «Как чашка за чашкой строилась Starbucks»).

Я люблю кофе и регулярно выпиваю по три–четыре чашки в день, особенно перед работой, спортом и написанием статей. Но кофе может навредить, если вы превысите индивидуальную норму или не позаботитесь о правильном питании. В этом случае неизбежно снижение эффективности, потеря фокуса и, возможно, даже раздражительность.

Главный урок, который я усвоил за несколько лет экспериментов с питанием, — при спаде энергии задаться вопросом, из-за чего возникла усталость: от недостатка питательных веществ или от продолжительной работы?

Исходя из этого, выбирайте, каким образом стоит взбодриться: сделать перерыв, выйти на прогулку, перекусить или всё-таки выпить кофе. Если вашему организму будет недоставать углеводов, а вы предпочтёте кофе, то вас неизбежно ждёт энергетический спад. Будьте разумны.

Я не читаю ленты соцсетей, за исключением Instagram, так как только в нём я могу контролировать источники получаемого контента.

Несколько раз в неделю я открываю приложение Facebook и просматриваю пару верхних публикаций, чтобы не пропустить интересное мероприятие или новость.

Ленту Facebook в браузере я отключил, используя расширение “News Feed Eradicator”. Чтобы не пропустить публикации интересных людей, я включил уведомления на их обновления (очень удобная функция, если ты не хочешь терять время на просмотр ленты).

Новости технологий и бизнеса я получаю из Telegram-канала vc.ru, новости дизайна от Юрия Ветрова. Массовые новости я игнорирую.

Чтобы расширять кругозор, изредка покупаю журнал Esquire, GQ, Men’s Health или AD (Architectural digest). Последний, кстати, в профессиональном плане будет полезен и дизайнеру интерфейсов.

Статьи я читаю редко, так как большинство из них бесполезны по двум причинам:

• автор пересказывает мысли из прочитанных книг, коих я прочитал достаточно;
• советы автора применимы лишь в его ситуации.

Уведомления на всех приложениях у меня отключены, за исключением мессенджеров, которыми пользуются близкие. Это сделано для того, чтобы случайный лайк в Facebook не оторвал меня от важного дела (а любое дело важнее этого).

Несколько раз в день я открываю приложения, проверяю уведомления и отвечаю на сообщения. Из-за отсутствия уведомлений я ещё ни разу ничего важного в своей жизни не упустил.

Для работы с почтой я использую Inbox от Google. Он хорошо синхронизируется с Google Keep и позволяет сохранить любую ссылку или публикацию по нажатию кнопки Share (раньше я отправлял интересные ссылки себе на почту, Google это поняла и упростила процесс).

Сообщения я набираю в основном голосом, который Apple любезно переводит в текст. Голосовые сообщения не использую, так как не знаю, в каком контексте находится собеседник. Помимо этого, я ценю его время и стараюсь отредактировать сообщение таким образом, чтобы оно лучше отражало суть моего послания.

Чем профессиональней и популярней ты становишься, тем больше людей хотят с тобой работать. Сначала это тебя радует, и ты не думаешь о том, чтобы кому-либо отказать, но спустя какое-то время ты понимаешь, что лучше было бы пренебречь новым проектом или встречей ради чего-то личного. И пускай сегодня ты потеряешь в доходе, но спустя время эти усилия окупят себя.

Главная метрика, за которой я стараюсь следить, — это прогресс в каждом деле, которым я занимаюсь (развитие компании, чтение, писательство, спорт).

И не важно, сколько сейчас времени и насколько я устал. В конце недели не так важно, как вы себя чувствовали. Важно лишь то, что вы сделали. Именно таким образом, шаг за шагом и покоряются большие цели. Не резкими рывками, возникшими от мотивационного заряда, а регулярной работой на пути к чему-то большему, чем ты сам.

Спасибо за прочтение.

Буду рад, если поделитесь вашими любимыми книгами, приложениями, привычками и методами повышения эффективности.

#инструменты