Автоматизация бизнес-процессов: опыт «Брилль Cafe»

Автоматизация экономической деятельности давно перестала ассоциироваться только с промышленным производством. Оптимизация на базе компьютерных технологий затронула самые разные бизнес-процессы – от продаж до бухгалтерии и стратегического планирования. О своем опыте внедрения современных программно-аппаратных решений рассказал руководитель компании «Брилль Cafe» Антон Акифьев. Он занимается обжаркой кофе на собственном оборудовании и продажей готовых купажей и моносортов. Кроме того, предприятие Акифьева впервые в России стало выпускать кофейные капсулы – инновационный для нашего рынка продукт. В капсулах вкус натурального кофе совмещен с такими же скоростью и удобством приготовления, как у растворимого.

Как считает Антон Акифьев, тема автоматизации очень важна, т.к. это помогает избежать ошибок, сократить издержки, а также способствует принятию правильных и своевременных управленческих решений.

- Наша компания, наверное, не самый яркий пример в данном вопросе, т.к. мы не являемся глобальной корпорацией, но все-таки многие бизнес-процессы стараемся автоматизировать, начиная от производственных и заканчивая отношениями с клиентами, - рассказал основатель «Брилль Cafe».

Завод «Брилль Cafe» в Тульской области, оснащенный импортным оборудованием выпускающий десятки тонн кофейных зерен – высоко автоматизированное подразделение компании. Об этом говорит тот факт, что на нем работает совсем немного персонала (общая численность сотрудников Брилль Cafe – 40 человек, значительная часть из них трудится в офисе).

Как рассказал Антон Акифьев, ростер (электроприбор для обжарки кофе) управляется с помощью специализированного ПО, которое позволяет минимизировать человеческий фактор. Оператор задает нужный профиль обжарки, а система контролирует продолжительность процесса, температуру и другие параметры, установленные технологами.

- Профилей обжарки достаточно много, т.к. они адаптированы под разные смеси, зеленый кофе из разных стран и даже конкретные номера партий «зеленки», - делится руководитель технологическими подробностями.

На заводе внедрена электронная платформа, отвечающая за приемку сырья и выявляющая перевесы и дефекты. В ее функции также входит обработка, упаковка и контроль выхода готовой продукции. Перед глазами руководства – полная информация о количестве отходов, времени производства той или иной партии кофе, количестве задействованных сотрудников.

- Это позволяет получать данные о реальной себестоимости товара. В случае кофейного производства – она каждый день разная, в зависимости от конкретной партии зеленого кофе, курса доллара (зеленый кофе – валютный товар), процента дефектов в «зеленке», отходов упаковки из-за «капризов» оборудования, и даже погоды. Влажность и температура влияют на процент ужарки кофе в конкретной партии, - объясняет Антон Акифьев.

После начала сотрудничества с X5 Retail компания «Брилль Cafe» установили дополнительный модуль, который по номеру партии дает возможность отследить весь путь, который проделала конкретная пачка кофе: происхождение «зеленки» и упаковки, день производства и даже имена сотрудников, работавших в ту смену.

- Это необходимо в случае претензия от клиентов, чтобы можно было «отмотать назад» и найти причину проблемы и исполнителя, - рассказал руководитель.

При осуществлении продаж менеджеры фирмы-обжарщика пользуются популярной CRM-системой 1C:Битрикс.

- Система позволяет отслеживать работу как с потенциальными, так и действующими клиентами, – описывает возможности программы Антон Акифьев, - Воронка продаж, карточка предприятия, в которой мы фиксируем все, что знаем о клиенте – от штата и клиентской базы в своем регионе до ассортиментной матрицы и доле продаж нашего продукта в их портфеле. На основе истории оборота формируем специальные бонусы. Это позволяет принимать правильные управленческие решения для стимулирования количественной и качественной дистрибьюции с партнерами.

На интернет-сайте zakazcoffee.ru, с помощью которого «Брилль Cafe» продает продукцию физлицам, также внедрено закрытое программное решение с модулями – одна из стандартных Customer Relationship Management, работающая с заказами. В ней отображается время приема заказа, его стоимость, дата и время доставки. CRM-система позволяет вызвать курьера и проверить наличие конкретного вида кофе на складе. Текущее состояние заказа отслеживает онлайн-трекер. По словам Антона Акифьева, инструмент дает возможность не только четко и профессионально обслуживать клиентов, но и проводить анализ этой работы. Главной пользой от программы бизнесмен считает то, что с ее помощью можно повышать лояльность покупателей.

- Самое интересное, что мы установили на сайт – это сбор данных о пользователях. Если человек, зашедший на сайт, совершил какое-то действие, например, оставил e-mail, то мы можем тут же посмотреть все его другие действия на сайте – какие страницы он посещал, какие товары выбирал, что набирал в корзину и т.д. – рассказывает руководитель «Брилль Cafe».

Программным путем автоматически собираются открытые данные о посетителе из соцсетей. По словам Антона Акифьева, это «сильный маркетинговый инструмент», который помогает менеджерам моментально делать специальные предложения, исходя из того, как пользователь вел себя на сайте, посещал ли его ранее, и какую информацию он размещает на своей странице. Менеджеры по-разному могут обратиться к мужчинам и женщинам, молодежи и людям средних лет. Учитывается предполагаемый социальный статус человека, оценивается его потенциальная платежеспособность. Если у клиента или членов его семьи скоро какое-то важное событие – это повод, например, приобрести в подарок эксклюзивный кофе или кофемашину. Многие откликаются на предложения, которые попадают «в точку».При этом они получают существенную скидку и начинают лучше относиться к сервису.

В управленческой отчетности «Брилль Cafe» без автоматизации, разумеется, также не обойтись. Со всех подразделений компании данные аккумулируются в единую управленческую учетную систему, которая анализирует эффективность работы сотрудников, все материалы, продукты и финансы.

- Информация при необходимости разделяется по проектам. Капсулы «Брилль» - это одно, зерновой кофе - другое, наша новая марка «Армия России» - третье. По конкретным клиентам можно сразу понять, насколько они прибыльны. Система позволяет помимо бухгалтерских бумаг формировать управленческие документы в разрезе очень простых отчетов – о прибыли и убытках, движении денежных средств, - рассказывает Антон Акифьев.

По словам предпринимателя, благодаря системе собственник компании получает полное представление о происходящем на предприятии. Кроме того, собранные данные позволяют говорить с банками и инвесторами «на одном языке». Привлеченные на стороне средства, в свою очередь, направляются на финансирование тех или иных перспективных проектов.