Управление сервисной IT-компанией: готовый набор рекомендаций для учета времени сотрудников

23 июня IT-кластер ARDA провел презентацию первого релиза отраслевого стандарта для компаний, работающих по аутстаффинг-модели. Релиз посвящен учету рабочего времени сотрудников. В рамках презентации состоялась панельная дискуссия с участием экспертов рынка заказной разработки. В этом материале собраны ключевые тезисы из обсуждения.

Независимо от того, по какому формату работает компания, аутсорсинг или аутстаффинг, учет времени работы сотрудников — отправная точка для расчета всех показателей. С этими данными можно оценить эффективность производства, рассчитать рентабельность по отдельным сотрудникам или проектам.

В основе учета находится документ, который принято называть таймшит или журнал учета рабочего времени — это таблица, которая отображает, сколько времени потратил сотрудник на свои задачи за определенный период.

Все аутсорсинговые компании в том или ином виде ведут такую отчетность. Одним это помогает отслеживать время выполнения проектов, их себестоимость и прибыль, другим — рассчитывать выручку на сотрудника и принимать решение о размере зарплаты или ценообразовании ставок.

При классическом аутсорсинге заказчик платит за результат, а в аутстаффинге за процесс, поэтому индустрии нужны стандарты оказания услуги.

Стандарт — это готовый набор рекомендаций, направленный в первую очередь на компании, которые только планируют запустить у себя аутстаффинг, но также могут быть полезны и тем, кто давно практикует такой формат услуги.

В стандартизации форм производственной отчетности не было острой нужды, пока таймшиты оставались внутренним документом, недоступным клиенту. В случае работы по аутстаффинг-модели и оплаты за фактически затраченное время, журналы учета времени стали одним из главных инструментов взаимодействия с заказчиком.

Сейчас у каждой организации свой подход к ведению, оформлению и предоставлению отчетности, что путает заказчиков, особенно, если приходится одновременно контрактовать сразу с несколькими поставщиками. Приближенные к единому стандарту отчеты помогли бы снизить административную нагрузку на заказчика и сократить сроки согласования оплат.

Во время кризиса стандартизация услуги особенно актуальна, так как среди заказчиков наблюдается тенденция возврата к классическому проектному аутсорсингу, падения спроса на аренду и специалистов и выбора в пользу найма штатных сотрудников.

В условиях объединенного рынка с понятными подходами к оказанию услуги и прозрачными схемами работы, аутстаффинг приобретет большую популярность среди клиентов.

Релиз 1.0 включает в себя набор из восьми документов, которые охватывают следующие темы:

Стандарт доступен всем членам ассоциации. Участие бесплатное, подробнее о порядке вступления можно прочитать здесь.
Это первая версия, и участники могут вносить свои предложения по доработке и улучшению документов стандарта или стать полноценными контрибьюторами.

Презентация стандарта прошла в формате панельной дискуссии. Модератором выступил руководитель кластера Артем Салютин, CBDO Work Solutions. Далее приведем основные тезисы и цитаты экспертов-участников.

Сотрудники нормально относятся к необходимости учета времени по задачам. С теми, кто не понимает, зачем это нужно, рекомендуется вести планомерную работу.

Несмотря на важность учета часов, слишком строгий контроль не рекомендуется. Если на стороне клиента используется bossware для слежения за активными окнами, нажатиями клавиатуры и скриншотами экрана, это повод отказаться от работы с клиентом, так как многие разработчики не выдерживают психологического давления и увольняются.

Если компания совмещает аутсорсинг и аутстаффинг, то важно предъявлять похожие требования к специалистам, чтобы не возникало неравных условий, в которых одним разработчикам приходится нести бремя ответственности за свои оценки, а другим нет. Несмотря на то, что аутстаффинг предлагает более комфортные условия работы для программиста, эффективность работы все равно отслеживается, и нужно успевать выполнять запланированные работы по спринтам или вехам.

Зарплата программистов, которые работают в штате на полный день, почти не зависит от фактической выработки. Премии и штрафы — это больше вопрос стиля управления компанией, но в целом депремирования вводить не рекомендуется.

Если сотрудник устроен по ГПХ или как ИП, то выплаты производятся согласно закрытым часам. В аутстаффинге такие формы найма не рекомендуются.

Все компании ведут двойной учет времени — время вносится как в систему заказчика, так и во внутреннюю систему исполнителя. Это позволяет решать спорные вопросы, отслеживать несогласованные переработки и иметь резервную копию данных по затраченным часам.

Для упрощения согласований в журнал учета времени следуют включать максимальную детализацию по задачам. В случае разногласий это помогает восстановить контекст и мотивировать временные затраты. Для детализации можно использовать декомпозицию задач, которую прислала сторона заказчика, или внедрить правило декомпозиции внутри. В идеале шаг для задачи — четыре часа.

При аутстаффинге к оплате выставляется по восемь часов за каждый рабочий день. Если программисты отвлекаются, то они либо дорабатывают позже, либо эти часы вычитаются из месячного отчета.

К оплате выставляется все время, в том числе затраченное на операционные задачи и коммуникации с командой клиента, на звонки и общение с командой может уходить до 20 часов в неделю. По договоренности с клиентом в закрывающих документах это время можно распределять по задачам, чтобы не вызвать вопросов у бухгалтерии.

Если один проект закончился, а другого еще нет, и сотрудник остается на бенче, то важно иметь внутренние задачи или программу обучения, чтобы можно было занять специалиста. Для таких задач тоже важно вести учет времени.

Для административного персонала (HR/Sales) важны KPI, а не часы, но некоторые роли, такие как менеджеры проектов, могут также логировать свое время в задачи, и это время по договоренности с клиентом может выставляться в счет.

Требования к виду таймшитов могут отличаться в зависимости от индивидуальных пожеланий клиента, но в большинстве случаев стандартный отчеты содержат похожую структуру.

В планах на 2022 представить еще два релиза: