Что хорошего в том, что от вас ушел сотрудник

Предприниматель Полина Радченко рассказала изданию Profit банка «Ак Барс» о плюсах потери кадров, своем опыте по выстраиванию системы подбора, удержании сотрудников.

Несколько лет назад у меня была сотрудница, которая ушла. Искать и организовывать зарубежные образовательные программы для детей и взрослых пришлось полностью самой.

Тогда казалось, что это катастрофа: мы вложили в человека время, деньги и силы, обучали, платили зарплату — и все зря. Сейчас я уверена, что из-за своевременного ухода сотрудника выросли и компания, и я как управленец. Вот что мне удалось сделать после ухода сотрудника.

Иногда люди уходят потому, что хотят попробовать себя в чем-то другом, а иногда — из-за того, что им плохо на работе. Моей сотруднице было плохо: я проанализировала почему, и изменила свое представление о системе управления персоналом.

Обычно говорят о двух видах мотивации:

Из-за неопытности я игнорировала важность нематериальной мотивации и думала, что денег достаточно, чтобы сотруднику было комфортно.

С новой сотрудницей я учусь держать баланс и мотивировать не только денежными бонусами. Например, хвалить и благодарить, но не перехваливать; давать ей возможность сообщить радостную новость клиенту, сделать что-то новое самой и поделиться результатами.

С этим у меня все еще бывают проблемы: взвалить все на себя, потом вспомнить, что есть сотрудник, взвалить все на него. Или попросить что-то сделать и забыть проконтролировать.

С новым сотрудником мы пробовали разные способы распределения дел и контроля за их выполнением, остановились на Trello. Мне нравится, что все хранится в одном месте, я ничего не забываю. Программа предупреждает, когда что-то «горит». Так выглядит наш рабочий процесс:

Конечно, у нас бывают перекосы и перегрузы, но это связано с сезонностью бизнеса.

Система работы с персоналом разная в каждой компании — только вы знаете, что работает в вашем случае. Разговаривайте с сотрудниками: интересуйтесь, как они себя чувствуют, все ли их устраивает. Как и везде, нужен баланс. Но если человек не на своем месте, то никакая мотивация не поможет — отпускайте.

Из-за того что моей помощнице было некомфортно, она выполняла свою работу плохо, а это отпугивало клиентов. В результате компания теряла в прибыли и в имидже. Вскоре после ухода сотрудницы клиентов стало больше, и работа улучшилась. Сотрудник — это ресурс, который помогает развивать бизнес, а не тянет его вниз.

Когда я нанимала нового человека, то уже знала, чего от него хочу. Написала объявление, получила 20 откликов, отобрала пять человек, после интервью осталось два кандидата. Работу получила более зрелая как личность девушка с опытом участия в международной программе.

Если бы не ушла предыдущая работница, не знаю, когда бы я встретила хорошую сотрудницу, которую через полгода спокойно оставляла одну в офисе. Воспользуйтесь чьим-то уходом как возможностью встретить нужного человека.

Когда много делегируешь, то забываешь о том, как работает конкретный процесс. Или не знаешь о новинках с технической стороны. Если сотрудник ушел, а выполнять его работу некому, можно попробовать самому. Прокачка мозга никому не повредит. Главное — следить за балансом и не делать чужую работу, чтобы не перегореть.

Например, в обязанности моей сотрудницы входило оформление студенческих виз J-1 в США. Я научила ее, а сама ни разу за полгода этого не делала. После ухода работника мне пришлось вернуться к этой задаче. Когда я открыла визовую анкету, то поняла, что половина изменилась, а половину я забыла. Постепенно я вспомнила и изучила все детали оформления визы. На десятой анкете стало легко.

Эта ситуация помогла мне понять, что возвращение к забытым задачам облегчает понимание процесса изнутри. Например, сейчас я знаю точно, сколько времени занимает подготовка документов на визу J-1 в США, могу более-менее объективно планировать рабочий процесс с новой сотрудницей.

Если у вас есть свободная минутка, попробуйте поработать с задачей ушедшего сотрудника. Даже если вы не будете делать это всегда, знание процесса изнутри облегчит работу. Если кто-то заболеет или уйдет в отпуск, вы всегда можете сесть на место сотрудника и выполнить его задачу, чтобы компания ничего не потеряла.

Если нагрузка позволяет, то работу ушедшего сотрудника можно распределить между оставшимися людьми и сэкономить на зарплате, взносах в фонды и других расходах.

Моя сотрудница ушла в кризис. Сначала я переживала, но потом поняла, что могу финансово облегчить дела компании. В целом ежемесячные издержки бизнеса у нас небольшие: зарплаты, связь, аренда. Помимо этого, несколько раз в год мы проводим промопрезентации и международный экзамен по английскому языку. Несмотря на поддержку головной компании, свои вложения тоже нужны.

Я «копила» зарплату ушедшего сотрудника для таких мероприятий — в основном на рекламу и небольшие инициативы. Например, в прошлом году на презентацию о Канаде мы заказали у кондитера имбирное печенье с канадским флагом. В другой раз сделали новый красивый баннер с логотипом компании для мероприятий.

В нашем случае свободные деньги пошли на имиджевую рекламу и формирование лояльного отношения к компании, потому что для нас очень важно показать присутствие человека в бизнесе — человека, который помогает другому человеку, а не просто продает услугу организации.

Уход сотрудника — это повод задуматься о том, что можно улучшить в бизнесе, в себе как управленце. Даже если вы уволили человека по его вине, в таких ситуациях тоже много пользы. Любой бизнес — это регулярный выбор, потому что мир меняется: люди уходят, арендатор продает площадь, государство меняет правила налоговой дисциплины.

Меня вдохновляют лидеры, которые не только добиваются измеримого результата, но и остаются авторитетом у подчиненных, — человеком, к которому приходят за советом, не боясь гнева, отказа или увольнения.

Чтобы стать таким руководителем, нужно учиться. Хорошо, когда есть наставник или опытный друг-предприниматель, который может научить. Если советоваться не с кем, можно приходить общаться в клубы, на мероприятия для предпринимателей, они есть и в соцсетях, и в офлайне.

Был период, когда я зачитывалась книгами по управлению, но после прочтения нескольких кажется, что все они одинаковые. Если я читаю такие пособия, то стараюсь подкреплять их тезисы практикой: опробовать теорию в своем деле, спросить у других предпринимателей, было ли у них так, найти реальный случай в мировой практике. Что-то оказывается бесполезным, а что-то отлично приживается.