Обезьяны: пять историй о том, как предприниматель мешает своему бизнесу

Я 15 лет работаю с предпринимателями, часто встречаю ребят, которые работают по 12 часов в сутки, делая кучу важной работы: стоят у прилавка, занимаются маркетингом, ищут сотрудников, контролируют отчеты.

Отвечают на звонки партнеров, подрядчиков, возятся с инвентаризацией, разбирают бардак в документах. Я зову такую работу «обезьяньей». Во времена, когда телефоны умеют копировать проверочный код из SMS и вставлять его в приложение, возиться над такими задачами не очень рационально.

Если при этом они работают над стратегическим развитием бизнеса, никто бы и слова не сказал, но какая тут аналитика или стратегия, когда на жену с детьми времени не остается?

Когда занимаешься не теми делами
Когда занимаешься не теми делами

Работает честно, но без бумаг

Маленькая компания по производству сувенирной продукции в Архангельске. Руководитель занимается бизнесом уже четыре года, знает лично поставщиков и покупателей. Отгрузки товаров делал без документов. На вопрос почему так, ответил мне: «Я всех лично знаю, по-пацански решим».

Гром среди ясного неба грянул с обращением крупного закупщика из Москвы. Контракт на 300 тысяч рублей, стопроцентный аванс, поставка без документов — все довольны. Проходит год и у закупщика меняется руководство. Оно поднимает взаиморасчеты и находит оплаченный аванс, не закрытый документами. Естественно, просят вернуть 300 тысяч рублей. С крупной компанией по-пацански не решишь — «Без бумажки ты букашка».

Проблем можно было бы избежать, если был бы настроен четкий процесс: условия, документы, выполнение обязательств, фиксирование, закрывающие документы
Проблем можно было бы избежать, если был бы настроен четкий процесс: условия, документы, выполнение обязательств, фиксирование, закрывающие документы

Хранит всё в голове

Рекламное бюро в Новосибирске занимается изготовлением и размещением рекламных конструкций. Предприниматель разбирается в рекламе и продажах, а вот в учете не разбирается. Все заказы, обязательства, задачи записывают на стикерах и лепят на дверь.

Когда летом жарко — открывают окна и часть заказов улетает на север вместе с перелетными птицами (без шуток, часть стикеров реально улетала в окно). Бывает так, что менеджер забыл передать детали заказа, то забыл куда записывал, то записывал не совсем точно.

Как результат:

  • Портится репутация толковых в общем-то ребят — клиенты, чьи заказы «улетели», рекомендуют обходить их бюро стороной.
  • В дебиторке скопилась годовая зарплата директора (это выяснилось, когда стали приводить в порядок взаиморасчеты).
  • Бесконтрольно растут долги поставщикам. Из-за этого периодически встает работа по контрактам до погашения, а руководитель носится по городу, чтобы одолжить полтинничек.
Регламенты и внятная система управления заказами, конечно, могут быть в тетрадке, но это будет экономией на спичках
Регламенты и внятная система управления заказами, конечно, могут быть в тетрадке, но это будет экономией на спичках

Фанат Excel-табличек

Консалтинговая группа помогает клиентам управлять финансами. Бизнес идет в гору, растет количество заказчиков и процессов. Финансовая модель у компании — конфетка.

А вот управленческий учет ведется в разных таблицах Excel. В одной касса, в другой управленческий баланс, в третьей взаиморасчеты, в четвертой продажи, а еще зарплаты и так далее. Когда бизнес маленький, так можно, какая разница куда записывать троих клиентов?

Но как только количество клиентов растет или бизнес-процессы усложняются, то усложняется и цепочка: поступил платёж — его надо занести в три таблицы, если у сотрудника плохое настроение, в таблицу попадёт опечатка, эта ошибка повлияет на дальнейшую арифметику, потом придётся её искать, возможно, даже несколько дней, да и само ведение табличек может занимать много времени.

Нашим героям помогло комплексное решение — «1С», в котором один раз вносишь документ, а все движения по кассам, балансам, взаиморасчетам делаются автоматически. Скорость работы выше, вероятность ошибок снижена, отчеты информативнее и создаются автоматически.

Если посчитать хотя бы трудозатраты всех менеджеров, такая автоматизация окупается за полгода.

Смотрите: обезьяний труд съедает до 20% рабочего времени сотрудников небольшого юридического бюро. В компании работают два менеджера с зарплатой 50 тысяч рублей. Итого потери составляют 50*2*20% = 20 тысяч рублей в месяц. Чтобы автоматизировать похожий участок, понадобится вложить примерно 150 тысяч рублей. Это значит, что по оптимистичным прогнозам — автоматизация окупится за 150/20 = 7,5 месяцев.

Не обязательно использовать всю автоматизацию, которая существует, но если есть процессы, в которых ошибка сильно влияет на бизнес, возможно стоит их исключить и доверить работу роботам
Не обязательно использовать всю автоматизацию, которая существует, но если есть процессы, в которых ошибка сильно влияет на бизнес, возможно стоит их исключить и доверить работу роботам

Работаю как в тумане

Классные ребята изобрели крутой пневмоэлемент для подвески легковых автомобилей и начали его поставлять по всей стране. Бизнес резко пошел в гору, а порядок в учете ТМЦ не пошел — как был, так и остался на месте.

Теперь непонимание остатков на складах, товаров в заказе, комплектов тянут назад финансовые отчеты, так как невозможно свести баланс компании, понять какие оборотные средства вовлечены, какова себестоимость различных заказов.

Невозможность управлять финансами не позволяет масштабировать компанию. Хорошо, что грамотный руководитель вовремя заметил ошибку и поставил фокус на постановке учета товаров — через пару недель сможет вернуться к плану захвата международного рынка.

Обезьяны: пять историй о том, как предприниматель мешает своему бизнесу

Хаос в финансах неизвестных размеров

Торговая компания стала подозревать, что может выдавить из своих поставщиков хорошие скидки на объеме. Так как в компании разные менеджеры заказывали часто, но понемногу — поставщик не спешил со скидками. А ведь оборот уже перевалил за миллион в месяц.

Когда привели в порядок кредиторку и увидели общие взаиморасчеты, у руководителя появились веские аргументы для переговоров.

Уход клиентов вместе с сотрудником

Когда компания возлагает на менеджера слишком много ответственности и обязанностей, ценность такого человека растет. Он близко знает многих покупателей, контролирует вручную бизнес-процессы, ведет взаиморасчеты. Остап Бендер говорил: «У меня есть все основания полагать, что я один справлюсь с вашим делом».

К сожалению, за свою карьеру я наслушался историй, когда менеджер уходил вместе с базой покупателей и создавал рядом такую же компанию, только дешевле. А вот историй, когда автоматизированный процесс сбежал от владельца, — слышать не приходилось.

Чем больше процессов заменены автоматами, чем большую ценность покупатель видит в вашем интерфейсе, а не в менеджере — тем меньше шанс, что этот любовный треугольник замкнется без вас.

Обезьяны: пять историй о том, как предприниматель мешает своему бизнесу

Проблемы случаются сплошь и рядом, естественно, они тормозят развитие бизнеса. Хотя часто решение лежит на поверхности, а ещё чаще все эти проблемы легко выявить ещё до того, как эти проблемы наступают. Все эти проблемы возникают лишь на определенных этапах развития бизнеса.

Если вы можете определить на каком этапе вы находитесь, то можете предсказать и проблему, а значит, заблаговременно решить эти проблемы, пока они не выродились в патологию.

P.S. Если статья вам понравится, напишу статью с разбором этапов бизнеса, на каком этапе развития находится бизнес и какие у него могут быть проблемы

135135
75 комментариев

Пиши, интересно. Тот случай, когда пилотный пост удался))

26
Ответить

Фанат Excel-табличек

Нашим героям помогло комплексное решение — «1С», в котором один раз вносишь документ, а все движения по кассам, балансам, взаиморасчетам делаются автоматически. Скорость работы выше, вероятность ошибок снижена, отчеты информативнее и создаются автоматически.


Может кто посоветовать хороший сервис, а не эту хуету 1С?

9
Ответить

Суть: нужно уметь конвертировать инциденты в проблемы.

Пример. Инцидент: неверно вбили цифру в одну из трёх табличек. Проблема: синхронизация табличек не автоматизирована.

Подводный камень: в какой момент целесообразно перейти от устранения инцидентов к решению более общей проблемы? Ответ неочевиден.

Если инциденты не конвертировать в проблемы, зароешься в инцидентах. Если конвертировать всё подряд - раззоришься на автоматизации.

Как всегда нужен баланс. 3 инцидента не достойны внимания. Десятки и сотни - пора конвертировать в более общую проблему и решать её.

Серебряной пули нет.

15
Ответить

Кстати, «нормальный» Эксель может очень многое и синхронизация цифр в табличках не проблема. Опять же люди не умеют его готовить. Читал о случаях, когда люди вбивали данные в табличку, складывали их на калькуляторе и потом вбивали итог внизу. То, что Эксель — это несколько больше, чем «табличка», и умеет как минимум в сложение, было для них большим открытием.
Помню, когда работал в системном интеграторе, компания Avaya такие шаблоны сборки АТС в Экселе присылала — заглядение. Да что там, люди вон «Кто хочет стать миллионером?» для Экселя написали в своё время.

11
Ответить

Хоть и занимаюсь автоматизацией 15 лет, но полностью с вами согласен!!
Автоматизировать все подряд и непойми зачем — абсолютно лишнее!

Сначала надо разобраться, что этот процесс или результат доставляет неудобство.
Потом из чего он состоит и как мог бы выглядеть
Потом делегировать/утилизировать/автоматизировать

3
Ответить

вообще, внедрение ISO должно решить проблему

Ответить

Вангую, в следующей статье будет "Как все эти вопросы решает %CRMNAME%".

16
Ответить