Зачем айтишникам нужна стратсессия: опыт компании Creative

Всем привет! На связи Наталья, HRD компании Creative. Сегодня я хочу рассказать о том, зачем каждые полгода мы на два дня уезжаем с коллегами в лес или в другой город, чтобы как следует поработать. Речь пойдёт о стратсессии – инструменте, который при правильном применении здорово помогает в планировании, целеполагании, тимбилдинге и развитии управленческих навыков каждого из участников. В этой статье мы с коллегами поделимся своим опытом проведения стратегической сессии. Надеюсь, читателям vc.ru будет полезно и интересно, будем рады продолжить тему в комментариях к статье. Итак, погнали!

Стратсессия – это, прежде всего, сплочение команды и обучение каждого из нас таким важным компетенциям, как адекватная реакция на стресс, умение решать нетривиальные задачи, развитие интуиции и предвидения. Это очень полезно именно сейчас, в период кризиса, неопределённости и даже хаоса. Так мы учимся принимать неизбежное, можем легче перегруппироваться и пойти вперёд, став умнее и сильнее.

Шаг 1. Найти локацию

Локация выбирается всегда из запроса первых руководителей – какой посыл они хотят видеть от мероприятия. Далее отдел HR берёт ТЗ в работу и готовит варианты на согласование. В зависимости от формата обсуждения и времени года, такое мероприятие можно проводить либо в коворкинге, либо за городом. Локация должна задавать стиль предстоящей работы. Например, прошлогоднюю сессию мы проводили в Питере, так как на тот момент этот город играл важную роль в развитии компании. А сейчас – собрали команду из 15 человек и на дня уехали из офиса.

Как показал опыт предыдущих сессий, одного дня просто недостаточно для того, чтобы ответить на все вопросы, поднимаемые на этом глобальном мероприятии.
Перечислим некоторые из них:
- где мы сейчас?
- что происходит с нами (коллективом, компанией, отраслью)?
- куда мы движемся и как развиваемся?
- что нужно сделать?
- что нужно прекратить делать?
- что нужно усилить или делать ещё лучше?
- какие угрозы нужно ожидать?
- какой будет план дальнейших действий?

Как вы видите, это довольно большой блок информации, которую нужно обсудить, осмыслить и сообща прийти к конкретным решениям. После первых стратсессий, которые мы проводили «одним днём», у участников оставалось чувство незавершённости.
Поэтому сейчас мы пришли к формату двухдневных сессий с предварительной домашкой для всей команды.

Шаг 2. Найти модератора

Модератор, фасилитатор, коуч – это человек, который продумывает весь процесс сессии (задания, командные работы) и «ведёт» всех участников от стадии вопросов к стадии ответов.

На выбор модератора влияют:

его опыт работы с разными командами,
его понимание вашей отрасли,
его образование (желательно, чтобы он был и психологом, и коучем, и тренером),
его мэтч с вашей командой по темпераменту и ценностям.

Модераторов для стратсессий Creative мы выбираем очень тщательно – заранее проводим знакомство, обговариваем цели компании, узнаём опыт друг друга.

Важно отметить, что на разных этапах развитии компании могут быть разные модераторы – например, у нас так и произошло. Получается, что ваш модератор должен расти вместе с вами :)

Шаг 3. Сформировать команду

Наиболее эффективным это мероприятие станет для команды из 15-17 человек. Традиционно участниками становятся топ-менеджеры и руководители отделов. Но мы приглашаем на стратсессии Creative не только начальников, но и наиболее активных сотрудников. Ценим инициативность и стараемся давать нашим менеджерам и разработчикам участвовать в управлении компании.

Если вы хотите собрать коллектив побольше, стоит пригласить двух или трёх модераторов. Это необходимо, чтобы модераторы успели быстро пробрифовать команды на задачи и зафиналить результат (об этом расскажу дальше, читайте Шаг 6).

Шаг 4. Выполнить домашку

Перед началом стратсессии модератор выдаёт всем участникам задания. Подразделениям нужно приготовить отчёты о проделанной работе, всем первым руководителям – собрать презентации с фидбеком и запланированными целями. Модератор помогает участникам «погрузиться» в рабочую атмосферу и войти в первый день стратсессии «на максималках». И вот, когда все готовы, можно начинать.

Шаг 5. Продумать двухдневную программу стратсессии вместе с модератором

Для полного погружения в работу командам нужен хороший разогрев и тонкая настройка каждого участника. Поэтому первый день лучше посвятить коучингу. Тема может быть любой – в зависимости от вашего запроса.
Нам на прошедшей стратсессии очень хотелось научить сотрудников быть готовым к любым неожиданностям и уметь адаптироваться к работе в режиме перманентной неопределённости.
Через игровые техники и при помощи модератора все участники попробовали приложить максимум усилий, чтобы сделать компанию антихрупкой, т.е. защищённой от любых внутренних и внешних факторов.
Со стороны казалось, что мы водим хороводы с закрытыми глазами, а на деле – в моменте прокачивали лидерские качества и ответственность за себя и свою команду.

Второй день мы посвятили обсуждению и поиску новых целей компании и способов их достижения. Не скрою: цели, которые мы ставили в начале года, пришлось изменить, но сейчас мы пришли к новым – не менее амбициозным.

Стратсессия – это отличная перезагрузка для мозга. Задания первого дня раскрывают участников, настраивают их на совместную работу друг с другом. Во второй день командность и сосредоточенность выкручиваем на максимум.

Кстати, на такое мероприятие мы запрещаем брать ноутбуки, а телефоны откладываем подальше, чтобы ничего не отвлекало от рабочего процесса.
Наталья Изотова, HRD Creative

Шаг 6. Собрать и обработать обратную связь с участников

В процессе стратсессии модераторам необходимо не только организовать процесс, но и проанализировать поведение участников, а также их идеи. Все наблюдения, выводы и рекомендации после окончания сессии модератор включает в подробный отчёт. Он необходим для того, чтобы компания могла использовать его в дальнейшей работе.

В него должны войти все идеи участников, озвученные на сессии, планы на следующий период, замечания, на которые необходимо обратить внимание. Также модератор даёт руководителям компании обратную связь по всем участникам – это может быть информация об уровне их вовлечённости, принятия решений, ответственности.

Именно поэтому я рекомендую большим компаниям, у которых команда будет состоять из более чем 17 человек, привлекать к мероприятию двух или трёх модераторов. Тогда вы сможете получить отчёт по стратсессии более полным и глубоким.

Для этой статьи мы попросили участников нашей последней сессии поделиться своими впечатлениями. Вот некоторые из них.

Эта стратсессия была первой в моём опыте, поэтому сначала было непонятно, чего ожидать. Первый день прошёл в формате игры. Второй день был, пожалуй, куда серьёзнее. Начался мозговой штурм с определением целей компании и желаемых результатов.
Когда стратсессия подошла к концу, я вышла оттуда с мыслью «А как я могу повлиять на наши результаты, что для этого нужно сделать?». И эта мысль была не как обычно «на подумать». Я получила триггер сесть и определить для себя план работ.

Великая польза стратсессии вот в чём: на ней мы проигрываем разные сценарии, моделируем будущее и ускоренно проживаем его. Воображаем все возможные исходы гипотетических ситуаций и сразу придумываем, как будем на них реагировать.
Если что-то сбывается, то у нас уже есть прототип для антикризисного поведения, всё уже придумано. Мы поднимаем из отчета решение и готовим для него roadmap.

Самое крутое на стратсессии – это, так называемое, «переопыление». Это когда помимо руководителей мы приглашаем к нам в команду наших активистов. Они прокачивают управленческие навыки, проявляют инициативы, которых в обычной работе не могут проявить.
Часто вижу, как такие ребята в начале стратсессии могут быть не в теме происходящего или думают, что чего-то не смогут или не сумеют. В процессе они здорово раскрываются, а в финале, когда мы проводим акт закрытия и просим каждого поделиться впечатлениями, я чувствую максимальную сплочённость всей команды.

Самый главный риск – если модератор или ключевые участники по каким-то причинам не смогли приехать. Иногда бывает так, что в день проведения у ключевого сотрудника форс-мажор, а мы рассчитываем на его выступление. Тут главное – быстро реагировать и иметь «план Б». Как говорится, самое интересное выступление – заранее подготовленное и отрепетированное. Так и со стратсессией: если предусмотреть потенциальные проблемы, то можно избежать их фатальных последствий.

Ещё к рискам можно отнести текучесть кадров, которая есть в любой компании. Бывает, что команда разрабатывает на стратсессии крутой проект, а ключевой игрок – главный исполнитель – принимает решение покинуть компанию. В итоге проект замирает на стадии инициативы и не получает должной реализации. От этого никуда не деться, но лучше быть готовым. Например, распределять обязанности по проектам стратсессии равномерно по разным сотрудникам.

Мы проводим стратсессии уже несколько лет, и на протяжении всего этого времени видим рост компании и пользу этого инструмента. А что по поводу стратсессий думаете вы?

Какие плюсы и минусы вы можете выделить из этого мероприятия?
Где вы обычно его проводите?
Сколько человек принимает участие в составе одной команды?
Как строится ваша работа с модератором?

Будем рады узнать ваше мнение и ответить на вопросы по теме статьи.

Зачем айтишникам нужна стратсессия: опыт компании Creative

Что такое стратсессия?

Что нужно сделать, чтобы подготовиться к стратсессии?

К каким рискам нужно быть готовым?

Вместо итогов