«Полковнику никто не пишет»: что вы делаете не так, если никто не хочет участвовать в вашей выставке

Андрей Чернобережский, операционный директор CryptoEvent, делится своим опытом организации выставок и рассказывает, как собрать 150 стендов и почему важно заходить в Linkedin.

Практически всем, кто успешно организовывает конференции и митапы по IT, рано или поздно приходит в голову идея: «Надо собрать свою собственную выставку компаний». Не буду спорить, идея отличная – и с коммерческой точки зрения, и с точки зрения наполненности, статусности мероприятия.

Я работаю в event-отрасли уже несколько лет, с прошлого года – в компании CryptoEvent. Мы делаем крупные форумы, выставки и конференции по блокчейну в России, СНГ и Азии. За последний год на наших мероприятиях побывали 15 000 человек, свои стенды в экспозонах представили в общей сложности более 150 компаний.

За все время работы мне не попадались материалы о том, как провести хорошую и качественную выставку, как общаться с потенциальными экспонентами и, главное, где их найти.

В event-индустрии тяжело писать какие-то инструкции в связи с огромным количеством внештатных ситуаций. Как говорится в поговорке: «Делать ивенты это просто, как ездить на велосипеде, который горит. И ты горишь, и все горит, и ты в аду». Но я все же попробую собрать небольшую инструкцию о том, как подойти к организации IT-выставки, с чего начать, как понять, что вам это надо и где искать экспонентов.

Оно вам надо?

Самое первое, что вам нужно сделать: определиться, нужна ли вообще выставка компаний в рамках вашего мероприятия.

Проанализируйте тему вашего мероприятия: какова его аудитория (b2b или b2с), насколько заполнена ниша, есть ли спрос, насколько будет уместна выставка в рамках ивента?

Посмотрите на ваше мероприятие глазами экспонента. Ваше предложение может его заинтересовать по нескольким причинам:

1. Продвижение проекта

Как правило, в таком случае выставка для компании это исключительно имиджевая история, а, значит, мероприятие должно быть масштабным (не менее 1500-2000 человек, желательно длительностью в несколько дней).

2. Поиск сотрудников

Многие HR-задачи решаются на профессиональных конференциях, когда компания ставит свой стенд, анонсирует вакансии, собирает резюме и имеет возможность тут же пообщаться с соискателями.

3. Презентация проекта и поиск партнеров

Если компания запускает новый продукт или сервис, то ей будет выгодно познакомить технологическое сообщество с ним посредством выставки, а по возможности – сразу продемонстрировать его работу.

4. Продажи продукции на месте

В IT-среде это встречается нечасто, но исключать таких целей не стоит.

Кто ваши экспоненты?

Вы решили, что выставка вам нужна, и начинаете детально разбираться вашу целевую аудиторию по кусочкам. Первая мысль, которая придет вам в голову, будет: надо звать «Тинькофф», «Сбербанк», Microsoft, IBM. Разумеется! Только они просто так не придут.

Чтобы крупные игроки рынка захотели стать вашими партнерами, придется сначала потрудиться и заработать имя.

Поэтому вооружитесь аналитикой рынка и продумайте, кто может быть вашей целевой аудиторией. Необязательно останавливать свое внимание только на крупных игроках рынка. Если брать направление блокчейн-конференций, то вариантов потенциальных участников может быть очень много. Когда мы готовили форум DeCenter CryptoEvent на 10 000 человек и выставку на 60 стендов, то насчитали порядка 15 различных сегментов аудитории: от криптобирж и ICO-проектов до криптобанкоматов и «сопутствующих товаров» для майнинга. Среди них находились необычные компании: например, огромные емкости для охлаждения майнинг-ферм.

Ваша команда

Команда по организации выставки (акцентирую - не всего мероприятия, а именно выставки) и ее численность напрямую зависят от масштаба мероприятия. Если постараться, то один менеджер может одновременно курировать до 30 стендов в относительно адекватном режиме. При большем количестве уже начинаются проблемы.

Помню #Криптоконференцию в Технопарке «Сколково» в ноябре прошлого года: биткоин рос, ажиотаж был невероятный, это была наша первая конференция и выставка. Команда на тот момент была очень маленькая и я вел 35 стендов, а параллельно отвечал за всю застройку, общение с площадкой и другие важные вопросы. Не надо так.

Сделать предложение

После того, как вы определились с целевой аудиторией, необходимо подготовить коммерческое предложение. Не жалейте на это времени, наймите хорошего дизайнера, чтобы он разработал адекватную презентацию, попросите корректора проверить все тексты, проанализируйте ваши цены в рамках рынка.

Важно отдавать себе отчет, что на данный момент у вас нет практически никаких козырей для потенциальных участников. Только эфемерный арендуемый зал для выставки и желание сделать крутой ивент. Презентация и сайт – это единственный способ доказать и показать клиентам, что игра стоит свеч. Поэтому не жалейте сил и времени на них.

Мой совет: всегда отправляйте презентацию в PDF-формате и не расширяйте ее более, чем на 5 слайдов. Так вы проявляете уважение к клиенту: этот формат удобно открывать и с компьютера, и с мобильного устройства, при этом человеку достаточно 3-5 минут, чтобы оценить перспективы сотрудничества.

Где искать контакты?

Переходим к самому интересному и сложному - как и где искать потенциальных участников выставки. Мы сделали 6 больших блокчейн-выставок за этот год и выделили способы, которые работают лучше всего.

Пишите письма напрямую

Самая большая ошибка – писать на общий адрес компании. Как правило, такие письма игнорируются, секретари пересылают их не тому, кому надо, они попадают в спам, в итоге – дай бог, если вам ответят 2-5% респондентов.

Бейте точечно. Если не знаете email конкретного специалиста, принимающего решения, пишите либо в отдел маркетинга, либо в HR-отдел. Как ни странно, менеджеры по персоналу зачастую оказываются отличными проводниками во внутреннюю кухню компаний, они всегда знают зону ответственности каждого сотрудника и правильно делегируют запрос (в случаях, конечно, если запрос интересный).

Пишите кратко, вежливо и информативно. Помните, что людям нужно время на рассмотрение предложения. Если вам не отвечают в течение 3-х дней, можете аккуратно поинтересоваться судьбой письма. Если прошла еще неделя и в ответ снова тишина, то либо предложение совсем не заинтересовало, либо стоит поискать новый контакт. Мысленно выбирайте второе.

Ходите на профильные выставки

Это лучший и самый логичный способ поиска контактов! Если компания уже поставила свой стенд на отраслевой выставке, значит ей интересен данный инструмент продвижения и в большинстве случаев она готова будет рассмотреть и ваше предложение.

Заранее создайте документ с профильными мероприятиями, мониторьте их и вовремя пополняйте. Вам может показаться, что такой поиск экспонентов слишком затратный, и теоретически вы можете быть правы, но лично мой опыт подсказывает, что затраты на билеты окупаются с лихвой.

Например, в мае этого года у меня была запланирована командировка в Берлин на крупное крипто-событие BlockShow Berlin. Оттуда я привез более 70 ценных визиток, 4 контакта выстрелили. Всего 1 контакт в итоге полностью отбил мою командировку.

Facebook вам в помощь! И Linkedin

В этих социальных сетях люди достаточно охотно идут на контакт и готовы к коммуникации, которая касается работы. Но при первом контакте лучше уточнить, удобно ли им обсудить предложение здесь или они смогут дать рабочий email. Идеальный вариант, когда вы пишете в социальную сеть и договариваетесь на короткую встречу на ближайшей профильной конференции или выставке.

Если хотите привлечь иностранного экспонента, Linkedin вам в помощь. Для российской аудитории эта сеть работает чуть менее эффективно, но для поиска зарубежных контактов - ей нет цены.

Чаты

Если вы достаточно времени проводите в специализированных Telegram-чатах и общаетесь с IT (блокчейн, геймдев, бизнес – нужное подчеркнуть)-сообществом, то вам не надо объяснять ценность контактов оттуда.

Ни в коем случае не занимайтесь спам-рассылками в чате (да и вообще, пожалуйста, не занимайтесь этим в принципе), ваша цель – найти единомышленников, хороших приятелей, которым, возможно, понадобится ваша помощь с выставкой. Именно так, а не наоборот. Резюмируя, не занимайтесь продажами, а расширяйте свои деловые связи.

Читайте новости

Так вы узнаете, какие новые проекты появляются на рынке, какие новые сервисы запускают IT-компании и примерно сможете предположить, кому из них может быть интересно участие в выставке.

По блокчейн-тематике я использую для этого DeCenter, Forklog и пару других ресурсов – начинаю с них каждое утро. По IT-индустрии в целом - vc.ru, Rusbase, РБК. Это не считая несчетного количества профильных телеграм-каналов.

______________

Пожалуй, это самые главные и важные советы. Кому-то может показаться, что идеи лежат на поверхности, но если вы организуете выставку IT-проектов впервые, они могут пригодиться.

Когда-то в CryptoEvent выставками занимался только я, теперь у нас уже целая команда и у каждого своя зона ответственности. Учитывая, что мы каждые пару месяцев проводим крупные ивенты и наш велосипед не останавливается, это просто необходимо.

Сейчас мы активно готовим финальную блокчейн-конференцию CryptoEvent RIW в рамках Russian Internet Week, посещаемость, судя по прошлым годам, составит 15 000 человек. В скором будущем буду рад поделиться таким опытом.