Почему введение цифровых транспортных документов с 1 сентября — отличная идея?
В России 1 сентября появится Государственная система электронных перевозочных документов (ЭПД).
Можно ли продолжить оформлять документы на бумаге?
Можно, но этот период не продлится долго. Действительно, переход на обмен электронными перевозочными документами с 1 сентября 2022 года — дело добровольное. Об этом Минтранс сообщил в письме от 14.07.2022 № Д14/59-ПГ. Однако переход на обязательное использование ЭТрН возможен уже с 01.01.2023. Поэтому сейчас — идеальное время, чтобы подготовиться, наладить процессы и начать использовать электронные документы без опасения получить штраф за случайно допущенную ошибку.
Почему транспортная накладная — ключевой документ в логистике?
Транспортная накладная (ТН) подтверждает перевозку груза и его передачу адресату. Без ТН отправитель груза не спишет товар, а получатель груза — не сможет получить его. Транспортная компания без накладной не может получить деньги за оказанные услуги перевозки.
Как проходят процессы с бумажной транспортной накладной:
Транспортная компания, отправляя груз с водителем, вручает ему несколько копий накладных: на одну нужно поставить подпись и вернуть ТК, вторая должна быть передана получателю груза, третью нужно будет предоставить сотруднику ГИБДД, если машину в пути вдруг остановят для проверки.
А теперь давайте представим, что одна такая машина транспортной компании посещает в день, скажем, 20 точек. И водителю приходится возить с собой почти 60 листов только транспортных накладных на каждый груз.
Появляются вопросы: что, если в одну из 60 накладных, выданных водителю, закрадется ошибка? А если одна из накладных потеряется?
В подобных случаях придется ждать новую накладную, ситуацию никак иначе не решить. Ведь без исправленной или новой ТН, доставленной взамен утерянной, перевозку осуществлять нельзя. Размер ущерба напрямую зависит от скорости предоставления новой ТН, ведь товар отправителя в это время простаивает на складах.
Как проходит процесс с электронной транспортной накладной (ЭТрН)
- ЭТрН формируется в сервисе или внутри учетной системы и подписывается ПЭП сотрудника + УКЭП грузоотправителя.
- Документ поступает в мобильное приложение водителя и подписывается ПЭП и УКЭП Перевозчика.
- При сдаче груза в точке выгрузки формируется документ, который содержит ПЭП водителя и УКЭП перевозчика.
- Документ, подтверждающий приемку товара, содержит ПЭП принимающего сотрудника и УКЭП грузополучателя.
Виды электронных подписей для цифровых транспортных накладных:
▶ ПЭП (простая электронная подпись). Наименее защищённая подпись, представляет собой код или пароль, полученный в СМС или push-уведомлении определённым лицом.
▶ УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Самая защищённая подпись, при создании которой используются средства криптографии, сертифицированные ФСБ России.
Что хорошего даст бизнесу цифровизация перевозочных документов?
Крупный бизнес всегда тяжело воспринимает нововведения. Сложно представить, сколько процессов приходится перестраивать и сколько сотрудников переучивать, чтобы внедрить их. Но мы убеждены, что переход на электронные транспортные документы стоит времени, потраченного на адаптацию бизнес-процессов. И вот почему:
- Мы уже говорили о том, сколько бумаг приходится возить с собой водителю. Задумайтесь, сколько денег в год уходит на бумажные расходники, а сколько времени сотрудников — на их подписание и организацию. Переход на ЭТрн позволит существенно сэкономить оба ресурса.
- Электронная накладная не потеряется, а изменения в нее можно внести в пару кликов. Это убережет всех участников процесса от простоев груза, связанных с утерей или ошибками в бумажных документов.
- Перевод транспортных документов в цифру поможет ускорить расчеты с контрагентами. Закрывающие документы будут сформированы сразу же после получения груза, а это значит, что услуги перевозчика будут оплачены вскоре после их оказания.
- Цифровые документы можно проверить в любой момент. В систему ЭДО можно зайти с компьютера или мобильного телефона из любого уголка мира, везде, где есть интернет.
- С электронными документами бизнесу проще и удобнее сдавать отчетность: для передачи в ФНС достаточно просто загрузить соответствующие формы в реестры.
Если у вас остались вопросе о грядущей цифровизации транспортных документов — вы можете задать их в комментарии к этой статье. Наши эксперты обязательно проконсультируют вас.
Новости и инсайды о цифровизации бизнеса в России ежедневно читайте в Telegram-канале СберКорус.
Цена вопроса
Добрый день! Цены рассчитываются индивидуально под потребности конкретной организации. Вы можете оставить заявку на странице продукта — https://clck.ru/sYrwp Менеджер свяжется с вами, расскажет о продукте подробнее и подберет тариф под потребности вашей компании.