Что общего у планировщика задач и завода «Форд?»

В июне нашей команде написал Николай Товеровский и предложил провести совместный прямой эфир. Он уже пользовался SingularityApp и хотел окончательно «перевезти» все задачи в планировщик — для этого оставалось экспортировать задачи из календаря от Mac в SingularityApp и наладить еженедельную работу в планировщике. Как это сделать, мы показали и рассказали на стриме в его телеграм-канале.

В этом интервью мы расспросили Николая, зачем ему SingularityApp и узнали, вернулся ли он к работе с прошлыми календарями (спойлер: нет), а также выяснили, что общего у планировщика с автомобильным заводом и что находится в «сердце» инструментов для планирования.

У меня откровенно плохая память. Моя голова довольно быстро проветривается, поэтому я записываю больше, чем обычный человек.

Один мой знакомый рассказывал, как он обсуждал работу с клиентами. Обычно те давали замечания, правки. Так вот, он их никогда не записывал, все помнил. Для меня это невероятно. Ну как можно запомнить даже десять замечаний, не потеряв нюансов? Я не могу этого представить. Правда, в какой-то момент у моего знакомого выросла нагрузка: стало в четыре раза больше дел, проектов, задач, — и даже он стал все забывать, а задачи стали застревать.

У разных людей разные способности к запоминанию, но с увеличением количества задач каждый человек рано или поздно начнет упускать детали. Чтобы разгрузить голову, нужен специальный инструмент.

Приложение-планировщик как раз выполняет эту функцию. Его можно сравнить с заводом «Форд»: с одной стороны входит необработанный металл — задачи и идеи, а с другой выходит готовая машина — сделанные дела. В сердце «завода» — система приоритезации, отделы, уровни, правила работы конвейеров.

Я понял, что хочу переваривать больше задач и не терять четкости в их исполнении. Триггером стало то, что у меня прибавилось работы. Тогда я изучил методологию GTD (Getting Things Done) — систему тайм-менеджмента, основанную на двух принципах:

Оставалось найти инструмент, который позволил бы мне реализовать систему на практике.

Как я писал в своем блоге, сначала я пользовался маковским календарем. Но в нем есть ограничения в плане количества задач: календарь начинает «взрываться», когда их слишком много.

То, что я остановился именно на SingularityApp, — случайность. Я изучал различные инструменты для планирования, и мне попалось видео Максима Дорофеева, где он показывал, как организовал все в SingularityApp. Понравилось еще и то, что это российский продукт: если выбирать из нескольких подходящих мне товаров, я скорее выберу наш. К тому же, продукт выглядел зрелым — вряд ли его бы закрыли через полгода.

Так как я руковожу командами и управляю собственными проектами, задач у меня полный спектр. Естественно, я не пытаюсь все свои дела перенести в SingularityApp. Бэклог каждого продукта принадлежит команде, которая его создает.

В Бюро Горбунова я директор несколько продуктов. Дел по ним много: от решения мелких проблем с клиентами до ведения больших проектов по развитию. Есть регулярные задачи: такие как встречи с командами, написание постов для соцсетей. Работа в бюро организована в Асане.

У меня есть и свои проекты, которые я веду в режиме владельца продукта. Например, телеграм-канал — важно, чтобы материалы в нем выходили регулярно. Поток дел здесь не такой большой, хватает телеграм-чата и процедур в гугл-доках.

Когда где-то возникает задача, которую должен сделать именно я: написать статью или провести встречу, — вот тогда эта задача попадает в SingularityApp: или во входящих, или сразу на завтра, если она срочная.

Подход с планированием на завтра я подсмотрел у Марка Форстера в его книге «Сделай это завтра». Сначала я все планирую, а потом открываю список дел на сегодня и читаю: «Чувак, сегодня в 12:00 у тебя интервью — иди и разговаривай».

Использую все на полную катушку. Когда я только начинал «перевозить» задачи в SingularityApp, первым делом перевез инбокс. Представь: ты идёшь по улице и у тебя возникла идея нового поста — куда ее деть, куда записать? Или есть у тебя рабочая задачка, которую надо не забыть. Все это загружается в инбокс.

В SingularityApp есть инструменты сортировки: теги, фильтры, разные проекты, – их тоже использую. Когда открываю планировщик, смотрю либо в календарь, либо в список задач на сегодня. Если осталась задачи, которые ты не успел выполнить за сегодня, Сингулярити может показать их списком. Удобно, мой маковский календарь так не мог.

Когда я сам разбирался с планировщиком, я пользовался им ограниченно — не хватало связки задач и календаря. На стриме с вами у меня все склеилось. Я потратил еще час после стрима, чтобы перенести все свои десять календарей в SingularityApp. И к ним я с того дня больше ни разу не вернулся.

Если ты в мыле, устал или выгорел, — последнее, с чего надо начинать, это с выбора инструмента. Нужно исправлять систему — то, что в голове. Изменения должны произойти на уровне жизненных принципов, принятия решений, управления собой. Если ты не знаешь, как расставлять приоритеты и говорить «нет», никакое приложение тебе не поможет.

В планировании как в спорте: хочешь достичь результата — сначала поставь цель. Например, попасть на Олимпиаду или научиться «переваривать» больше задач — такая, напомню, была у меня. И только потом подбирай инструмент для достижения своей цели: купи спортинвентарь получше или скачай планировщик.

На этих словах наш интервьюер активно кивает Николаю. Только так может быть организована эффективная работа: сначала постановка целей и налаживание процессов, потом — подбор инструментов. А вы что думаете? Расскажите в комментариях, совершали ли вы «ошибки планирования» и как исправляли их последствия.