Лично протестировали 4 таск-менеджера и делимся выводами

Совсем недавно у нас была статья о концентрации. В ней мы пообещали рассказать про разные системы управления проектами и контроля рабочего времени.

Чтобы вся команда чувствовала себя в тонусе и сконцентрировано, мы рекомендуем использовать программы постановки и контроля над задачами — таск-менеджеры.

Таск-менеджер — программа, которая помогает эффективно выстраивать диалог со всей командой👩‍💻

Это полезно и обычным сотрудникам для соблюдения тайм-менеджмента, и руководителям/HR для увеличения эффективности команды и компании.

У таск-менеджеров есть платные и бесплатные версии. Многие включают в себя много всего: корпоративный мессенджер, таск-менеджер, облачный диск, телефония, мессенджеры, соцсети, CRM и т.д. Некоторые максимально простые и даже маленького функционала может оказаться достаточно для небольших команд.

Например, команда хочет максимально сократить время на адаптацию новых сотрудников и погружение их в проекты. Чем дольше человек адаптируется, тем больше времени на него тратят опытные сотрудники — общая эффективность снижается.

Желательно, чтобы сотрудник вливался в новую команду по максимально автоматизированному алгоритму.

Поэтому в таск-менеджерах, можно создать папку с о всем, что касается вашей фирмы: необходимыми документами, корпоративной культурой, обучающими материалами, ссылками на полезных ботов и т.д. И, например, поставить дедлайн на ознакомление.

Если у вас получается работать над проектами большой командой и следить за всем без вспомогательных средств, используя максимум мессенджеры — мы вам завидуем.

Управлять проектами бывает достаточно сложно. Задачи множатся в геометрической прогрессии, сроки горят и вы можете не понимать, почему срываются дедлайны.

После того, как команда сорвала сроки, очень хочется заняться чайка-менеджментом.

От таких «налётов» проблема не решиться. Скорее всего, менеджер недостаточно хорошо осведомлён о причинах проблемы.

Таск-менеджеры помогают отследить на что было потрачено драгоценное рабочее время. Помогут обратить внимание на затянутые процессы или решиться на кадровые изменения.

Их десятки, если не сотни. Обзоры и подборки можно легко найти в интернете. У всех разный функционал, поэтому мы коротко пройдёмся по тем, которыми пользовались лично.

Trello подходит для небольших команд. В бесплатной версии доступны только японские канбан-доски, в платной вариантов управления проектом больше: таблицы, календари, карты и хронологии.

Карточки задач можно перетаскивать между колонками, изменяя их статус. Ещё есть возможность поделиться заданием с командой, назначить ответственных.

Notion — объединил в себе многое: текстовый редактор, таблицы, канбан-доски, облачное хранилище и т.д. С ним можно в один клик перенести задачи из Trello, работать с MS Word, Google Docs, Dropbox, Evernote.

Несмотря на простой дизайн, у программы неожиданно широкий функционал, но для наших задач его оказалось недостаточно.

Тут есть большинство классических для хороших таск-менеджеров функций: обмен файлами, чаты, диаграммы Ганта, календарь можно синхронизировать с Google или Outlook.

Можно назначать ответственных за задачи, видеть активность сотрудников, устанавливать дедлайны. Интересно, что есть новостная лента.

В платной версии можно подключать неограниченное количество сотрудников, но мы не уверены, что этот таск-менеджер подойдёт для больших организаций.

Платформа включает в себя CRM, канбан-доски, диаграммы Ганта, тайм-трекер, календари, типовые шаблоны для повторяющихся задач. Подходит для больших команд.

В задачи можно не просто добавлять сотрудников, но и присвоить каждому уровень ответственность в этой задаче: постановщик, соисполнитель или наблюдатель. Работу можно ограничить по стокам и даже поставить оценку по её результатам.

Внутри этого таск-менеджера можно полноценно общаться в чатах, совершать видеозвонки из задач или календаря. В общем, всё, что нужно.

Выбирайте сервис по уровню ваших потребностей. Самое главное — чтобы вам и вашим коллегам было комфортно работать.

Мы в коворкинге &Place! поддерживаем комфортную рабочую среду. Поэтому подумали, что пристальный контроль за проектами и жёсткие дедлайны могут подходить не всем🤔

Если вы хотите больше узнать о разных стилях управления командами, то подписывайтесь на канал и ставьте лайк этой статье👍