Как создать идеальную систему управления задачами

Сейчас актуальна тема бизнеса управления задачами, которая увлекает людей бизнеса. Мне приходилось собирать и применять методики. Пробовала применять на практике и все лишнее, что не работало в моих бизнесах отсекала. На ваше обозрение итогом стала система, которую я хочу представить. Помните — единственной идеальной системой, может быть только та что удобна вам по управлению задачами.

1. Система управления задачами

1) Простейшие требования к системе управления задачами:

ﾷ Она должна быть проста.

ﾷ Не должна отнимать много времени на работу с ней.

ﾷ Не мешать, а лучше помогать, в планировании, как на день, так и на год. Планирование и текущее управление задачами должно быть едино.

ﾷ Должна помогать напоминаниями, быть постоянно под рукой и позволять делать заметки.

ﾷ Должна охватывать все сферы моей жизни.

ﾷ Должна помогать «окинуть взглядом» все текущие и предстоящие задачи. При этом структуру я должен установить сам.

ﾷ Благодаря системе я должен точно знать что и когда мне делать, при этом система должна быть достаточно гибкой.

Система управления задачам состоит из 3 основных элементов: структура группировки задач (папки, дерево папок, контексты), правила управления задачами и инструмент, который во всем этом помогает.

2) Инструменты управления задачами

Можно перепробовать абсолютно все программы по данной тематике. Сухой остаток – 1 программа. Называется My Life Organized. Разработчики молодцы и умнички. Прога существует давно, и каждая новая версия радует все больше. Для меня неоспоримым преимуществом в данном софте стала возможность настройки системы полностью под свои нужды. При этом ничего сложного в этом нет. Иными словами, данная платформа позволяет создать любую структуру задач и соблюдать любые правила управления. Ну естественно синхронизация со всеми устройствами и кросс-платформенность. Жаль только, нет версии для Mac (iOS есть). Более детальное знакомство с My Life Organized оставляю вам, просто рекомендую.

Также можно использовать Evernote для хранения заметок и объемных материалов. Mind manager для планирования. Календарь – родной от Mac. Microsoft Project – для планирования и ведения больших проектов, в основном по работе.

3) Структура задач

Во многих методиках, например, GTD и Agile Results, предлагают разбивать задачи по папкам согласно сферам жизни. Идея многим понравилась, но для себя определила, что у меня не будет больше 5 папок верхнего уровня в один момент времени + папка для заметок + Inbox. Моя текущая структура верхнего уровня:

ﾷ Inbox.

ﾷ Работа

ﾷ Развитие

ﾷ Дом

ﾷ Ironman

ﾷ Сайт

Введением GTD самым гениальным на мой взгляд стала папка Inbox и правило — не держать задачи в голове. Этому правилу я стала следовать неукоснительно. Задачи, даже мелкие, идеи, заметки, просто мысли, что могут пригодиться – все записывается. Изначально все попадает в папку Inbox. В конце дня разбираете этот завал и распределяю все по папкам.

Папки «Работа», «Развитие» и «Дом» находятся в структуре постоянно. Еще, максимум 2, отведены под те сферы или проекты, что занимают большую часть времени или имеют высокое значение на данный момент. На сегодняшний день это папка, связанная с подготовкой к Ironman и папка Inbox.

На самом деле существует еще одна папка. Называется «Regular stuff». В этой папке хранятся все регулярные задачи. Там находятся все дела, которые необходимо делать ежедневно, еженедельно и ежемесячно. К таким делам относятся: разбор папки Inbox, просмотр папок Someday, определение целей на период и т.д. В свое время организация регулярных задач в отдельную папку помогла мне привыкнуть к новому порядку. Это хороший инструмент для организации самого себя и выработки привычки работать с системой. Только не забывайте поставить напоминания к задачам. Как вариант – внести задачи подобного рода в календарь.

Все остальные проекты и задачи находятся в корне папки.

Во всей структуре главное – простота. Не должно быть большого количество папок и подпапок. Не больше 3х уровней. В противном случае система становится излишне громоздкой, а значит, перестает выполнять свою основную функцию – помогать в работе. Кроме того, громоздкие структуры крайне неудобны в работе с мобильными устройствами.

4) Контексты

Контексты очень удобная штука. По сути, контекст обозначает определенный признак или условие, при котором выполняется задача. Одна задача может иметь несколько контекстов. Как и в структуре папок, здесь важна простота. Избегайте вложенных контекстов. Используйте такие контексты, которые используются действительно часто и имеют большое количество задач.

5) Правила работы с задачами и папками.

1. Все задачи вносятся в систему в момент возникновения. В голове ничего не держать. Занесение задач только в папку Inbox.

2. Формулировка задачи, на этапе записи, должна быть однозначна. Если названия недостаточно, необходимо сделать пояснения. Это необходимо для того, чтобы потом не вспоминать что мне нужно сделать в задаче, к примеру, «Очет».

3. Папка Inbox разбирается один раз в день. Лучше делать поздно вечером.

4. Чтобы задача была перемещена из папки Inbox, у нее должно быть:

Обязательно:

ﾷ Ясное название

ﾷ Определено ориентировочное время выполнения задачи.

ﾷ Время начала задачи – когда эта задача появится в моем to do листе.

По необходимости:

ﾷ Заметки и пояснения.

ﾷ Подзадачи в порядке выполнения.

ﾷ Крайний срок.

ﾷ Контекст.

ﾷ Если задача является целью – обозначить как цель.

ﾷ Дата и время напоминания.

ﾷ Зависимость от других задач.

1. Не используйте матрицу Эйзенхауэра «Важно — срочно». Если задача записана у меня значит она важна. Если это срочно –или сразу приступаете к ее выполнению или назначаете ей определенное время.

2. Как правило, не ограничивайте время выполнения задачи. Указывать сколько времени это займет, исключительно для оценки времени при планировании. Но не жестко. Если время определено четко, то только если вы хотите напомнить себе о жесткости границ задачи или длительность задачи связана с другими ресурсами – например совещание имеет ограниченную длительность.

3. Задачи с определенной длительностью и временем помещаются в календарь.

4. Правило 3-х. Одно из самых ценных правил методики Agile results. На каждый месяц выбирается 3 основных цели. На каждую неделю так же 3 цели. Еженедельные цели должны вести к выполнению ежемесячных целей. Каждый день есть 3 основные задачи. Эти задачи соответствуют еженедельным целям и ведут к их выполнению. Все остальные задачи в этот день — второстепенны.

5. Еще раз. Каждый день 3 первостепенные задачи.

6. Сначала выполнить мелкие задачи. Это полностью противоречит принципам project management, но для меня работает идеально. В таком случае голова свободна от мелких задачи при выполнении крупных.

7. Задачи на день определяются вечером, на следующий день.

8. Задачи на неделю определяются в воскресенье.

9. Задачи на месяц определяются 2ого числа.

10. Обзор и анализ выполненного и не выполненного раз в неделю по пятницам.

11. Папки Someday просматриваются по воскресеньям.

12. Задачи в контексте «Контроль» просматриваются ежедневно.

13. Если полученное письмо требует ответа или действий от меня, но позже, я его отправляю как задачу в MLO.

14. Если письмо, отправленное мною, требует ответа от получателя, я ставлю адрес MLO в копию. Таким образом письмо так же попадает в систему и получает контекст «Контроль».

15. С утра обзор предстоящего дня.

Вот, пожалуй, и все, простая система, простые правила, как организовать свои задачи для создания идеальной системы управления задачами.

6)5 критериев системы управления задачами:

1. Простота постановки задачи себе и коллегамКнопка создания задач в интерфейсе системы должна быть в приоритете. Так, чтобы любой новый сотрудник, который работает в системе 2 минуты, мог легко ее найти.2. Удобство личного планировщикаПод удобством подразумевается классификация и сортировка задач. Чтобы любой пользователь сразу видел: ага, вот мои задачи, а вот те, что я поставил. Вот все задачи Пети, а вот здесь уже дедлайн надвигается. А вот мои приватные задачи, они доступны только мне.3. Возможность создания структуры компании с отделамиЕсли в команде больше 20 человек – необходима четкая структура. Иерархия сотрудников и разграничение отделов. Структура определяет, кто кому какую задачу может поставить, и кто какие задачи видит.

4.Прозрачность рабочих процессовВажно понимать, кто перегружен задачами, а кто «недогружен», кому поставить задачу, а кого лучше не отвлекать. Это удобно не только в парадигме «руководитель – сотрудник», но и «сотрудник – сотрудник». Зачем лишний раз дергать коллегу, если можно просто заглянуть в его задачку.5. Полнота картины о результатах работы над задачами в отчетахОтчет должен давать понимание: какие задачи были выполнены, а какие нет. Какой сотрудник/отдел выполнил план, а какой – не до конца. Какие задачи потребовали наибольших временных затрат.

Вывод:

Развивайте свою систему управления для наведения нового порядка. Обязательно четко тестируйте системы конкурентов, подробно их изучайте. Смотрите кто какие инструменты предлагает. Делайте выводы происходящего и улучшайте свой функционал.

Что же такое система управления задачами? Какие функции позволяют навести порядок в задачах? Простые постановки задачи, удобство самого планировщика, возможность создания структуры компании с отделами, прозрачность рабочих процессов. И полнота картины о результатах работы над задачами для отражения в отчетах.

Создавайте и применяйте идеальную систему управления задачами, быстро и наиболее эффективно выполняйте стоящие перед ней задачами!