Как лучше управлять проектом?

Сегодня у каждой компании есть, как правило, несколько проектов, которые нужно параллельно реализовывать. И в этот момент наступает ступор или хаос. Сейчас в нашем несформировавшемся институте бизнеса есть определенный «тренд» на механизмы и системы управления проектами.

Руководители и молодые бизнесмены кидаются разными красивыми словами по отношению к управлению проектами: ”agile”, “scrum”, “kanban”, а более продвинутые даже знают матрицу Ганта… Страсти, правда?

Вот только есть проблема. Она заключается в том, что большинство этих умельцев знают лишь названии этих методов и если повезет, то и теории. Конфуций писал: «Между знаниями и умением их использовать, такое же расстояние, как от неба до земли». Знать – хорошо, а использовать ещё лучше.

Предлагаем 2 метода к выполнению проекта:

1) agile

2) kanban

Сегодня более подробно разберем agile, хотя он и более молодой. Данная методология зародилась в конце прошлого столетия, а именно в 1975 году на тусовке специалистов по IT. А уже в 2001 году в США был реализован данный метод. Так как данная система была разработана в сфере программирования, то и областью её применения первые 10 лет были в основном компьютерные компании и web-студии. Но разменяв свой первый десяток, этот принцип стал уверено интегрироваться и в другие отрасли. Давайте вместе дадим определение понятию “agile”.

“Agile” – признак демократии на предприятии, который выражается в гибкости изменений инструментария и методологии по выполнению проекта. Это наше определение, так как мы считаем, что оно должно характеризовать не только процесс, но и стиль коммуникации. Как видим, она тут очень простая и открытая.

Кому может быть нужен “agile”?

1) Любой компания, которая задействована в IT. Так как ребята и девчата из этой сферы очень креативные, а заказчики очень капризные, всегда приходится держать руку на пульсе. Это поможет не только избежать дальнейших временных затрат, но и довести проект до ума в указанный срок. При этом заказчик будет видеть все этапы работы и понимать откуда складывается стоимость. А это очень важно.

2) Микрокомпаниям. Если в вашей компании менее 10 человек, то смело можете использовать данный метод. Это поможет не только ускорить сам процесс выполнения работы, но также настроить коммуникационные связи между рабочими единицами.

3) Компаниям, которые имеют проектный характер работы. Например, маркетинговые агентства. Они сразу ведут несколько компания и чтобы работа проходила в комплексе с изменениями заказчиков нужно быть всегда в зоне доступности.

Рассмотрим такой кейс.

На рынке есть две компании: «Кайф Лайф», которая занимается производством кондитерской изделии и «Твой дизайнер», оказывающая услуги по графическому дизайну. Обе компании работают в разрезе B2B. Представьте, что вы являетесь сотрудником DT-agency и к Вам поступает 2 запроса от этих компаний, следующего формата: «Здравствуйте, увидел, что Вы оказываете помощь в настройке система менеджмента на предприятии. Мы вот хотим вести систему agile, чтобы увеличить ключевые показатели эффективности. Хотим узнать, сколько это будет стоит и сколько понадобится времени, что вести эту систему?”.

Подумайте, что бы вы ответили директорам этих компаний.

Мы бы сделали следующим образом: – для компании “Кайф лайф” данная система не совсем бы подошла по следующим причинам: у этой компании очень много зависит от системы логистики и качества продукции. То есть логистика должна быть запланируема хотя бы на месяц вперёд, а сам производственный процесс поставлен на автомат. То есть каждый кондитер делает десерты строго по технологической карте, чтобы не нарушить вкусовые качества. А водитель соблюдает маршрутную карту для того, чтобы все заказчики получили свои тортики, как можно скорее. Вроде всё логично, верно? А если на мгновение (на больше не нужно) представим тут agile. Один из кандитеров решил сделать не заворной крем, а масляный, так как подумал, что это намного вкуснее и решил это обсудить с заведующим производства, но при этом же производство само стоит, а заказчики ждут своих тортиков и тортиков именно с заварным кремом… Думаем, что аллегория ясна.

– Для компании «Твой дизайнер». Мы все знаем, что дизайнеры люди творческие, а там где творчество, всегда должно быть больше обсуждений, особенно, если это касается рабочего процесса. Вот тут-то agile ох как может пригодится. Если в эту компанию поступил заказ, допустим, на логотип. То дизайнер и маркетолог отправляют заказчику каждый этап своей работы, чтобы можно было создать не только уникальный логотип, который будет нравится им, но и воплотить мечту заказчика. Многие обращались за данными услугами и наверняка сталкивались с тем, что дизайнеры не любят показывать «наброски», а очень плохо. Если бы дизайнеры показывали каждый этап, работа не только бы двигалась быстрее, но и лояльность потребителя росла на глазах.

ВЫВОД: для автоматизированных процессов «agile“ не подходит, а вот для контролируемого «хаоса» он в самый раз. И напоследок, ещё немного теории. Чтобы использовать эту систему нужно не только понимать кому она нужна, но и какими особенностями она обладает.

7 главных отличающих вещей agile:

1) Мнение сотрудников важнее самих процессов.

2) Дружба с заказчиком важнее, чем согласование условий работы.

3) Конечный продукт важнее «ненужных бумажек».

4) Гибкость и готовность меняться важнее, чем выбранная стратегия.

5) Face to face и никаких писем.

6) Лучшая мотивация – уникальный проект.

7) Больше совещаний – выше успех.