Почему нужно описывать бизнес-процессы, или как управлять хаосом в компании?
Этим летом я сместил свой фокус с разработки на управление и консалтинг, и, словно по волшебству, первая компания, с которой мне довелось работать в новом качестве — подарила мне гору инсайтов, а также прочно закрепила веру в полезность моей деятельности. Работа пока еще в процессе, потому в полноценный кейс я оформлю всё это позднее, а пока хочу поговорить о том, что такое Бизнес процессы и зачем они вообще нужны.
Бизнес процесс — это последовательность действий, которая решает одну из задач Бизнеса.
То есть, казалось бы, банальщина — но что бывает, когда решаешь о них не думать...🥶
Так вот, Компания, которая нуждалась в описании и оптимизации процессов:
- Занимается технологическими решениями в области рекламы
- Существует 8 лет
- Сотрудников — около 300 человек
- Из них почти 50% — разработка
Проблемы, с которыми ребята обратились ко мне, из их уст звучали предельно просто: "полгода уже — хаос п****ц".
Немного поковырявшись, мы расшифровали это в:
- Сложный/долгий онбоардинг новых сотрудников
- Высокая текучка
- Отсутствие планирования
- Низкая скорость разработки
- Высокая зависимость от разработчиков
- Огромная вовлеченность основателей/высшего руководства в операционку
Причина оказалась любопытной: за последние 7 месяцев Компания наняла 170 человек, то есть выросла на ~115%.
При этом абсолютно спокойно проигнорировав этап с проработкой вопросов:
- А что каждый из них будет делать?
- И как Мы это будем контролировать?
Вот тут для меня был первый и важнейший инсайт:
Оказывается, большинство предпринимателей начинает бизнес, а затем и развивает его, совсем не оглядываясь на то, что их процессы нигде не зафиксированы. А значит — несознательно завязывают всю деятельность на себе, и когда/если наступает момент резкого роста — всё летит в Тартар (это такая тюрьма для Титанов 🏛 в древнегреческой мифологии, если что, — не мясное блюдо).
Когда я планирую новый проект — я всегда начинаю с мысленной проработки всего пути, как Клиента, так и Производителя. И если в этой цепочке существуют какие-то сотрудники / отделы — мне казалось обязательным прописывать все их действия, сначала в голове — а после на бумаге / в документе. Ведь если я сам не знаю, как представляю день каждого своего сотрудника — то как с этим справятся сами сотрудники?
Впрочем, если бы так делало большинство: потребности в консалтинге и прочих производных — не было бы. 🤫
Итак, подсветив проблемы и докопавшись до причин, моя команда приступила к активным действиям:
- Провели потненькие интервью с каждым руководителем
- Составили оргструктуру организации (да, так бывает, что у Тебя работает 300 человек — но Ты каждый раз сомневаешься, кто и где)
- Описали ключевые процессы
- Разработали должностные инструкции
- Провели ревью инструментов
- Немножко увольнений, немножко найма
- В разработку прикрутили Скрам
По итогу, спустя 3 месяца:
- Порядка 50 сотрудников впервые узнали о своих обязанностях
- Отказались от нескольких платных инструментов
- Значительно ускорился и упростился найм
- Разработка стала контролируемой
- Ежедневное желание убивать у значительной части сотрудников стало сходить на «нет»
Признаюсь, первый месяц работы с этой Компанией — я каждый день хотел бросить, потому что уровень стресса зашкаливал: пытаться уложить в одну концепцию одновременно около 300 человек, при том, что точно известно о деятельности буквально 10-20 — казалось сверхзадачей.
Но все удалось, и сейчас мы уже на завершающем этапе «причесывания» всех нюансов! И подсчета количественных выгод, разумеется (какие косты срезали, какие добавили, и как повлияло на прибыльность).
Так что, если только начинаете строить бизнес — обязательно вспомните о том, почему полезно зафиксировать Бизнес процессы на бумаге, и от каких головняков вас это может избавить!
А если уже построили и чувствуете, что тонете в операционке — привлеките конаслтинг, трекера или коуча. Да, вы понесете разовые расходы, но на длинной дистанции — выгоды кратно их превышают, как в деньгах, так и в гармонии с собой. 🏝
Не рекламирую телеграмм канал, надеюсь, модераторы за это не забанят.
(Но в Профиле он есть). Просто социализируюсь.
Блин, я думал вот наконец то годная статья на VС, но потом долистал статью.... Вы это серьезно запилили статью, чтобы донести людям, что важно описывать процессы, исходя из вашего опыта. Че правда чтоли?
Серьезно написал, в чем суть претензии?
В некоторых компаниях о бизнесс процессах даже не задумываются, или относятся легкомысленно. Хотя казалось бы - это прописная истина.
На самом деле проблемы достаточно распространены там, где есть быстрый рост, но менеджменту не до "наведения порядка". Было бы интересно почитать детальнее, как решаются подобные проблемы.
С удовольствием разовью тему в будущих статейках (-:
P.S. Тут можно публиковать в статье ссылки на телеграм канал и сайт, главнре чтобы статья несла пользу и не была откровенно рекламной.
Все зависит от видения и желания собственника. Если упростить, то вариантов несколько: либо нанимаешь тех, кто владеет бизнес-процессами (БП), либо того, кто выстраивает их для тебя.
В первом случае можно, хоть и маловероятно, нанять топа или команду топов из схожей сферы, обладающих необходимым тебе опытом. Они приходят и сходу набирают команду, организовывают работу. Проблема в том, что в случае чего они также могут уйти, прихватив с собой всю команду и отлаженные процессы, т к они у них в головах.
Во втором случае есть несколько вариантов. СМКшники/БПМенеджеры/Бизнес-аналитики и пр. в штат или на аутсорс (как в посте автора). Они подходят к вопросу капитально с целью выстроить систему, которая будет сама как можно точнее объяснять каждому ее участнику что и как нужно делать. Описывают что есть, устраняют слабые места, внедряют, корректируют.