Это самая правильная реализации. Inbox (Входящие) содержит только ту почту, которая ещё не обработана, т.е. требует внимания на чтение, ответ, согласование или прочие действия. После того как письмо было прочитано, на него либо сразу даётся ответ и тогда оригинал письма попадает в папку Обработанные либо перемещается в другие папки, например, На согласование, Добавить в проект, Ответить позже, Сделать тикет, Длительные задачи и т.д. Уже много лет использую такую логику работы с почтой и ничего нигде не теряется. Всегда можно легко найти любое письмо за несколько лет и проследить всю цепочку работы с ним. В общем, чистый inbox и нормальная сортировка писем - это наше всё!