Как планировать свое время, чтобы мечты становились реальностью?

Когда из-за огромного количества задач нарушается баланс между сферами жизни, и на горизонте появляется стресс, важно вовремя вернуть все на рельсы. Как владелец бизнеса, я на собственном опыте знаю, что такое бесконечный поток писем и каждую минуту разрывающиеся мессенджеры.

Сейчас у меня в балансе абсолютно все сферы жизни: здоровье, семья, бизнес, финансы, личностный рост, отдых и путешествия, хобби, друзья и окружение. Я нахожусь в гармонии с собой и миром. Фишка в том, что планирую я не только бизнесовые дела, а прописываю все цели и задачи по каждой сфере жизни.

Например, раз в полгода мы с мужем проводим семейное планирование и строим планы на будущее. Раз в месяц я прописываю финансовые цели и к каждой цели пишу конкретные задачи для ее достижения. Выделяю определенное время на встречи с друзьями и походы к врачам, пишу личные хотелки и преобразовываю их в задачи.

В этой статье расскажу про то, как начать планировать жизнь и не слиться в первый день, как правильно планировать “текучку”, и как планирование помогает соблюдать баланс в жизни. Поехали!

С чего начать планирование?

У каждого человека есть свои единицы внимания, которые направлены на все, что его окружает: ежедневные задачи, предстоящие события, любое общение, люди и т.д. Будь то забрать ребенка из сада или сходить на тренировку — это все новые “лучики” внимания. Но чем больше у вас захвачено единиц внимания, тем больше вы начинаете выгорать, депрессировать и злиться.

Внимание можно разгрузить, если выполнить всего 5 простых шагов.

Шаг 1.

Выпишите все свои дела и задачи.

Даже самые мелкие и незначительные дела хранятся в нашей голове и забирают внимание: купить новый крем, почистить память телефона, ответить на непрочитанное сообщение. Постарайтесь вспомнить все свои незавершенные дела и выписать их.

Шаг 2.

Расставьте приоритеты.

Напротив каждой задачи напишите приоритетность.

1 — не важно

2 — важно

3 — очень важно

Шаг 3.

Все задачи с цифрой 1 вычеркните!

У вас в голове висела эта задача и не давала вам покоя, сейчас вы определили, что это не важно в данный период времени.

Шаг 4.

Определите сроки выполнения.

Рядом с каждой задачей напишите срок, до которого необходимо ее выполнить.

Например, оплатить счетчики — до конца ноября 2022 г.

Шаг 5.

Выполняйте в порядке приоритетов.

Сначала закройте все очень важные задачи, у которых горят сроки. Затем закрывайте в своем темпе остальные задачи. Самое главное — это довести до конца каждую задачу, иначе внимание так и будет направлено на ваши незаконченные дела. Вычеркивайте каждую выполненную задачу из списка, чтобы освободить свои "лучики".

Эти простые, а для кого-то банальные правила помогают реализовывать свои планы гораздо быстрее, чем когда список задач висит у вас в голове.

Как планировать “текучку”.

Чтобы не доводить себя до стресса шквалом незаконченных дел, надо на постоянной основе правильно планировать свое время. Но у большинства людей возникает такая ситуация: планы с дедлайнами прописаны, но за день прилетает куча незапланированных дел, которые решать надо здесь и сейчас. И в итоге — весь план на смарку.

Проблема в том, что писать мы начинаем свой идеальный план, забывая про текучку: зайти в магазин после работы, проверить почту, подписать документы и т.д. Также забываем выделять время на дорогу, форс-мажоры или другие внеплановые обстоятельства.

Например, если запланирована встреча, вы выделяете на неё ровно час, но время на дорогу не учитываете. Или в день вы отвечаете на 100 сообщений, но это общение в план не входит.

При планировании дня и недели важно учитывать вообще все!

И в первую очередь, рекомендую составлять планы не только на день, но и на неделю, с учетом всех сфер жизни. В плане на неделю важно разделить задачи на: текущие, постоянные и дополнительные.

Постоянные задачи — это задачи, которые вы выполняете изо дня в день, из недели в неделю: выпить витамины, отвезти ребенка в школу, ответить на электронные письма и т.п.

Текущие задачи — это задачи, которые надо выполнить в текущий период времени: забрать посылку с почты, встретиться с клиентом/партнером, оплатить налоги и т.д.

Дополнительные задачи — это задачи, которые не требуют срочного выполнения, но их надо держать во внимании. Например: записаться на обучение, заказать в офис новое кресло, помыть машину и т.п. В зависимости от важности сроков, эти задачи могут переходить в “текущие”.

Пример выписанных задач на неделю 
Пример выписанных задач на неделю 

Далее, к каждой задаче надо прописать: желаемый результат, приоритет, время на выполнение.

Прописывая задачи не забывайте, что время в неделе ограничено. Если у вас в рабочей неделе 40 часов, а задач вы написали на 100 часов, тогда все задачи вы выполнить не успеете и в итоге расстроитесь. Наше настроение влияет на нашу эффективность!

Пример:

Как планировать свое время, чтобы мечты становились реальностью?

Теперь переносим эти задачи в ежедневный план по часам. Не забывайте учитывать приоритетность задач! Пример примерного плана на день, исходя из примера еженедельного плана (с учетом времени и приоритетности):

Как планировать свое время, чтобы мечты становились реальностью?

Бесплатный шаблон для составления еженедельных и ежедневных планов можно забрать здесь.

Как планирование помогает соблюдать баланс между всеми сферами жизни.

Секрет простой — при планировании учитывать все сферы жизни. Часто, планируя, мы зацикливаемся на чем-то одном: работа или семья. Но забываем про свои хобби, отдых, друзей, деньги, личностный рост.

Для начала выпишите все сферы жизни и по колесу баланса посмотрите, какие из них у вас западают.

Источник: Московская Академия Продаж
Источник: Московская Академия Продаж

Далее по каждому пункту напишите свою идеальную картину, и как вы можете к ней прийти.

Например:

Здоровье.

Хочу красивое и здоровое тело. Для этого мне надо пройти чек-ап, пить витамины и заниматься спортом.

Задачи:

  • Записать на чек-ап, сдать все анализы
  • Купить витамины, пить каждый день
  • Записаться в спорт зал и бассейн
  • Ходить в спорт зал 3 раза в неделю и в бассейн 2 раза в неделю

Внесите эти задачи в свой еженедельный план и начинайте выполнять.

Тоже самое проделайте и с остальными сферами жизни.

Чтобы все успевать и поддерживать баланс, планирование должно стать вашей привычкой. Да, сначала будет сложно, зато потом вы уже не сможете пускать все на самотек. Планируйте и развивайтесь! Успехов!

4949
25 комментариев

Пример конечно примером, но он очень оптимистичный и во многом для многих не жизнеспособный. Это как олимпиадные задачки по программированию: к реальной жизни отношение на имеют, от слова совсем.
У меня например только постоянных задач на день около 30 шт, порой делаются параллельно: я забираю ребенка с доп. занятий, а параллельно по гарнитуре веду совещание, параллельно захожу в магазин; проверяю настройки рекламы на Маркетплейсах и слушаю вебинар (успевая туда еще вопросы писать иногда).
Я как-то провела эксперимент и села составлять план на месяц, вот как раз, как вы советуете: включая всю текучку и мелкие дела. Доп полей у меня не было (у вас там еще результат в примере). Так вот, это заняло 4,5 часа моего времени и 8 листов с задачами. Больше я не экспериментировала, просто у меня столько времени на это нет.
Хотя, да, условно у меня есть относительно подробный план на месяц, иногда на несколько. Важные даты просто заносятся в календарь телефона, оповещение срабатывает за один день до события, а потом за 1-2 часа, но вписывать все задачи....нет.....
Например почитать VC.ru - это тоже входит в мои планы, даже комментарии, так как некоторые темы мне банально интересны. Но все как всегда параллельно, сейчас например пересматриваю курс по DAX (так как за полтора года уже все забыла, а тут подвернулся интересный клиент по направлению аналитики), кроме этого подгружаю фото для новой инфографики на маркетплейсы в программу для обработки, ну и конечно пишу этот комментарий. Жесткое планирование с расписыванием всех нужных дел и расчетом времени для меня дело затратное. Пока что по дедлайнам проблем нет, все вовремя.

14
Ответить

Тоже чтоли начать делиться своими системами для планирования жизни.. Notion, Todoist, Scapple/XMind...
Кстати я для себя выделил 5 сфер жизни:
1. Business (работа, бизнес, обучение для проф. развития)
2. Health (очевидно)
3. Social (семья, друзья, дети, отношения, и пр.)
4. Living (быт: финансы, машины, квартиры, покупки, ...)
5. Exploring (изучение мира и изучение себя)
Нравится мне такое деление тем, что оно как мне кажется очень близко к MECE принципу: взаимоисключение и полное описание.

10
Ответить

какое точное распределение сфер жизни)

2
Ответить

Перед тем как планировать время первым делом надо определиться - а есть ли оно у вас, в действительности. Посчитать - а сколько его на самом деле есть в свободном распоряжении. И, возможно, первым делом надо решить именно эту проблему. А то мы любим имея основную работу и семью запланировать кучку дел и на вечер и на выходные, крайне оптимистично оценив затраты времени на те или иные действия. А там то одежду надо купить, то в магазин сходить, то ТО у машины сделать, то резину переобуть, то еще какая фигня по-мелочи... там чуть-чуть, тут чуть-чуть, чутка по телефону поговорить, что-то с женой обсудить.. и нет времени то больше. А потом удивляемся, а почему же все эти методики и планы не работают нифига. А дело вовсе не в методиках - они хорошие. Хотя в указанном примере, автор уже явно решила эту проблему. Всё время в примере начинается 9:00 и заканчивается 18:00. Практически, для многих - это то самое активное время, которое занято рабочими делами и для которого есть совершенно другой список дел.

7
Ответить

Станислав, здравствуйте) спасибо за ваш комментарий, вы действительно правы! В своем примере я указала лишь примерное время и примерный план, у каждого человека он может быть расписан по-своему: с 7 до 23, с 8 до 00 и так далее.

Ответить

У меня на всех гаджетах поначалу были скачаны блокноты с плеймаркета,и я вела записи прямо как вы,но моих задач настолько много,что даже записывать их отнимает время и страшно раздражает. Ещё и вычёркивать, дописывать,переписывать. Сейчас работаю очень плавно и без записей, проработав страх перед многозадачностью. Твердила себе раньше:как можно разгрести эту кучу дел? Можно. Без записулек. Без менеджеров и помощников. Просто организовав рабочие столы на ноутах и смартфонах и переборов свои фобии

4
Ответить

Это очередное доказательство того, что планирование времени через инструменты - чисто субъективная вещь. Кому-то подойдёт, кому-то нет

3
Ответить