Опыт внедрения ЭДО в общепите + честный знак
Всем привет! Хочу поделиться своим опытом внедрения электронного документооборота (ЭДО) в сети ресторанов. Здесь не будет никаких рекламных ссылок, ни на Telegram каналы, ни на сайты операторов, цель статьи — разобрать не только преимущества, но и недостатки подхода. Так же в конце немного про честный знак.
Небольшая вводная
Сеть ресторанов из 20 объектов, ежедневное количество бумажных документов близится к 100шт. Это как сами накладные (УПД) так и корректировочные документы и акты сверок.
Процесс обработки выглядит так:
- Поставка приезжает в подразделение
- Менеджер принимает товар по бумажной накладной, делает вычерки (если товара пришло меньше)
- Подтверждает документы во внутренней информационной системе
- Бухгалтер проверяет созданные документы, сверяется с бумажным оригиналом
- Бухгалтер запрашивает корректировочные документы (исправленные накладные)
В чем возникли проблемы:
- Большой ассортимент — много ручной работы. После отправки заказа поставщику, он может что-то не привезти. Так же может привезти не то количество (все что касается весового товара, например, овощи). Менеджеру приходится корректировать документы, удалять то что не привезли и менять количество там, где привезли больше/меньше. Человеческий фактор никто не отменял, поэтому «в запаре» начинаются ошибки, что-то исправили, что-то забыли.
- Нет контроля за ценами. У каждого поставщика есть утвержденный прайс-лист (обычно на небольшой срок, до пары недель). Заказ делается по прайсу, а какие цены выставит в накладной поставщик — его зона ответственности. Бывают ошибки, в прайсе одна цена, в накладной другая, узнать об этом можно только на этапе проверки цен менеджером по закупкам. Запланированная себестоимость при этом гуляет туда сюда.
- Перенос данных с бумаги. Если не используются никакие инструменты автоматизации, то бумажные накладные кто-то должен перенести в учетную систему организации, на что так же тратится драгоценное время и на этом же этапе появляются ошибки
Шел 2021 год
В середине года мы начинаем уставать от количества ошибок, а так как мы в целом сильно автоматизированы за счет собственной информационной системы, курс был поставлен на внедрение ЭДО. Оператором был выбран СБИС из-за наличия качественного API и поддержки (это предложение не нужно читать так, что без собственной системы ЭДО невозможно, можно спокойно использовать СБИС в связке с 1с без сторонних инструментов) .
Настройка и интеграция не заняли много времени и к концу года мы уже имели работающий инструмент. Как стал выглядеть процесс:
- Формирование заказа с ценами из прайс-листа
- Поставщик высылает накладную в ЭДО в момент поставки
- В 99% случаев количество товара исправлять не нужно, так как поставщик уже сформировал правильную комплектность со склада
- Если цены в накладной отличаются от прайс-листа — менеджер по закупкам уведомляется моментально и может решить этот вопрос
- Менеджер на объекте подписывает электронную накладную, которая автоматически загружается в учетные системы и 1с без ручного труда
Преимущества и недостатки
Плюсы очевидны, это значительное сокращение ручного труда и ошибок, а так же моментальная реакция на несоответствия цен, меньше бумаг в офисе, меньше «потеряешь», которые надо запрашивать повторно у поставщика и подписывать вручную.
Недостатки тоже есть и их немало
Научи поставщика работать с ЭДО
На конец прошлого года из общего количества наших поставщиков с ЭДО могли работать не более 10% и в основном это крупные предприятия, которые уже начали переход на ЭДО. Более мелкие поставщики не понимали зачем им это нужно (отправка ЭДО документа платная, около 7 рублей за 1 сообщение) . Некоторые были «за», но не знали что делать и просили нас о консультациях по настройкам и другим особенностям. Были и те кто сканировал бумажные накладные и отправлял нам их в СБИС.
По будням ЭДО, по выходным бумага
Не все поставщики смогли наладить процесс и мы имеем смешную схему, когда по будням нам приходит ЭДО, а по выходным бумажные накладные. Причина — в выходные некому формировать документы, а разбираться в интеграции СБИС и 1С никто не хочет.
Утром поставка, ЭДО вечером
Это самая большая проблема, когда прием товара происходит по бумажной накладной, процесс происходит по старинке со всеми ручными проверками, а потом спустя несколько часов или сутки поставщик выставляет ЭДО, который уже никому не нужен. Победить на 100% мы это не смогли (до недавнего времени) и стали подписывать соглашения об электронном документообороте, либо искать других поставщиков.
Несовершенство СБИС, Контур и тд
Сейчас на рынке больше 20 операторов электронного документооборота. Если мы работаем СБИС, а поставщик в Контуре — нужна настройка так называемого «роуминга», что бы сообщения, отправленные поставщиком из Контура, появлялись у нас в кабинете СБИС. Процедура настройки роуминга сейчас происходит нажатием пары кнопок, но на момент внедрения., что бы все настроить, нужно было заполнять заявки в СБИС по каждому поставщику и ждать около 7 дней подключения.
Если читает кто-то из Тензора, у вас отличный API для работы с ЭДО, но несколько месяцев назад вы внесли изменения: вместо моментального получения файлов документа (xml, html, pdf и тд) теперь стало нужно ждать неограниченно количество времени. Через запрос я хочу получить XML для накладной, а ответ меня посылают далеко и на долго с сообщением «итоговый документ еще формируется», можно ждать 5 минут, а можно и 15. Если я дождался, получил файл, а через час хочу еще раз запросить его через API — нужно опять ждать непонятно сколько.
Затраты для отправителя
Электронный документ это фактически обычное письмо со стандартизированными вложениями. За каждую отправку нужно заплатить около 7 рублей, для принимающей стороны все бесплатно (кроме лицензии на ЭДО) .
Я все еще уверен что за ЭДО будущее и если вы еще не начали переходить — очень рекомендую, плюсов больше чем минусов, люди в 2022 году не должны заниматься переносом текста из одного места в другое.
Честный знак
На сегодня общепит обложен различными ПО со всех сторон. ЕГАИС для алкоголя, ГИС МТ для воды и молока, ВЕТИС для ветеринарных документов, и видимо это не предел.
С 1 ноября нас обязали работать с бутилированной водой и молоком через ГИС МТ (честный знак) , все накладные, содержащие молоко или воду, должны быть только в ЭДО. Это нам очень сильно помогло и мы уже были готовы, поставщиков начали принуждать к переходу в электронный формат.
Но как всегда не без проблем:
- Нельзя изменить количество (вам привезли 9 бутылок по факту, вместо 10), нужно полностью переделывать накладную со стороны поставщика, доработки со стороны ГИС МТ будут только к весне
- Не все поставщики начали работать с честным знаком (некоторые о нем узнавали от нас)
Просто поддержать. Вы молодцы) Работаем с сетями ресторанов, прям в скрипте у менеджеров по пролонгации страхового полиса первый вопрос - сможем уже подписать по ЭДО?? Год назад некоторые от нас впервые узнавали, что так можно. Экономия на логистике - приятная, отсутствие потерь документов курьерами (про сроки доставки почтой России молчу) - бесценно.
Директум?