Shtab – простой сервис для управления задачами и проектами | Аналог Trello

Рассказываю на собственном примере, как выстроить работу и повысить продуктивность с помощью простого инструмента от российской команды.

Зарубежные онлайн-сервисы уходят из России со скоростью света, теряют клиентов, репутацию, долю ны рынке, ну и пусть валят. Мы верим в наших ребят и девчонок, которые смогут сделать замену ничуть не хуже.

Сегодня хотелось бы поговорить об одном таком отечественном инструменте для планирования личных и рабочих задач, а также полноценной работы в команде, и детально разобраться, как он поможет лично вам стать продуктивнее и выиграть время на то, что вы любите и цените: семью, отдых, путешествия, а может быть вторую работу для повышения доходов :)

Как в России, так и за рубежом, есть огромная многомиллиардная ниша в онлайн-сервисах для бизнеса, которые помогают планировать задачи и проекты.

Любые процессы в бизнесе можно представить как конвейер, на котором у каждого члена команды есть своя зона ответственности, свои задачи и понятные критерии их выполнения для передачи дальше.

Так вот планировщики задач или таск-менеджеры, как их еще называют – это попытка сделать прозрачной такую работу, перенести конвейер на экран ноутбука или даже телефона.

Есть планировщики простые и сложные, к которым, например, относится Jira, Asana, Wrike. Они предназначены для продвинутых пользователей, команд и организаций. Чтобы ими полноценно пользоваться, необходимо приглашать специалиста-настройщика, который подберет и реализует нужную вам конфигурацию этого софта. Скорее всего вам надо будет установить их на ваши собственные сервера.

Но обычному пользователю зачастую нужно просто подкачать личную эффективность:

Для всего этого хватит более простых инструментов, которые можно освоить самостоятельно.

К инстурментам, которые одновременно простые и полезные на все 100% относится сервис планирования задач Shtab российской разработки. Я сам им пользуюсь, сейчас расскажу что к чему.

Штаб построен по принципу доски «Канбан», то есть тот самый конвейер с задачками, о котором мы говорили ранее выглядят как доска с разделами, по которой задачи двигаются слева направо к финальной точке выполнения.

Чтобы создать такую доску, нужно создать проект и вбить его название. Внутри проекта можно создавать любое число задач.

Открываем карточку с созданной задачей, пишем заголовок и описание, тут же можем создать чек-лист, в котором наша задача разбита на мелкие этапы-задачи, например.

В задачу можно добавить срок ее выполнения (дедлайн) и приоритет, а также другие дополнительные параметры для легкой фильтрации задач в списке. Срок выполнения в дальнейшем удобно будет наблюдать в формате календаря. То есть наш конвейр-доску, можно превратить в календарь легким движением руки.

Это удобно лично для меня, так как я планирую выход обзоров в своем блоге заранее и могу распределить рабочую нагрузку.

Далее мы возвращаемся к задачам в канбан-доске и видим, что есть несколько этапов работы над задачей, это базовые этапы: Список дел, В работе и Выполнено. По ним и будут путешествовать наши задачки, вернее мы их будем перетаскивать с одного этапа на другой и видеть милую анимацию попадания задачки в крайний столбец. Можно оставить как есть, можно дробить на большее число этапов, например, после «В работе» добавить «Проверка», или после «Списка дел» сделать «Дела на эту неделю».

Для людей, которые не расстаются со своим телефоном, как я, например, будет актуально наличие мобильного приложения Штаб для iOS, вот так пока без Android (можно использовать PWA-приложение), но скоро разработчики обещали завезти и его. В приложении для яблочников можно делать все те же описанные действия, что и с компьютера.

Шаблоны задач

Начну с того, чем пользуюсь активно сам, это шаблоны задач – если они у вас однотипные, то можно создать заранее пачку предварительно заполненных задач с описанием, чек-листом, ответственными за задачу и файлами. Создаются они в одноименном разделе в правом верхнем углу и далее, когда хотите создать задачу из шаблона то тоже идете в этот раздел и нажимаете на три точки справа от задачи.

Я использую шаблоны задач, как шаблоны, например, договоров, где уже есть весь нужный текст и только всякие реквизиты заменяются от документа к документу.

Доступ к задачам на редактирование и просмотр

Еще одна штука для продвинутых пользователей – это назначение исполнителя из списка вашей команды. Понятно, если вы пользуетесь сервисом в одиночку, вам это не сильно актуально, но если появляется хотя бы один человек, то можно делить друг с другом задачки.

Вашему коллеге просто нужно прислать приглашение в проект и он будет видеть все задачи, сможет с ними взаимодействовать.

Также можно давать доступ к отдельным задачам, в том числе «наблюдательский», без права редактирования. Такой доступ можно дать вашему клиенту для того, чтобы он постоянно не теребил вас вопросами «ну как продвигается». В карточке задачи он будет видеть все обновления и даже затраченное на задачу время.

Если вы думаете на перспективу, то совместная работа в планировщике вам обязательно понадобится.

Учет времени

Следующая фишка Штаба – учет времени, функционал, который позволит измерить время, затраченное на выполнение задачи и записать его в карточку задачи.

Сейчас поясню, зачем это надо. Например, вы работаете над задачей и хотели бы прикинуть, сколько вы на нее потратите, например, чтобы понимать, спланировать ваше рабочее время, если в будущем планируете задачи однотипные. Это также полезно, когда вы хотите узнать, сколько вы работаете и сколько за это получаете.

Вы можете засекать время на секундомере телефона, а потом вносить их в задачу и видеть результаты в отчетах. Только вам надо предварительно зайти в настройки и включить переключатель вот тут, чтобы вы могли вносить данные по времени.

В Shtab есть еще возможность отслеживать время через Трекер – программу-секундомер, которая еще и записывает экран, ну это решение для контроля удаленных сотрудников.

Свои поля в задачах

Помните, я говорил о полях в карточках с задачами? Так вот помимо базовых полей можно добавлять свои в каждую карточку проекта одномоментно. Это делается для большей гибкости и дальнейшей сортировки или фильтрации задач, когда их станет много, но не только для этого.

Например, добавить дату и время очередного созвона по задаче. Делается это через меню три точки и выбор нужного поля.

Прочие возможности

Есть раздел с отчетом по задачам и финансам и выплатам зп для сдельных работников. Это функционал, предназначенный для команд, и в меньшей степени для персонального использования.

Вся инфа надежно хранится в облаке и доступна только вам и членам команды. Также команда Shtab может развернуть свой сервис у вас на серверах для полного контроля с вашей стороны, это опять же актуально по большому счету для компаний.

Сегодня я рассказал вам об этом супер-простом инструменте Shtab (Shtab.app) для ведения списка дел и приведения ваших личных и рабочих задач к какой-то системе, к порядку.

Прежде всего вас покинет постоянное напряжение: а все ли я помню, а что я делаю завтра, а чем мне стоит заняться сейчас и все в таком духе. Меня ведение задач в специально отведенном для этого месте – успокаивает.

Думаю, что для неискушенного пользователя информации из статьи будет вполне достаточно для уверенного начала продуктивной работы, а если вы хотите узнать больше о Штабе или посмотреть обзоры на другие инструменты, просто напишите об этом в комментариях.

Понравился обзор? Буду благодарен за подписку на мой телеграм или YouTube-канал, а можно и на оба разом. Там я пишу о российских стартапах и рынке.

Если хотите дать свой проект в обзор, чтобы получить новых пользователей и обратить на себя внимание инвесторов и партнеров – напишите мне в личку @begovatovd.