Уйти в отпуск и вернуться в коллектив, который тебя по-прежнему уважает коллектив
В этой статье менеджер проектов Маша Новикова делится советом, как правильно организовать работу внутри проектов на период твоего отсутствия: как не заблокировать принятие решений
В нашей компании за каждым менеджером закреплены несколько проектов, которые менеджер ведет от старта и до запуска, решая все возникшие в процессе вопросы, проблемы, задачи. Менеджер в рамках работы над проектом планирует работу исполнителей и знает о нем все-все-все.
Очевидно, что безболезненно в отпуск уйти достаточно сложно, ведь менеджер владеет полным контекстом и трудно представить, как его проект будет жить без него.
Но есть и хорошая новость: у нас есть один рецепт, как можно подготовиться к отпуску максимально продуктивно, при этом не травмируя репутацию менеджера и психику коллег, которые будут заниматься проектом в его отсутствие.
Давайте уходить в отпуск красиво!
Чек-лист для менеджеров, планирующих свой отпуск
За 2 недели до отпуска
Этап 1. Определиться с менеджером-заменителем (назовем заменяющего менеджера так)
- Совместно с руководителем направления определиться, кому из менеджеров проектов передавать каждый из ваших проектов.
- Добавить коллегу, который будет руководить проектом во время вашего отпуска во все чаты по проекту.
Этап 2. Предупредить заказчика о плановом отпуске
- Предупредить заказчика о плановой дате отпуска и познакомить с менеджером-заменителем. Предупредить, что менеджер-заменитель добавлен в чат заранее, т.к. вы вводите его в курс дела и он будет наблюдать за текущим выполнением задач.
Этап 3. Познакомить менеджера-заменителя с проектом
- Поскольку этот этап происходит за 2 недели до отпуска, то тут осуществляется предварительное знакомство менеджера с проектом. Без конкретики задач и т.п. - просто погружение.
За 1 неделю до отпуска
Этап 4. Подготовить СУП (система управления проектами) и другие ресурсы к отпуску
- СУП:
– Не должно быть неактуальных задач.
– Задачи должны иметь актуальное описание, сроки, исполнителей, статусы. - Техническое задание:
– Обеспечь актуальность ТЗ хотя бы по тем разделам, которые будет курировать менеджер-заменитель.
– Предварительно согласуй ТЗ с заказчиком. - Дизайн:
– Дизайн должен на 100% соответствовать действительности.
Этап 5. Подготовить информацию для передачи проекта
Это самый главный и объемный этап.
В нашей компании создан специальный шаблон документа для заполнения всей необходимой информации по проекту на время отпуска:
- команда проекта;
- документы / ресурсы;
- план проекта;
- основные процессы в команде;
- задачи на период отсутствия.
Менеджер-заменитель не должен ничего в отсутствие основного менеджера планировать, ставить задачи, разбираться в тонкостях.
Правильно организованный процесс – когда основной менеджер организовал работу в проекте таким образом, чтобы команде требовалась только помощь менеджера заменителя, а ему, в свою очередь, было все понятно благодаря подготовленным артефактам.
За 3 дня до отпуска
Этап 6. Провести планерку с менеджером-заменителем
- Познакомить менеджера-заменителя с планом работ и документами.
- Ознакомить с возможными рисками и рассказать, как в таких ситуациях себя вести. Это важно сделать именно за неделю до отпуска, чтобы у вашего коллеги было время ознакомиться с информацией и задать вопросы.
Этап 7. Проинформировать команду о своем отпуске
- Запланировать планерку с командой и менеджером-заменителем.
- Предупредить команду о своем отпуске, проинформировать о том, кто будет заменять.
- На планерке озвучить: какая работа и в какие сроки должна быть выполнена: цели и ключевые вехи (со сроками).
В день отпуска
Этап 8. Уйти в отпуск, отдохнуть.
Подписывайтесь на канал в Telegram, где мы рассказываем о полезных рабочих инструментах, интересных кейсах и даём полезные рекомендации.
Нужна консультация по разработке мобильного приложения или веб-сервиса? Пишите на почту hello@mintmail.ru или в Telegram.
Ссылка на сайт: mintrocket.ru
Автор текста: Маша Новикова.
С такими действиями действительно уважение останется при сотруднике!
Менеджер чего? Не очень понятно.
Федор, благодарим за ваш комментарий и внимательность. Поправили текст статьи. Менеджер увлекся проектами)
Спасибо за столь подробную статью, казалось бы просто уйти в отпуск, но на самом деле часто с этим случаются большие проблемы