Как научиться делегировать?

Меня зовут Вероника Новицкая и я основатель Агентства по подбору ассистентов для предпринимателей.

Часто мои клиенты сталкиваются с проблемой делегирования. Обычно это происходит со словами: «У меня нет ни на что времени мне нужен ассистент, но я не знаю, что передать и как». Давайте сначала разберем частые ошибки, а затем перейдем к тому, как все-таки научиться делегировать.

1 ошибка. «Я все сам»

Иногда дела сложно передавать из-за того, что мы привыкаем делать все сами и начинает казаться, что «лучше чем я никто не сделает». Мы просто боимся передать дело тогда, когда в состоянии сделать сами идеально. Но попробуйте передать. Пускай даже первый раз человек сделает не так хорошо, как это сделали бы вы. Главное, что вы сделали первый шаг, вы передали дело. Постепенно вы привыкните передавать. Да, возможно, иногда нужно будет дать какую-то правку, но зато, вы освободили у себя огромное количество времени

2. «мне проще самому, эта простая задача»

Бывают легкие рутинные поручения, как: созвониться с курьером, что-то добавить в календарь, вызвать такси. Но таких задач бывает очень много. Сложите в сумме: сколько это времени? Сколько минут/часов? Старайтесь подлавливать себя даже на мелких задачах и передавайте их.

3. Вы неверно дали задачу

Когда вы даете задачи сотруднику, старайтесь быть максимально конкретны. Не «мне нужен отель, бюджет 100 рублей», а «мне нужен отель, скинь 3 варианта, с 20 по 25 января, стиль нравится лофт, важно, чтобы это был район Дубай Марина, нужен завтрак и большой спортзал в отеле. Все должно быть современно». Видите разницу?

Частая ошибка: руководитель считает, что сотрудник способен читать его мысли. Но так не бывает. Ставьте задачи конкретно. Со временем, поняв ваш вкус, ассистент сможет «подобрать отель» уже без супер подробного описания.

4. Правила работы в вашей компании

Изначально ассистента обязательно нужно ввести в курс дела, поговорите с ним, объясните принципы работы с вами, график работы, более подробно раскройте какие могут возникать задачи, что для вас важно и прочие нюансы работы в вашей компании. Всегда все обсуждайте и договаривайтесь.

5. Если вам что-то не нравится и вы молчите!

Если вы молчите, ассистент думает, что выполняет все верно, а вы в это время копите в себе недовольство. Возвращаемся к пункту 4 — всегда все обсуждайте.

6. Выбран не тот сотрудник

Такое тоже может быть, что дело может быть и в сотруднике.

Я дам базовые первые шаги, благодаря которым вы сможете постепенно передавать дела!

1. С утра выпишите все ваши планы, досконально! Так нужно делать минимум 1 неделю. Например: встретиться с Васей .

А что для этого нужно и что сможет сделать ассистент?

— Забронировать, сделать пропуск, если это нужно

— Связаться с Васей и написать ему время и место встречи

— Поставить событие в календарь

— Вызвать такси до места

Вроде мелочи, а время отнимают:)

2. На протяжении дня при выполнении любого действия, задавайте себе вопрос «а я могу это делать не сам?», «что из того, что я сейчас делаю в данную минуту, я могу передать?»

Со временем вы привыкните и поймёте насколько это ценный сотрудник.