Документируем процессы в агентстве и студии. Без надрывов и увечий

В своей книге по предпринимательству («Предпринимательских Миф») Майкл Гербер пишет о жизненном цикле бизнеса, мрачных шансах на успех, разнице между построением работы и построением бизнеса, а также о важности построения компании как франшизы.

Когда-то давно эту книгу мне подарили друзья из Киева – два Алексея, Голенко и Гудзь. Она сильно поменяла моё мировоззрение, после чего я сразу начал перестраивать процессы в тогда ещё веб-студии, причем заложенные в книге идеи оказались настолько эффективны и живучи, что сегодня с учётом развитых средств автоматизации дают ещё больший эффект.

Вот список процессов, которые мы разработали, когда запускали наше агентство по разработке сайтов Generic Solution: 0. Всё верно, ноль 🙂

Чтобы получить первые заказы, мы полагались на знакомых и поддержку вендора (компанию «Битрикс», тогда ещё без приставки «1С»). Всё шло неплохо, с помощью микроменеджмента мы лихо управляли работой дизайнеров, верстальщиков, программистов и копирайтеров. Однако по мере увеличения нагрузки стали очевидны болезненные последствия отсутствия налаженных процессов.

Вот некоторые из проблем агентства, где нет бизнес-процессов:

Мы начали с внутренней установки Jira, а затем перешли на Google Docs и Basecamp, чтобы максимально просто вовлекать в общение по проектам клиентов. Затем мы поэкспериментировали с Trello, Asana и «1C-Битрикс: Корпоративный портал», а затем на некоторое время остановились на «Мегаплан».

Сейчас мы помогаем агентствам оптимизировать свои системы и процессы в ClickUp.

Инструменты были всегда важны, но не настолько, как документирование процессов и вовлечение всей команды в их использование и возложение друг на друга ответственности.

За первые 18 месяцев существования Generic Solution мы сделали массу небольших проектов веб-дизайна на «Битрикс». Одной из первых вещей, которую мы создали в качестве систематизации своих процессов, были несколько шаблонных проектов в Basecamp. В них засунули все возможные задачи для разных типов клиентских проектов.

То, что раньше требовало 1-1,5 часа начальной настройки, теперь можно было сделать за 5 минут, по сути, только выбрав тип проекта и назначив ответственных.

Мы много документировали, делали шаблоны и ресурсы, связанных с веб-проектами, SEO, нашим процессом продаж и финансами, и с этого момента их количество неуклонно росло.

Где можно найти время для документирования процессов в разгар работы с клиентами, управления проектами, продаж, финансов и других телодвижений? И даже если это удастся, с чего начать?

Самый простой путь редко коррелирует с лучшим, и документирование процессов вашего агентства не является исключением. Это, безусловно, потребует усилий, но принесёт большие дивиденды в виде долгосрочной эффективности и стабильных результатов.

Вот 5 ключевых шагов о лучшем способе документирования процессов агентства, которыми мы хотим поделиться:

Расстановка приоритетов — единственный способ эффективно функционировать и сосредоточиться на наиболее важных задачах. Конечно, расстановку приоритетов следует рассматривать как совместную задачу, а не как вариант, где один человек решает за всех.

Соберите команду, определите основные функции бизнеса (маркетинг, продажи, операции и т. д.) и оцените текущие сильные и слабые стороны. На основании этих данных можно будет составить эффективный план.

Разбейте каждую основную функцию на подразделы, а затем расставьте приоритеты в самых важных областях.

Одним из подходов к эффективной расстановке приоритетов будет изучение частоты использования и сложности всех ваших процессов. Мы используем таблицу приоритизации процессов и сортируем процессы на основе этих трех категорий (с диапазоном от 1 до 5).

Частота: Как часто вы выполняете или завершаете процесс?

Степень документирования: Степень готовности документации по процессу

Боль: Насколько сильную боль/неудобства вызывает этот процесс?

Существует множество инструментов управления проектами, которые способны справиться с процессами. Мы обучаем агентства на проверенной платформе, реализованной через ClickUp и основанной на вере в то, что процессы должны жить там, где выполняется сама работа.

В конце концов, главная привлекательность ClickUp для агентств — это возможность работать с задачами, файлами и процессами на одной платформе. Это значительно упрощает размещение вашего процесса рядом с вашими реальными задачами вместо малоизвестного стороннего приложения, которое никто не использует.

Даже самая идеально-подготовленная папка с процессами бесполезна, если она вечно лежит на полке. В этом случае вы можете создать внутренний сайт или вики с такими инструментами, как Google Docs, Notion или система документирования процессов, например SweetProcess.

В конечном счете, инструмент никогда не бывает так важен, как описание и последовательное использование процессов. Найдите ПО, которое подходит для вас и команды, что-то простое в использовании, когда люди хотели бы регулярно его открывать.

Чрезвычайно важный момент с подотчетностью, чтобы все члены команды применяли процессы, которые вы проработали и задокументировали. Эта работа — пустая трата времени, если её не используют каждый день в работе над клиентскими проектами.

Какие вопросы можно себе задать, чтобы найти правильный формат и ожидания для документирования процессов агентства? Их много, но начать можно вот с таких:

Помните, вам нужно начать с понимания культуры вашей команды и выбора подходящего формата. Затем узнайте мнение своей команды и убедитесь, что все согласны с форматами документации, соблюдением процессов и участниками.

Единственным, наиболее эффективным методом, который мы использовали для систематизации нашего агентства, были «процессные» дни.

Идея проста: каждый выделяет период времени (весь день, полдня или даже пару часов), составляет список, что нужно сделать, отключает все отвлекающие факторы и занимается документированием бизнес-процессов.

Если вы серьезно относитесь к улучшению документации вашего агентства, вот моя рекомендация:

Что вы делаете, когда пишете сообщение в блоге или проводите вебинар, а потом понимаете, что процесс можно улучшить?

Следует ли вам сделать заметку на потом или исправить процесс немедленно?

Не существует универсального «правильного или неправильного ответа», если это делается в долгосрочной перспективе. Тем не менее очень важно, чтобы вся ваша команда разделяла подход в целом, ответственность и необходимость постоянного улучшения.

Инструменты, которые мы используем, и эффективность сегодняшней маркетинговой тактики будут меняться так же часто, как и алгоритмы поисковых систем. Таким образом, способ масштабирования агентства заключается в постоянном поиске способов улучшения и извлечении выгоды из изменений.

Определите, какой метод непрерывного улучшения лучше всего подходит вам, и убедитесь, что это разделяют все члены команды. При этом все несут и ответственность за соблюдение этого стандарта.