Законченная работа сотрудника (ЗРС)
Мы часто можем слышать от руководителя фразу: “Ну почему в сутках не 48 часов?”
Большинство руководителей всегда очень загружены на работе. Помимо выполнения своих должностных обязанностей, руководителю приходится отвечать на бесконечные вопросы своих подчиненных, сотрудники обращаются к руководителю с различными прошениями, служебными записками, просто устными рассказами о проблемах, которые нужно было решить еще вчера и т.д. И это продолжается изо дня в день!
Так как же избавить руководителя от этого, тем самым высвободить кучу его времени на решение поистине необходимых задач? Есть инструмент, оптимизирующий рабочие процессы, и называется он - ЗРС.
Что такое ЗРС?
Расшифровывается аббревиатура как «законченная работа сотрудника». Это документ, который составляется сотрудником и предназначается для руководителя. ЗРС несколько схож с докладной запиской, но имеет ряд особенностей. Это документ, в котором:
- Описывается проблемная ситуация. Сотрудник детально описывает ситуацию и ясно формулирует проблему. Указывает все риски для компании, к которым может привести эта ситуация.
- Представлены данные, необходимые для её решения. Указывает исчерпывающую информацию, необходимую для решения проблемы. Здесь очень важно привести все данные (сроки, предполагаемые финансовые затраты и т.д.), то есть, руководителю нет необходимости запрашивать информацию по вопросу или долго разбираться в ситуации.
- Содержит вариант решения. Один или несколько. Вариант решения должен быть хорошо обдуман, последовательно изложен. Должно быть понятно, сколько времени и ресурсов (финансовых, человеческих и т.д.) компании ему требуется, чтобы решить текущую задачу.
- Результат. Здесь описан результат для компании от предложенного решения проблемы.
- Имеется место для резюме руководителя, где он ставит подпись, чтобы одобрить или не одобрить предлагаемое решение.
Если сотрудник направляет руководителю ЗРС с неполной информацией и просит решения ситуации, он только нагружает руководителя дополнительной работой. Руководителю нужно больше данных, чем предоставлено, поэтому он должен выполнять действия за подчиненного. Это называется “незаконченным результатом сотрудника”, этого нужно избегать, такого быть не должно!
В каждой компании разрабатывается свой шаблон этого документа.
Строгих норм и правил нет. В шапке документа желательно указать информацию: ОТ КОГО и КОМУ, с указанием их должность и имени.
ЗРС может быть оформлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Процесс согласования ЗРС может быть оцифрован в CRM-системе: отпадает необходимость составления заявки на бумаге и подачи ее руководителю лично, а также значительно повышается скорость обработки подобных заявок, решения начинают согласовываться и реализовываться в ускоренном режиме.
Примеры законченного и незаконченного результата сотрудника:
Когда применяется ЗРС?
- Случаются проблемные ситуации, решение которых не описаны во внутренних документах компании. Например, сломалась микроволновая печь и требуются деньги на ее ремонт.
- При возникновении внештатной истории, которая может перерасти в отложенные проблемы. Например, когда нужно отгрузить товар в нерабочее время.
- При конфликте или форс-мажорной ситуации, которая требует согласования с руководителем. Например, возврат товара или денежных средств, ремонт на производстве, найм дополнительных сотрудников и т.п.
Польза применения ЗРС в компании
- Польза для руководителя очевидна - экономия времени! При условии получения максимально исчерпывающей информации, он не тратит время на полное погружение в каждую ситуацию. Он не выслушивает эмоциональные рассказы своих подчиненных, решение вопросов происходит только в конструктивном ключе.
- Есть польза для подразделения и для компании в целом: более эффективная работа! Руководство перестанет собирать данные и придумывать решения за своих подчиненных, которые лучше погружены в контекст ситуации. У руководителей появится больше время для стратегических задач.
- И для сотрудников имеется полезный опыт: они учатся самостоятельности, не ждут, когда кто-нибудь решит что-то за них, подробно изучают проблемы с которыми сталкиваются, сами ищут и анализируют пути решения.
Внедрение ЗРС в компании
Зарегламентируйте введение ЗРС в компании, сделайте ЗРС обязательным документом! Разместите регламент или инструкцию в имеющейся платформе для онлайн-обучения и проконтролируйте, чтобы каждый сотрудник ознакомился с этим документом. Познакомьте сотрудников с примерами правильного и неправильного оформления ЗРС.
Процесс составления и подачи ЗРС не должен вызывать страха или дискомфорта у сотрудников, а процесс одобрение ЗРС не должен занимать много времени, он должен происходить в понятной и согласованной форме!
Внедряйте и используйте этот документ в своей компании! Он помогает решить очень важный аспект задач и позволяет сделать работу вашей компании еще более эффективной!
Удачи и больших продаж!
Построение и систематизация отделов продаж под ключ:
Telegram по развитию: продукта, маркетинга и продаж:
Не слышала о таком ранее. Хотя мб слышала, но другими словами