Genplace. Управленческий учет бесплатно — бухучет за деньги

Как сервис бухгалтерского аутсорсинга решил расширять базу пользователей.

Всем привет, меня зовут Дмитрий и я являюсь менеджером продукта сервиса Genplace. Наша компания в один момент осознала, что сервисы бухгалтерского учета работают неправильно, но, кажется, мы нашли решение.

Каждый раз, когда кто-то говорит про профессии, которые умрут в ближайшем будущем, где-то закатывает глаза один бухгалтер. То, что профессия умрёт, а ее место займут онлайн-сервисы, говорят уже давно, однако серьезных изменений на этом фронте не происходит.

Как ни удивительно, но сервисы бухгалтерского аутсорсинга “не взлетают”. Кнопка, Главбух.Ассистент, Фингуру и прочие запускают свои сервисы и мобильные приложения, но появление этих продуктов не привело к массовому увольнению бухгалтеров. Компании с онлайн-сервисами заняли свою нишу на рынке, но все еще проигрывают “тётям Машам”, которые за 5 000 могут подготовить отчетность для небольшой компании.

Создатели этих продуктов жалуются на то, что клиенты не хотят работать в сервисах, на которые были потрачены большие бюджеты, а стоимость сделки совершенно спокойно может превышать 20-25 тыс. руб. при среднем чеке в 10-15 тыс. в месяц.

В наборе инструментов предпринимателя, состоящем из CRM, таск-менеджера, банковского кабинета и сервисов аналитики с трудом находится место для бухгалтерских сервисов.

Проблема большинства решений на рынке, по нашему мнению, заключается в том, что создатели бухгалтерских сервисов не учитывают главный запрос клиентов к бухгалтерскому аутсорсингу. На протяжении достаточно длительного времени мы общались с клиентами разных аутсорсеров и бухгалтеров-фрилансеров и пришли к достаточно печальному выводу. Большинство клиентов сегментов малого и микро-бизнеса воспринимают бухгалтерский учет как бремя, а не как инструмент для принятия решений.

Для таких клиентов бухгалтерия должна решать две ключевые задачи: налогов должно быть как можно меньше и контролирующие органы не должны иметь претензий к компании. Для этого им совсем не нужен сервис с отдельным чатом, в котором можно отправлять первичку. Им необходимо, чтобы бухгалтер был всегда доступен, работал быстро и стоил дешево.

При этом мы обратили внимание на то, что подавляющее большинство таких клиентов стараются вести какие-то собственные версии управленческого учета. Обычно это выглядит, как файл в Excell, в который предприниматель ручками вносит ключевые показатели из банковских данных и CRM. Иными словами, учет для предпринимателей важен, но не бухгалтерский, а управленческий.

Мы решили нацелиться на повышение уровня вовлеченности пользователя в сервис. Для этого мы выделили три ключевых направления, которые необходимы предпринимателю для полноценного контроля за бизнесом: управленческий учет, бухучет и документооборот.

Сочетание этих трех элементов решает сразу несколько проблем. Во-первых, ценность сервиса в глазах клиента существенно увеличивается и повышается вовлеченность. Во-вторых, решается проблема с ведением управленческого учета - данные из банковского кабинета подтягиваются автоматически или через банковскую выписку. В-третьих, все документы хранятся в одном месте, что решает проблему с поиском документа, если контрагент через полгода попросит срочно выслать ему акт. Сервис документооборота также позволяет нам оперативнее вести бухгалтерский учет, так как все созданные документы автоматически попадают в нашу базу.

Сервис полностью интегрирован с 1С, таким образом мы можем предоставлять клиенту последние данные о состоянии его бухгалтерского учета.

Более того, на основе данных бухгалтерских отчетов пользователь сразу может строить планируемые показатели на следующий месяц.

Управленческий учет строится на основе отчета о движении денежных средств и позволяет интегрироваться с банками посредством входа в личный кабинет, либо просто при помощи банковских выписок. Таким образом пользователь может отслеживать все фактические платежи по разным счетам. Все, что не проходит через расчетный счет, но требует учета можно вносить через специальный счет “Касса”, который с банками не связан.

В блоке движения денежных средств пользователь может вводить будущие платежи, что позволяет системе предсказывать кассовый разрыв - когда денег на счете не хватит для оплаты будущих платежей.

Мы также предлагаем нашим пользователям распределять платежи по проектам. Это позволяет начинать вести пообъектный учет и выявлять, какие направления бизнеса реально приносят деньги.

Для пользователей на аутсорсинге предоставляется возможность оценивать движение денежных средств по видам деятельности (текущая, финансовая и инвестиционная). Эта функция позволяет определять, являются ли платежи займами или, например, поступлениями от основного вида деятельности.

Сервис документооборота позволяет пользователям самим формировать первичные документы. Пользователи бесплатной версии могут использовать этот блок интерфейса в качестве альтернативы шаблонам документов, хранящимся на компьютере или в облачном хранилище. Пользователи платной версии в свою очередь могут интегрировать в Genplace свой аккаунт в Контур.Диадок, что позволит им подписывать документы и отправлять им контрагентам, не выходя из системы.

Мы ставим своей задачей наращивать базу клиентов на бухгалтерский аутсорсинг, а не продавать сервис управленческого учета. Более того, многие компании ведут управленческий учет “как придется”. Поэтому мы считаем, что предоставляя функции управленческого учета бесплатно, мы в целом повышаем уровень финансовой грамотности наших потенциальных клиентов, что облегчит жизнь нам самим.

Документооборотом и управленческий учетом могут пользоваться все зарегистрированные пользователи, для этого требуется только заполнить профиль своей компании.

Однако вся “магия” начинается, когда бухгалтерская база оказывается у нас. В этом случае система сама вытягивает данные из бухгалтерских учетов, заполняет данные в движении денежных средств и распределяет их по категориям. Вносить данные руками нужно только для будущих платежей, а все остальное будет подставляться автоматически.

Сейчас наши силы брошены на усиление интеграции с банковскими сервисами. В разработке сейчас находятся блоки проведения платежей напрямую через личный кабинет Genplace. А главной “фишкой” сервиса, которую пока не предложил никто на рынке, планируется сделать доступ к более глубокой интеграции с банковскими сервисами

Спрогнозировав кассовый разрыв, клиенты смогут отправить запрос в банк на получение продукта. Бухгалтерскую отчетность и данные регистров по запросу банка также можно будет передавать непосредственно из сервиса.

Также мы внедряем проектный учет по отгрузкам: наши клиенты смогут видеть распределение доходов и расходов по проектам, основанное не на движениях по счету, а на отгрузках. Эта функция должна существенно повысить качество данных.