Эффективные планерки: Как? Зачем? Как часто?

“Давайте встретимся и все обсудим!..” Как часто вы оказывались на встречах, когда время тянется нестерпимо долго и всю суть можно было обсудить в нескольких сообщениях? Уверена, у каждого регулярно бывает такой опыт.

Давайте разберемся, что поможет вам избежать лишней траты времени на ненужные встречи и повысит вовлеченность команды.

Нет однозначного ответа, эффективно ли проведение ежедневных планерок. Стоит воспринимать планерку как инструмент, у которого есть своё назначение. Планерка эффективна, если при ее помощи достигается необходимый бизнесу результат. Например, если вы обозначаете, что цель планерки - просто встретиться и поговорить, без привязки к целям бизнеса, то в конечном итоге получите зря потраченное время сотрудников и упущенную финансовую выгоду.

Если вам и правда нужна планерка, чтобы сонастроиться с командой, не забывайте учитывать текущие задачи бизнеса.

Ежедневные собрания могут превратиться из инструмента развития команды в формальность. Так случается, если компания меняется, а форматы планерок остаются прежними. В зависимости от изменения целей бизнеса, формат совещаний необходимо менять. Например, корректировать длительность, частоту и т. д.

Работа некоторых отделов требует ежедневных планерок. Например, менеджмент классического отдела продаж предполагает ежедневную утреннюю встречу. Отдел разработки привык встречаться с утра на короткий синк. При этом, если разработчики работают в офисе из одного кабинета, то, возможно, им не требуется утренняя встреча, так как они каждый день работают в стыковке.

Как сделать так, чтобы ежедневные собрания не превратились в формальность? Для этого необходимо время от времени собирать обратную связь от участников планерки в формате ретроспективы. Насколько встреча помогает им продвинуться в текущих задачах? Насколько они удовлетворены от ритма и формата? Подобный опрос можно делать внутри команды, или же руководитель самостоятельно может провести рефлексию о том, есть ли результаты у регулярных планерок и что можно улучшить. Сокращать количество планёрок - это одно из решений эффективного управления.

1. Сбои в ритме проведения планерок

Такое происходит часто, когда в компании не налажен регулярный менеджмент. Хаотичное расписание собраний не дает выстроить понятный ритм работы для сотрудников и сбивает их.

2. Отсутствие целей встречи

Если вы собираете команду, потому что встреча стоит в расписании, но достаточной повестки не накопилось, вы значительно усложняете рабочий процесс. Помимо повестки необходимо определить состав участников, включив во встречу только тех, кто рассказывает и дает комментарии.

3. Пассивные участники встречи

Если вы приглашаете сотрудников, чтобы они просто слушали часовые совещания, вы теряете время и деньги. Для тех, чье присутствие необязательно, можно подготовить письменный follow-up по результатам встречи.

Делегируйте роль модератора планерки. Если вы даете возможность членам команды по очереди выступать в роли ведущего встречи и ответственного за соблюдение тайминга, то вы в значительной степени повышаете вовлеченность команды во встречи. Сотрудники начинают больше ценить саму работу по подготовке и модерации встречи. Они начинают совершенно по-другому относиться к временным рамкам. Проверено на собственном кейсе: после этого нововведения планерки отдела продаж стали очень содержательные, начинались и завершались вовремя.

Я с 2016 года работаю с распределёнными командами. На основе опыта я вижу, что если цель встречи и регламент хорошо продуманы и заранее всем известны, то вовлечение команды далеко не хуже, чем в офлайне. Я очень часто присутствовала на оффлайн-совещаниях в разных компаниях, где часть сотрудников отвлекаются на свои дела, кто-то чиркает карандашом, кто-то отвечает на сообщения.

Люди отвлекаются, когда они не вовлечены в обсуждение. Если половина из присутствующих на собрании - слушатели, то освободите их от посещения встречи, сообщив все важное в едином сообщении.

Больше лайфхаков для менеджеров и основателей бизнеса - в моем Telegram-канале Будни ментора. Подписывайтесь!