Как системы планирования рушат вашу продуктивность, или Антиматрица Эйзенхауера

В каждой системе планирования, которую я когда-либо использовал, находился какой-то изъян.

Я долго и с упорством пытался понять, что же с ними всеми не так? Почему Помодоро отвалилось? Почему отвалилась Джедайская система? Всё выглядит логичным: поставь задачи, отприоритезируй их, делай, достигай, преодолевай.

Вроде бы всё просто, но почему это не работает?

Давайте представим, что деятельность, которую вы планируете, занимает 50-70% вашего свободного времени. А теперь дополнительно давайте представим, что задачи, которые вы делаете, вам не очень-то интересны. Получается, что около 50% вашего времени вы преодолеваете себя ради достижения целей, которые, в целом, могут быть и не вашими.

Ещё раз. Примерно полжизни мы делаем то, что нам не нужно, чтобы получить то, что нам не важно. Да, периодически нас прибивает на берег под названием «Отпуск», где мы наконец-то начинаем делать то, что нам нравится… Но зачем так жить?

Ещё раз. Примерно полжизни мы делаем то, что нам не нужно, чтобы получить то, что нам не важно. Да, периодически нас прибивает на берег под названием «Отпуск», где мы наконец-то начинаем делать то, что нам нравится… Но зачем так жить?

Последний раз моя система планирования обвалилась после матрицы Эйзенхауера.

Кто не в курсе, по матрице Эйзенхауера задачи нужно разделить на следующие категории: «Срочно + Важно», «Несрочно + Важно», «Срочно + Неважно», «Несрочно + Неважно». И после этого приступать к работе, закрывать задачи, начиная от первой к последней категории.

Я долго смотрел на эту матрицу, и внезапно меня осенило. А почему в этой матрице Эйзенхауера нет никакого понимания того, а хочу или умею я делать поставленные передо мной задачи? Почему вся она состоит фактически из слов «Должен», «Следует», «Обязательно», «Не обязательно» и проч?

Так появилась моя антиматрица Эйзенхауера:

Для особо сообразительных дальше уже и не нужно читать — достаточно просто приоритезировать задачи в новом ключе, используя теги, цветовую кодировку или приоритеты в приложеньках.

Распределив задачи по-новому, я увидел ошибку практически всех систем планирования: они говорят нам, что мы ДОЛЖНЫ или что нам СЛЕДУЕТ делать, без всякой привязки к тому, ХОТИМ и УМЕЕМ ли мы это делать.

Предлагаю подробнее остановится на этих областях, чтобы разобраться, что за ними идёт:

1. Хочу и умею/могу

Это — ваша зона максимального фокуса и роста. Именно здесь располагаются те задачи, которые вы можете с радостью и удовольствием закрывать, входя в поток. Фокусируйтесь на них 70% вашего времени. У этой зоны также есть небольшие ограничения, о чём я скажу в самом конце.

2. Хочу + не умею/могу

Здесь лежат задачи, которые вы хотите сделать, но которые попросту не умеете делать. В отношении этих задач у вас всегда есть ровно два варианта развития событий:

Делегируйте эти задачи тем, кто умеет и хочет это делать. А если некому делегируйте, пока делайте сами.

Если вам интересно научиться этому, то делайте, пока не переведете эти задачи в область «Хочу и умею». К примеру, если вы хотите научиться продажам, но не умеете это делать, с опытом и практикой вы научитесь очень классно продавать (потому что хотите этому научиться).

3. Умею + не хочу

Здесь находятся задачи, которые вы умеете делать, но не хотите. Чаще всего это не совсем приятные задачи — сдать налоговую декларацию, отвезти вещи, и так далее.

Что делать с такими задачами? Безжалостно удалить то, что не является абсолютно необходимым (например, вы можете не хотеть сдавать налоговую декларацию, но выбора у вас особо нет, а подселять к себе друга, которому негде жить, вовсе не обязательно).

Не пытайтесь себя обмануть, если вам не интересна задача, вы не можете её сделать, и она не обязательна — вы её будете прокрастинировать до последнего.

После удаления балласта оставшиеся обязательные задачи выполните или делегируйте.

4. Не умею + не хочу

Задачи этой зоны — это задачи по уничтожению самого себя. Представьте, что у вас есть задачи (а они есть!) которые вы не хотите делать, и вы понятия не имеете, как их делать, но беретёсь за них, и тратите три самых драгоценных ресурса — ваше психическое здоровье, время и силы.

Лучше безжалостно удаляйте эти задачи — они вам не нужны.

Дополнительные инсайты:

Приоритеты в жизни меняются, поэтому стоит раз в Х время пересматривать задачи и их приоритетность.
В задачи в стиле «Хочу и могу» могут попадаться прокрастинаторы времени. Например, посмотреть кино или почитать художественную книжку. Обязательно выделяйте время на такие «прокрастинаторы», чтобы баловать себя.
Также в «Хочу и могу» могут попадаться и вредные привычки — алкоголь, никотин, азартные игры и прочее. Их стоит избегать, что логично.
С помощью такой приоритезации можно в том числе оценивать свои будущие покупки: покупайте то, что вы хотите и можете купить, стремитесь к тому, чего хотите, но не можете, игнорируйте то, что можете, но не хотите покупать (так, например, я осознал, что Playstation, который я три года планирую купить, лежит в категории «Могу, но не хочу». После этого я просто удалил эту покупку из списка.
С помощью такой приоритезации можно оценивать и людей. Фокусируйтесь на общении с теми, кто вам приятен и с кем вы можете приятно общаться. Старайтесь найти общий язык с теми, с кем хотите, но пока не можете общаться. Избегайте тех, с кем вы не хотите общаться — эти люди тянут вас на дно.

Больше про Ленивый тайм-менеджмент в моём Telegram-канале https://t.me/dzenskii