Яма делегирования: почему ассистенты не снимают нагрузку с руководителя, а только добавляют головной боли

В этой статье разберем почему реальный эффект от делегирования задач не всегда совпадает с ожиданиями и как сделать так, чтобы ассистент снял рутину, а не приумножил ее. Это актуально для многих подчиненных, но мы разберем это на примере работы с ассистентом / личным помощником.

Привет! Я Роман Швецов, основатель сервиса бизнес-ассистентов и аутсорсинга Delegator 24. Все больше предпринимателей осознают необходимость делегирования различных задач. На вопрос, кому делегировать рутину и текучку, один из очевидных ответов – персональный ассистент. Это отрадно, ведь еще несколько лет назад людей, которые пытались делать все сами, было заметно больше. Вот и статистика hh.ru это подтверждает: в одной только Москве 12-15 тыс. вакансий по этому запросу.

Яма делегирования: почему ассистенты не снимают нагрузку с руководителя, а только добавляют головной боли

При этом, поиск ассистента – это проблема: у руководителя много дел и мало времени. Не все, но многие героически справляются с задачей найма личного помощника, и тут снова проблема: стало не лучше, а хуже.
Действительно, часто получается так: ассистента нашли, а эффект – обратный ожидаемому: человек не может разобраться с задачами или выполняет их так, что лучше бы вообще не брался. Куча времени уходит на разъяснения, как правильно, и все без толку.

И только в единичных случаях удается найти крутого ассистента, который сразу показывает хорошие результаты (знаю о чем говорю, постоянно общаюсь с предпринимателями, в том числе известными, и провожу эфиры на канале, кстати – подписывайтесь).Почему так? На примере клиентов нашего сервиса я вижу, что причины плюс-минус у всех одинаковые. Давайте разбираться, как с ними справиться.

3 причины несовпадения картинки «ожидание-реальность» при делегировании, и как их преодолеть.

Действительно, явление ассистента в жизнь предпринимателя может оказаться вовсе не тем эликсиром, который вернет в Эдемский рай.

Яма делегирования: почему ассистенты не снимают нагрузку с руководителя, а только добавляют головной боли

Скажу даже больше: скорее всего, ваша жизнь станет только хуже. Поначалу. Есть такое понятие, как «яма делегирования» – это период времени, когда результат, выполняемый тем, кому делегировали, хуже, чем был раньше, когда мы все делали сами.

Спойлер: так всегда, но период времени может быть небольшим, если все сделать правильно. И принятие факта, что первое время будет хуже, чем когда делали сами, и это нормально, поможет сделать шаг к передаче дел другим людям, не только ассистенту, кстати.

Результат того, что мы привыкли делать сами, обычно нас устраивает, некоторые даже считают, что делают "это" классно, и никто другой так не сможет, а если и сможет, то таких людей сложно найти, стоят они дорого и лучше даже не начинать. Это один из частых блоков, почему люди не делегируют. В реальности не все так плохо, полно людей, которых можно быстро доучить, дотянуть до приемлемого уровня.

Итого: уровень, на котором вы выполняете работу сами, начинающий или даже опытный бизнес-ассистент повторить не сможет. Поэтому надо быть готовым к тому, что временно упадет качество выполнения/скорость. Однако можно и нужно сокращать глубину ямы делегирования и ее продолжительность. Ниже поделимся, как этого достичь.

Но сначала о причинах существования ямы делегирования.

Яма делегирования: почему ассистенты не снимают нагрузку с руководителя, а только добавляют головной боли

Ясность и четкость в постановке задач.

Тут как в командном спорте: от качества подачи зависит добрые 50% успеха. Если мы хотим хорошего результата, мы постараемся сделать хороший пас, а не навесить вникуда и ждать, что подчиненный вытащит этот сложный мяч. Так делать можно, когда совсем мало времени и когда подчиненный уже матерый проверенный игрок, но не в начале пути.
Когда мы делегируем задачу, очень важно объяснить все детали, ожидания и требования, чтобы избежать недоразумений и неправильного выполнения задачи. Объясню на примере.

Представим, что вы – руководитель строительной компании, и вам нужно найти бригаду для строительства дома. Один из главных критериев поиска – цена, вы ищите строителей на субподряд.

Плохо поставленная задача: Найдите бригаду для строительства дома.

Хорошо поставленная задача:

Найдите бригаду для строительства дома 100 кв2 в Москве.

  • Дом – каркасный, 2 этажа, строительство «под ключ» (от фундамента до отделки).
  • Материалы заказчика.
  • Строительство начнется через месяц.
  • Главный критерий поиска – стоимость работ.

Прилагаю проект и желаемую стоимость по видам работ/за проект. Мне нужны номера телефонов для дальнейшего созвона и обсуждения деталей. Найдите несколько вариантов в течение 3 дней.

Видите разницу? Чем больше детализации, тем выше вероятность, что выполнение задачи вас устроит. Да, это занимает больше времени, и часто не хочется так детализировать, но тут нужно выбирать: либо чуть дольше и сильно лучше, либо очень быстро и, вероятно, очень мимо в результате)

Отсутствие контроля.

Продолжим на примере этой же задачи. Предположим даже, что вы дали четкое ТЗ. Ассистент принялся за выполнение, но в процессе понял, что в Москве такие специалисты стоят дорого и/или они заняты в то время, когда должно начаться строительство, поэтому он составляет список с минимальными ценами в Москве, но это все равно сильно дороже, чем вы просили.

Итог: Через пару дней у вас есть номера бригад, но стоимость их работ выше бюджета. Еще вчера можно было бы расширить локацию поиска, так как привезти бригаду из региона, возможно, выгоднее, и вы попросите ассистента это сделать следующим этапом, но время уже потеряно. Как решить эту проблему – расскажу ниже.

Чрезмерный контроль.

Все та же бригада строителей. Ассистент работает над задачей, но вы контролируете буквально каждый звонок. Вы нервничаете, помощник тоже. Итог – вам кажется, что задача все равно выполнена недостаточно хорошо, вы бы точно сделали лучше. При этом вы потратили время, скорее всего сильно больше, чем если бы делали сами: разочарование, боль, отказ от делегирования, и вы откатываетесь обратно на уровень самостоятельного выполнения.

Суть вы поняли. Нужно давать возможность ассистенту проявить себя.

Важный момент: делегируя без тотального контроля, вы развиваетесь сами и развиваете подчиненного.

Решение и при чрезмерном контроле, и при его отсутствии одно – делать точки контроля.

Точки контроля – это моменты времени в процессе выполнения задачи, когда руководитель проверяет работу сотрудника.

То есть мы определяем точки, в которых производим контроль. Все остальное время мы его не осуществляем. Точками контроля могут быть:

  • интервалы времени (каждые 3 часа, каждый день в 17:00 и тд)
  • достижение промежуточных результатов (обзвонили 10 контактов - смотрим)
  • наступление каких-то событий (получил ответ от 3 бригад - покажите)

Смысл в том, что вы оставляете ассистенту пространство на взмах крыла и не изводите его постоянным дыханием в спину. Но при этом следите, чтобы дрова в поленнице были аккуратно сложены, а не наломаны и хаотично навалены. С помощью правильного контроля вы можете понять, в верном ли направлении движется ассистент и при необходимости скорректировать его.

Нужно ли говорить, КАК выполнять задачу?

Это вопрос, не имеющий однозначного ответа.

1. Если мы знаем как надо делать, и хотим, чтобы задача была выполнена хорошо с первого раз (нет права на ошибку), то нам нужно рассказать ход выполнения тому, кому мы делегируем.Чтобы человек все сделал правильно и не допустил ошибку.

2. Если же мы хотим, чтобы человек сам нашел решение, то есть запустить процесс поиска этого решения (и фактически обучения), то говорить о ходе выполнения не нужно. Но тогда мы должны принять на себя риск, что человек допустит ошибку.

3. Если мы не знаем как надо делать, тут мы должны быть уверены в компетенциях того, кому делегируем, тк мы не сможем помочь, подсказать, и вопрос сводится к проверке компетенций, примеров работ и кейсов или простого: «А ты делал это? Есть ли успешный опыт?»

После этого понимаем, стоит ли поручить это ассистенту или лучше поставить задачу – найти профильного специалиста для выполнения.

В общем случае, чтобы минимизировать ошибки, можно попросить сначала написать планируемый алгоритм решения, и при необходимости его скорректировать. А если можем допустить провал по задаче, то нужно дать возможность это решение реализовать, то есть дать шанс ошибиться и на этой ошибке научиться.

Я обычно так не делаю, потому что мне не хочется факапов.

Помните: никто не решит задачу ТАК ЖЕ, как вы, просто потому что люди не умеют читать мысли. И есть вероятность, что ассистент будет совершать ошибки, возможно даже часто)

Ошибки = опыт. Это – нормально.

Как долго нужно терпеть ошибки нового сотрудника?

Яма делегирования практически неизбежна, но если она превращается в кратер – значит что-то идет не так.

Точный срок, в который сотрудник должен превратиться в идеал, назвать невозможно, так как это сильно зависит от сферы бизнеса, самих задач, их количества и т.д. НО:

  • Если вы поручаете ассистенту простые задачи (поиск информации в интернете, отправить документы, забронировать локацию под мероприятие и т.д.) – скорее всего за неделю-две уже станет понятно, схватывает он на лету или косячит на каждом шагу так, что вам нужно искать нового. Да, люди не всегда обучаемые, такое бывает.

  • Если же речь идет о более сложных задачах (например, подготовка КП по шаблону, разработка скриптов продаж, масштабирование бизнеса – организация выступлений спикера, продвижение в СМИ и т.д.), то есть смысл разработать для ассистента инструкцию или же уделить больше внимания контролю на всех этапах выполнения работы. А далее – смотреть на прогресс.

Учимся делегировать

Если у вас возникают трудности с делегированием задач, приходите к нам на бесплатный воркшоп. На них мы практикуемся в режиме реального времени составлять список своих рутинных и проектных задачи, а далее разбираем: как лучше делегировать и кому. Пишите в комментариях «ВОРКШОП» – вышлем ссылку на ближайший.

Яма делегирования: почему ассистенты не снимают нагрузку с руководителя, а только добавляют головной боли
Яма делегирования: почему ассистенты не снимают нагрузку с руководителя, а только добавляют головной боли

Помните: чем сложнее задачи, тем больше человеку может понадобиться времени для того, чтобы встроиться в процесс. Получилось немного в духе «если хочешь идти – иди», но это тот случай, когда на банальности нужно обратить внимание.

Добавлю, что встречаются люди, делегирование которым проходит по другому сценарию: они делают сразу круто, или даже лучше чем было. Проблема в том, что они встречаются редко и обычно стоят дорого.

Ассистент есть, а задач нет: как понять, что вам не нужен сотрудник на фултайм

Частая история из опыта общения с нашими клиентами. Предприниматель нанимает сотрудника в штат и все классно: задачи решаются, появляется больше свободного времени, таск-менеджер прилично выглядит. Но проходит 3 месяца, и задачи заканчиваются.

Итог – у вас сотрудник, которому нечего делать. И приходится либо придумывать ему задачи, либо пытаться «пристроить» в какую-то другую сферу – HR, продажи или куда-то еще. Не пропадать же добру)

Причины могут быть 2:

  • у вас нет постоянного пула задач, которые можно делегировать, и сотрудник в штат вам не нужен,

  • у вас есть такие задачи, но вам кажется, что их делегировать нельзя или ассистент их не потянет.

Решение и в том, и в другом случае одно – анализ своих задач. Очень важно уделить этому время, чтобы понимать, а вам вообще нужен ассистент на фултайм?

Как анализировать задачи? Рассказываем по шагам:

Шаг 1: Выписать все задачи, которые вы хотели бы делегировать.

Шаг 2: Вписать также задачи, которые отнимают у вас много времени, но не хотели бы их отдавать кому-то, так как не уверены, что вас в этом могут заменить.

Шаг 3: Среди задач, которые вы выписали, есть постоянные? Если нет – логичнее отдать эти задачи на аутсорс, сервис с почасовой оплатой точно подойдет вам больше, чем найм сотрудника.

Шаг 4: Если помимо разовых задач есть еще постоянные – отлично, вы точно готовы к работе с ассистентом)

Про это круто рассказал Борис Колесников на эфире «PRO делегирование», выпуски которого проходят на нашем телеграм-канале:

«В основном люди не задумываются о стоимости своего времени и не знают, сколько стоит их час. Для расчета формула очень простая: месячный доход делим на количество рабочих дней в месяце (у руководителей обычно это 30), а затем на количество рабочих часов в день. Если стоимость вашего часа 500 руб., а вы выполняете задачу, стоимость которой 50 руб. (цифровые значения условны, думаю, по функционалу вы примерно сможете оценить стоимость задачи) – такую задачу можно и нужно делегировать».

Теперь про задачи, которые, как вам кажется, никто лучше вас сделать не может. Например, вы ведете авторский блог и делегировать написание постов не можете, однако можно делегировать публикацию, редактуру текста или даже его написание с ваших слов (наговорили голосовым → ассистент создал пост → вы отредактировали → сэкономили кучу времени).

Мысль, которую хотелось донести – не нужно нанимать ассистента только потому, что у Васи из соседнего офиса он есть. Ассистент нужен в том случае, если у вас действительно есть для него задачи, и вы готовы их делегировать. С другой стороны, «аппетит приходит во время еды», и многие наши клиенты начинают увеличивать количество задач по мере работы с удаленным ассистентом и с сервисом. Начать с малого – это хорошо, но начать с с ассистентом на фултайм – это дорого.

Есть трудности с делегированием? Дарю бесплатный разбор

Конечно, я описал не все проблемы, которые могут возникнуть у тех, кто только начинает делегировать задачи – только «снял сливки».

Основная цель моего послания – не надевайте розовые очки! Делегирование иногда бывает сложным, нужно быть готовым к тем неприятностям, которые ждут вас в самом начале.

Ну и моя рекомендация – прежде чем нанимать сотрудника в штат, попробуйте сервис с почасовой оплатой – так вы поймете, какие задачи в принципе можете делегировать, сколько на них уходит ассистентского времени, какие проблемы возникают при их решении.

Я выделил время для бесплатных консультаций. Опишите в комментариях свою ситуацию сейчас: в чем проблемы с делегированием, с поиском ассистента, что хотелось бы исправить и т.д., а я сделаю подробный разбор. Всем ответим в комментариях, и 3 (трем) людям, у которых будут продвинутые задачи и запросы, которые мне покажутся интересными я сделаю бесплатный разбор.

Если вам интересна тема эффективного делегирования и найма подписывайтесь на мой Телеграм-канал, последнее время там часто проходят эфиры PRO делегирование с известными предпринимателями.

2626
25 комментариев

Я вот как раз являюсь тем звеном, которому дают ТЗ, как часто хочется увидеть четко поставленное задание, очень редко такое бывает со стороные клиента. Приходится постоянно догадываться или задавать много вопросов. Из за чего возникают разного рода трудности... Вашу статью нужно всем предпринимателям прочитать.

4
Ответить

И руководителям)

2
Ответить

Согласен, всегда хотелось бы слышать четкое ТЗ и не тратить время на догадки)

2
Ответить

интересно со стороны ассистента узнать мнение

1
Ответить

Ваша правда!

1
Ответить

Материал полезный, как и всё, что читаю у Романа.
Для меня процесс делегирования пока сложный: я как раз боюсь пережать ассистента, задушить. Проектов много, дедлайны сгорели еще вчера, и в такой ситуации непонятно, как оценить, где не справляется ассистент, а где реально с моей стороны слишком большой объем требований?

Хотелось бы об этом прочитать больше. Как наладить баланс, чтобы работу делали качественно, но это не было на износ. При таком ритме и текучка немаленькая, даже с высокой финансовой мотивацией. Как найти ассистентов для такой тяжёлой работы и как их удержать? Для меня тема актуальная. Думаю и для многих в наше время.

2
Ответить

это одна из проблем, которую мы решаем, можно обратиться в делегатор, чтобы текучка не была проблемой, мы отбираем, обучаем и предоставляем ассистентов "в аренду" с гарантией качества) текучку удалось существенно снизить, благодаря постоянной работе в этом направлении, для нас критично важно было удерживать ассистентов в долгую и мы в этом преуспели и продолжаем улучшать ключевые показатели: срок работы ассистента в компании, среднюю ЗП и некоторые другие

Ответить