Как сократить работу контент-менеджеров до четырёх часов в день

Привет. Bankiros.ru – третий финансовый маркетплейс рунета. Делимся опытом, как на проекте оптимизирована работа контент-менеджеров.

На нашем сайте размещается порядка трех тысяч продуктов от более 360 российских банков и 100 МФО. Такая база данных требует регулярной поддержки актуальности, поскольку кредитные организации почти еженедельно добавляют новые предложения или меняют условия по старым продуктам. В нашей компании этим занимается отдел контент-менеджеров (далее – «контенты»).

Сейчас у нас работает всего два контента и руководитель отдела. Но еще год назад контент-отдел насчитывал четырех специалистов. Тогда сайт активно обрастал новыми разделами и расширял базу продуктов (с двух то трех тысяч в течение года). Мы понимали, что в дальнейшем нам потребуется либо нарастить штат контентов, либо попробовать оптимизировать их работу. Второй вариант оказался для нас ближе. Поэтому мы расскажем, как нам удалось облегчить работу наших контентов без потерь в качестве выполнения задач.

До оптимизации проверка актуальности продуктов была главной заботой контентов и занимала большую часть рабочего времени. В среднем на ее выполнение приходилось три-четыре полных рабочих дня в неделю. При этом все позиции перепроверялись буквально вручную. Контент выбирал карточку продукта в админке, а затем открывал страницу этого продукта на сайте банка и сверял каждый параметр. И так нужно было проделать сотни раз.

Но, как правило, свыше 2/3 перепроверенных позиций оставались без изменений. То есть, за несколько дней контент мог вхолостую пересмотреть порядка тысячи позиций, а внести правки лишь в сотню из них.

В результате, у контентов почти не оставалось времени на другие задачи (обновление wiki-статей, размещение пресс-релизов, модерацию отзывов и так далее). Чтобы разгрузить контентов, мы в несколько этапов автоматизировали и структурировали процесс проверки актуальности продуктов.

Мы проанализировали частоту обновлений продуктов различных банков и сделали их градацию. Так мы разделили продукты на те, которые надо перепроверять еженедельно, и на те, которые можно перепроверять раз в месяц. Вдобавок проект-менеджер разбил все продукты на равное количество и распределил их между контентами. Это помогло избежать проверок одного продукта по несколько раз.

Расходы. На анализ истории обновлений продуктов и сортировку организаций руководитель отдела потратил всего 8 часов.

Профит. За счет перераспределения частоты проверок у нас получилось почти в два раза сократить еженедельную нагрузку контентов на выполнение этой задачи. Сейчас они тратят на перепроверку продуктов 1,5-2 дня. И только в последнюю неделю месяца генеральная проверка занимает до 3-4 дней.

Чтобы избавить контентов от пустого пролистывания сотни статичных позиций, мы разработали специальный «чекер». Это алгоритм, который в автоматическом режиме проверяет наличие изменений в продукте. Если «чекер» находит обновленный продукт, то в админке появляется соответствующее уведомление.

Увидев уведомление, контент оперативно проверяет изменения и вносит их в админку.

Такой инструмент сильно экономит время контентов, поскольку позволяет им игнорировать продукты без изменения статуса.

Расходы. На разработку и внедрение «чекера» в админку потребовалось 20 часов.

Профит. Появление автоматизированной программы дает возможность сконцентрировать внимание только на тех продуктах, которые требуют изменений. Так, например, если ранее на перепроверку кредитов требовалось 8 часов, то теперь хватает всего 4.

Намного проще отслеживать динамику эффективности работы контентов, если знать, где и какие ошибки они допускают. Для этого мы добавили в админку логирование изменений – раздел, где отображается хронология действий контентов (кто, когда и что изменил). Затем эти данные суммируются с информацией из системы управления проектами Jira и превращаются в удобную статистику. Там руководитель отдела может видеть, сколько контент потратил времени на целую задачу или правку отдельного продукта.

Расходы. На создание системы логирования суммарно было затрачено около 6 часов.

Профит. Этот инструмент позволил узнать оптимальное число специалистов для нашего проекта. Мы проанализировали, сколько времени контенты расходуют на выполнение тех или иных задач, и сопоставили их показатели с требуемыми сроками. Так мы пришли к выводу, что можем позволить себе сократить штат контентов до двух человек.

Чтобы стандартизировать работу контентов, избавить проект от повторяющихся ошибок, а также сократить время на обучение, руководитель отдела и менеджер проекта подготовили ряд инструкций. В них мы расписали, как работать с инструментами по проверке продуктов и их заполнению, админками. Также у нас есть перечень документов с указанием полезных ссылок для упрощения работы с регулярными задачами.

Расходы. В целом мануалы составлялись на протяжении полугода по мере появления новых инструментов или доработки прежних. Но если сложить все затраченное на их подготовку время, то получится порядка 25 часов.

Профит. Сократилось число непреднамеренных ошибок, которые совершались контентами из-за незнания каких-то нюансов. Вдобавок стало проще обучать новых специалистов.

Сейчас все поля для заполнения параметров продуктов сгруппированы по смысловому содержанию и разделены на тематические блоки. К примеру, поля по данным о процентной ставке объединены в одном блоке, а о комиссиях – в другом. Таким образом, у контента формируется унифицированный визуальный шаблон проверки продуктов, и он не бегает глазами по экрану в поисках нужного поля.

Также мы добавили еще одну небольшую фичу: если контент оставил какое-то обязательное поле пустым, оно подсвечивается красным цветом, и система не позволяет сохранить изменения в продукте. Такая мелочь позволяет сократить количество непреднамеренных ошибок и не пускает на проект полупустые продукты.

Расходы. К примеру, на изменение UX админки для раздела кредитные карты понадобилось 4 часа.

Профит. Апгрейд интерфейса админки значительно сократил время на внесение правок в данные о продуктах. Для сравнения, при старом UX на заполнение карточки продукта требовалось в среднем 3 минуты, но сейчас этот показатель снизился до 72 секунд.

Так, потратив 30 рабочих часов разработчиков и около 33 часов проект-менеджеров, мы получили следующие результаты:

В результате, после оптимизации рутинных операций и появления плана проверок, а также внедрения структурированного интерфейса админки контенты стали тратить на 50% меньше времени на проверку продуктов.