Собирайся, экспертиза, мы уходим: как не потерять уникальные знания в текучке кадров

Когда Википедия еще была стартапом, её основатели не обсудили все нюансы взаимоотношений. Когда один из них, Ларри Сэнгер, решил уйти, компания серьезно пострадала. Это был первый сотрудник (он же и первый разработчик). Тогда, в 2014 году, Википедия лишилась своего главного эксперта. Обсудим, где подстелить соломки на такой случай.

Вечная боль бизнеса – текучка кадров. Старички увольняются, надо искать и обучать новичков. А все ради чего? Ради того, чтобы этот новичок уволился через полгода?

Несомненно, стоит создавать условия, чтобы все были довольны – и компания, и сотрудники, и клиенты. Но давайте не будем ханжами – люди увольняются всегда, по совершенно разным причинам. А если не увольняются, то уходят на пенсию или в декрет. Если коллектив совсем не меняется годами, то либо у них все отлично и советы им не нужны, либо… а других вариантов нет.

Даже если мы имеем дело с крепкой командой и постоянно развивающимся бизнесом, то удаленка, релокации, уход крупных международных сервисов командной работы – это наталкивает на мысль о создании универсальной системы корпоративных знаний на отечественном софте, а не в гугл доках, где в папках можно пропасть без вести.

Но лучший софт, даже такой, как TEAMLY, будет работать вполсилы, пока внутри компании не решат, что это должна быть именно система. Тогда она сможет не висеть балластом, а приносить пользу в виде сэкономленного времени, сокращения онбординга и эффективного взаимодействия между сотрудниками. Какие этапы надо пройти? Рассказываем!

Это не только профессиональные навыки конкретного сотрудника, но и подробные путевые листы о том, где какие документы хранятся, какие контакты важно иметь под рукой, как пользоваться внутренним софтом и т.п.

Старички и, тем более, руководство, могут все это знать наизусть, но у новичка банальные операции будут занимать по пол-дня.

Второй важный пункт – практический опыт.
Допустим, вы завершили проект, а через год эта же компания к вам вновь обращается, но вы уже всё помните лишь в общих чертах. База проектного опыта поможет освежить в памяти все нюансы, чтобы продолжить взаимодействие так, будто не было перерыва.

В общем, в базе знаний лучше разместить все документы, созданные сотрудникам: статьи, презентации, кейсы, проектный опыт, отчеты и т.п.

Хватит этих решений, насаженных сверху. Они не всегда уместны, особенно, если речь о рабочем инструменте для всех сотрудников.

Прежде, чем начинать работу, нужно понять, что УЖЕ знают сотрудники и как они это используют. Поверьте, вы удивитесь. Но при этом подсветятся слабые места – вот за них и надо браться в первую очередь.

Не будем скромничать, TEAMLY – одна из лучших отечественных платформ для работы с корпоративными знаниями. Она создана специально для того, чтобы сотрудники компаний могли удобно пользоваться накопленной базой знаний в едином пространстве.

В TEAMLY есть несколько форматов хранения и доступа к данным, а также возможности для обучения и контроля знаний. Вы даже можете за 5 минут собрать обучающий курс для онбординга. Кроме того, мы постоянно внедряем новые фичи. Так что, если ищете удобную платформу – загляните на наш сайт.

Это такой пазл для взрослых сосредоточенных людей. Все разрозненные документы – чек-листы, шаблоны и инструкции, – надо упорядочить и структурировать на выбранной платформе. Это задача со звездочкой, если вы только начинаете создавать базу.

Если есть возможно делегировать всю эту работу, к примеру, специально обученному менеджеру знаний – лучше сделайте это. Он проведет все опросы, соберет структуру, запустит процесс и донесет до сотрудников важность обмена знаниями.

Если такой возможности нет – стоит найти ответственного внутри компании, который этим займется без ущерба основной деятельности. Способный лидер из внутренней среды вполне может справиться с созданием такой базы знаний. Но взваливать эту нагрузку на незаинтересованного человека – плохая идея, потому что потом придется переделывать.

Важно, чтобы в собранной базе были не только итоги работы, но и описания процессов – тестируемые гипотезы, описание JTBD, знаковые факапы.
Не надо пытаться скрыть косяки и негатив. Опишите их – это будут те грабли, которые в следующий раз вы обойдете.

Мало сделать базу знаний, надо встроить её в ежедневные заботы.
При запуске этого бизнес-процесса, нужно продумать, кто и в каких обстоятельствах будет пользоваться базой знаний.

Главный критерий рабочей базы: когда сотрудникам проще найти ответ в ней, чем спросить у коллег. Такой вот рай для интровертов.

Но будьте готовы к тому, что люди не сразу привыкнут к этому. Важно показать им преимущества пользования такой базой. И пользоваться ей самому.

Также собирайте обратную связь: может быть, ваша база произведение искусства, но в бизнесе главное эффективность. Поэтому в итоге ваша база знаний может стать похожей на монстра Франкенштейна, но будет отвечать требованиям потребителя.

✅ Бизнесу полезно, а порой жизненно необходимо сохранять практические знания и экспертность внутри компании. Это вопрос выживания и успешности.

✅ То, что кажется очевидным одному, совершенно в новинку для другого, особенно, если речь про первый день работы в вашей компании.

✅ База знаний – рабочий инструмент. Нельзя ее сделать и положить на полочку. Ей необходимо пользоваться и постоянно пополнять - это признак развития.

✅ TEAMLY – оптимальная платформа, которая отвечает требованиям компаний разной величины от мелких стартапов до корпораций.

✅ База знаний – пластичный инструмент. Не стесняйтесь править структуру, дополнять функционал, исходя из обратной связи от пользователей - ваших сотрудников.

✅ Признак эффективной базы знаний: когда человеку проще найти ответ у нее, чем у начальника.

Автор этих строк однажды несколько месяцев пользовался принтером в дальнем конце здания, пока не узнал, что в трех метрах от его стола в каморке есть очень тихий принтер, которым пользуются все соседи.