Как личный ассистент повышает эффективность бизнеса

Привет! Меня зовут Павел Савельев, я эксперт по построению бизнес-систем. Последние несколько лет я консультирую начинающих предпринимателей. Многие из них обращаются ко мне на грани выгорания, признаются, что хотят всё бросить, потому что не получают ожидаемого результата и не растут в доходе.

И первый вопрос, который я задаю: “Есть ли у вас личный ассистент?”. В этой статье вы убедитесь, что вам обязательно нужен такой сотрудник. А ещё узнаете, как выстроить взаимодействие с ним таким образом, чтобы вы могли доверять ассистенту как самому себе.

Зачем платить ассистенту, если можно сделать самому?

На старте бизнеса многие пытаются сэкономить на личном помощнике и тем самым вставляют себе палки в колёса. Просто запомните одну простую истину и перестаньте в ней сомневаться: ваше дело не будет двигаться на полных оборотах, если вы и руководитель, и менеджер, и HR, и маркетолог, и промоутер в одном лице.

Внимание – самый ценный ресурс. Если сравнить наш мозг с компьютером или со смартфоном, то внимание – это операционная система. Её объем ограничен и позволяет качественно обрабатывать только N-ое количество задач. Если вы откроете слишком много программ или приложений, ваше устройство начнёт тормозить. Точно также и ваш мозг будет работать менее эффективно, если вы загрузите себя тысячей дел.

Именно поэтому делегирование – это стартовый шаг к масштабированию. А первый в списке необходимых сотрудников для развития – личный ассистент.

Личный ассистент – это правая рука предпринимателя. У Бэтмена есть помощник Альфред, который делает львиную часть работы по спасению Готема. У Шерлока Холмса есть незаменимый доктор Ватсон. Точно также каждому предпринимателю, который нацелен на развитие, нужен личный ассистент. От этого кадра напрямую зависит рост вашего бизнеса. Сейчас объясню, почему.

В любом бизнесе можно выделить 2 типа задач:

Задача предпринимателя и руководителя – сосредоточиться на развивающих задачах и вести бизнес вперёд. А все задачи, которые отвлекают от этого – делегировать. Но на деле многие собственники бизнеса жонглируют сотней поддерживающих задач, растрачивают на операционку все силы, а до выстраивания стратегии дело не доходит.

Личный ассистент нужен как раз для того, чтобы снять с вас часть нагрузки и освободить ваше время и внимание для главного – для выявления потребностей рынка, тестирования новых гипотез, проработки вариантов развития.

Найм ассистента окупится очень быстро, потому что вы сможете переложить на него 90% рутины и направить фокус исключительно на те действия, которые ведут к увеличению прибыли.

Где найти личного ассистента?

Как выбрать личного помощника и не ошибиться?

Чтобы сразу попасть в яблочко и найти нужного человека, стоит очень тщательно подойти к выбору кандидата. Личный ассистент должен обладать следующими качествами:

Организованность. Человек-хаос или творческая личность без часов в голове на эту должность точно не подойдут. В работе ассистента очень важна четкость, пунктуальность, структурность, скрупулезность – только при этом условии вы сможете отпустить контроль, не перепроверять за ним все задачи и спокойно заниматься своими делами.

Проактивность. Этот человек не ждёт готовых решений, а находит их самостоятельно. Он не будет дергать вас по незначительным вопросам, сам отыщет нужную информацию и сделает всё, что в его силах, чтобы выполнить поставленную задачу.

Гибкость и скорость мышления. Ассистенту часто приходится находить неочевидные варианты решения задач и делать это в максимально сжатые сроки. Поэтому сообразительность и быстрота реакции здесь точно пригодятся.

Чтобы понять, соответствует ли кандидат этим критериям, задавайте больше проверочных вопросов на собеседовании. И не шаблонных из Интернета, а ситуативных, связанных с реальными рабочими кейсами. Например, предложите описать, как человек справится с возможным форс-мажором, что он будет делать, если вы вдруг пропадёте на 3 дня без предупреждения и т.п.

Но также не стоит игнорировать такой фактор, как простая человеческая симпатия. Вам предстоит плотно работать вместе с ассистентом, поэтому общение должно быть комфортным и приятным.

Что поручить личному ассистенту?

Для начала проведите research своего обычного дня: какие задачи вы выполняете и сколько времени на это тратите.

Составьте поминутный хронометраж:

7.00 – подъем

7.10 – завтрак

7.30 – душ, сборы

7.50 – проверка почты, рабочих чатов

9.00 – созвон с клиентом

9.30 — ….

Затем среди всех ваших дел, связанных с работой, выделите те, которые:

– вам не нравятся, отнимают энергию;

– рутинные, однообразные;

– не ведут к новому уровню дохода.

Все эти задачи мы можете передать личному ассистенту или поручить ему найти других компетентных исполнителей.

Как научиться доверять ассистенту?

Многие предприниматели боятся доверить постороннему человеку ответственные задачи, связанные с финансами, доступами к системам и т.п. Это вполне обоснованно.

Но не обязательно сразу погружать нового сотрудника во все внутренние нюансы. На первом этапе вы можете поручить ему задачи без риска или хотя бы с минимальным уровнем. А затем, если человек хорошо справляется и проявляет себя как компетентный и лояльный сотрудник, то расширять спектр его полномочий, доверять более ответственные вопросы.

И всё-таки. Чтобы подстраховаться, рекомендую прописать все нюансы и “скользкие места” в специальном договоре об оказании услуг. А также периодически проводить контролирующие мероприятия, внутренние проверки и т.п. Принцип “Доверяй, но проверяй” никто не отменял.

А у вас уже есть личный ассистент? Какие задачи вы ему поручаете, а что пока не решаетесь?

***

Если вы хотите строить бизнес без выгорания, кратно расти в доходах благодаря грамотно выстроенной системе, подписывайтесь на мой телеграм-канал https://t.me/savelevprobusiness. Там я делюсь личным опытом, интересными кейсами и полезными фишками про управление без операционки. Welcome!