Как провести ретроспективу онлайн: лайфхаки и реальный кейс Pruffme

Всем привет! Это Настя из отдела контент-маркетинга платформы Pruffme. У нас в компании все любят рефлексировать и анализировать работу за месяц, поэтому ретроспективы проходят не только в разработке, но и в поддержке, и в дизайне. Рассказываю, как мы это делаем, и какие функции платформы помогают нам проводить классные и очень эффективные ретро, которые работают на сплочение и коммуникацию между сотрудниками.

Мы используем стандартную структуру ретро, детали могут отличаться от команды к команде, но в основном на встрече обсуждают следующие вопросы:

Главное – соблюдать временные рамки, которые устанавливает фасилитатор, обычно это кто-то из продакт-менеджеров, потому что у них принципы Agile уже отскакивают от зубов.

Когда кто-то из команды на удаленке, важно, чтобы коммуникация не проседала, поэтому онлайн-ретро у нас тоже в порядке вещей. Я спросила у коллег, что они делают, чтобы ретро было комфортнее, если команда не может собраться в офисе. Нам повезло – у нас не только своя платформа для созвонов, но и своя онлайн-доска :)

Рассказываю, какие инструменты помогают нам проводить ретроспективы:

На очной ретроспективе мы наклеиваем стикеры на лист бумаги, но всё то же самое можем делать и в онлайне – на нашей доске с помощью фигур с текстом выделяем зоны для вопросов «Что мы делали хорошо?» и «Что мы можем делать лучше?» и добавляем стикеры с ответами. Раньше все выбирали для себя определенный цвет стикеров, чтобы другие могли определить автора, но теперь на доске появились подписи в стикерах, и онлайн-ретро стали еще нагляднее.

В вебинарной комнате запускаем таймер, чтобы понимать, когда нужно переходить к следующему этапу. Раньше у нас не было таймера, поэтому фасилитаторы следили за временем на телефоне. Теперь стало намного удобнее – все видят, сколько времени осталось на обсуждение успехов прошедшего спринта. А еще можно к таймеру добавить комментарий, чтобы команда точно отвечала на один и тот же вопрос.

Чтобы выбрать улучшения для следующего спринта, выделяем все стикеры из столбца с проблемами, с которыми столкнулись в предыдущей итерации, и запускаем голосование. У каждого члена команды есть только 3 голоса – они ставят лайки самым важным по их мнению проблемам, и все наглядно видят, что сейчас требует большего внимания. Например, на ретроспективе в команде поддержки большинство проголосовали за создание базы знаний для сотрудников – задачу взяли в работу на следующий месяц и уже составили подробные инструкции для новичков.

Все важные схемы сохраняем в шаблоны, поэтому к встрече готовиться почти не нужно. Просто добавляем на доску шаблон для ретроспективы – забирайте здесь.

В нашей компании традиция проводить ретроспективы началась с команды продукта «Онлайн-доски», постепенно практика распространилась и на другие отделы. Я узнала у продакт-менеджера Насти Тунаковой, как у них всё устроено.

В команде онлайн-досок ретроспектива обычно проходит офлайн, но иногда ребята собираются в вебинарной комнате, если кто-то не может приехать в офис.

Встреча проходит по такому плану:

Иногда команда включает в ретроспективу еще один пункт – благодарности друг другу. Это помогает ребятам быть ближе и ценить заслуги команды.

Анастасия Тунакова, продакт-менеджер Pruffme, рассказывает, что ей нравится в ретро больше всего:

Мы в Pruffme очень любим анализировать наши успехи, поддерживать друг друга в трудные времена и просто собираться вместе, чтобы что-нибудь обсудить. Здорово, что у нас всегда под рукой онлайн-инструменты, которые помогают команде сосредоточиться на обсуждении своих побед и поражений, а не организационных моментах, даже когда мы далеко друг от друга.

Расскажите, чем вы пользуетесь на ретроспективах?