Бизнес-ассистент: кто это и какие навыки ему нужны

Разбираемся, кто такие бизнес-ассистенты, кому подходит эта профессия и рассказываем, в какие сферы переходят из роли помощника руководителя.

Сима Свердлова, автор телеграм-канала о поиске работы "Ассистент дьявола" поговорила с Анной Громовой, основательницей сообщества "Ассистенты для ассистентов" и практикующим бизнес-ассистентом.

Роль бизнес-ассистента – одна из ключевых в современном бизнесе и деловом мире. Бизнес-ассистенты – это специалисты, которые оказывают поддержку и помощь руководителям, менеджерам и командам в различных аспектах работы и управления компанией. Они выполняют широкий спектр задач, направленных на обеспечение эффективной работы руководства и команды.

Вот несколько ключевых задач, с которыми сталкивается любой ассистент:

В сфере ассистентства существуют различные типы ассистентов, каждый из которых выполняет определенные задачи. Несмотря на некоторые номинальные различия, разделение на эти позиции не всегда жесткое, так как сама сфера работы бизнес-ассистента неструктурирована.

Секретарь часто отвечает за работу в рамках одной приемной. Его обязанности включают приветствие посетителей, организацию деятельности приемной (включая административно-хозяйственные задачи) , принятие входящих звонков и контроль документооборота.

Личный ассистент оказывает поддержку в личных вопросах. Это включает организацию путешествий, бронирование билетов и отелей, планирование досуга для руководителя и его семьи, управление расписанием и календарем, а также организацию мероприятий и встреч. Личный ассистент обычно работает напрямую с руководителем или его семьей, а не с командой или компанией.

Бизнес-ассистент более глубоко погружен в суть и цели бизнеса своего руководителя. Он управляет проектами и продуктами, ведет их от идеи до реализации, работает с метриками и аналитикой, а также самостоятельно исследует и собирает информацию из открытых источников для подготовки анализа. Бизнес-ассистент чаще всего работает в тесном сотрудничестве с командой руководителя над проектами.

Бизнес-ассистентство – динамичная и многофункциональная сфера, и точные обязанности и направление работы могут определяться текущим руководителем или меняться в зависимости от приоритетов или проектов.

Однако есть hard-skills, которыми необходимо владеть ассистенту любого уровня:

Soft-skills для ассистента не менее важны:

Для своего телеграм-канала Ассистент дьявола я подготовила целый mindmap по гибким навыкам и кругозору для ассистентов. Это не требования, это лишь подсказки, как и куда можно двигаться в процессе развития скиллов. Переходите по ссылке и скачивайте бесплатную карту.

Для ассистентов существует два основных сценария развития карьеры.

Первый сценарий предполагает вертикальный рост в области бизнес-ассистирования. Этот путь представляет собой линейную карьерную траекторию, где ассистент постепенно продвигается от должности секретаря или удаленного помощника до правой руки руководителя, подхватывая все больше ответственности и руководящих функций.

Второй сценарий может быть более извилистым. В этом случае ассистент в процессе своей работы обращает внимание на смежные сферы и постепенно полностью переходит в одну из них.

Рассмотрим наиболее распространенные профессии, в которые можно перейти из ассистентства:

Ивент-менеджер. Опыт в организации различных мероприятий, начиная от частных переговоров и заканчивая бизнес-конференциями, позволит ассистенту легко адаптироваться в сфере ивент-менеджмента. Навыки управления временем, координации подрядчиков и поставщиков, а также управления бюджетом мероприятий окажутся весьма полезными при переходе в эту область.

Проджект-менеджер. Ассистенты часто работают с проектами различных форматов. Работа со стейкхолдерами, навыки планирования и приоритезации задач, а также умение решать проблемы и разрешать конфликты делают их прекрасными кандидатами на позиции в области управления проектами.

Бизнес-аналитик. Ассистенты могут рассмотреть возможность перехода в сферу бизнес-аналитики, где требуется анализировать бизнес-процессы, определять требования к системам и предлагать улучшения. Здесь пригодятся их аналитические навыки и опыт работы с данными и информацией.

Маркетолог \ PR-специалист. Ассистенты часто уже имеют опыт в организации маркетинговых мероприятий, продвижении бренда или настройке рекламных объявлений. Эти навыки могут быть применены в реализации маркетинговых стратегий, создании контента и управлении коммуникациями с клиентами и партнерами.

HR-менеджер. Ассистенты активно работают с командой руководителя, участвуют в процессах подбора и адаптации сотрудников, а также в управлении HR-проектами. Их навыки в управлении конфликтами и поддержке операционных процессов могут быть полезными при переходе в сферу управления персоналом.

Предпринимательство. Иногда ассистенты устают от работы на проектах руководителя, и тогда логичным шагом для них может стать создание собственного бизнеса. Набравшись опыта под руководством своего босса, они могут успешно запустить собственные проекты, применяя свои навыки в управлении продуктами и управлении бизнесом.

Бизнес-девелопер. Благодаря своим навыкам работы с клиентами, ассистенты могут успешно перейти в область бизнес-девелопмента. Их опыт в поиске новых бизнес-возможностей, проведении исследований рынка, ведении переговоров, и анализе данных может быть ценным при привлечении новых клиентов, разработке стратегий роста и установлении партнерскими отношениями.

Рынок зарплат ассистентов. Рынок бизнес-ассистентства отличается от более структурированных отраслей, таких как IT. Здесь отсутствует четкое разделение на уровни (грейды) , что затрудняет определение, когда ассистент переходит от статуса джуниора к мидлу. Из-за этого рынок зарплат для ассистентов также неструктурированный и разнообразный.

Зарплата ассистента зависит от нескольких факторов, включая уровень квалификации, опыт работы, сферу, в которой работает ассистент, а также уровень руководителя, с которым он сотрудничает. Обычно начинающие ассистенты в городах-миллионниках получают около 90 тысяч рублей и выше. В то же время, сложно назвать точную верхнюю границу зарплаты, так как на рынке существуют разнообразные предложения и возможности.

Перед ассистентом открыты широкие возможности обучения в рамках профессии, хотя это обучение, чаще всего, происходит “в бою”. На ассистента спускается новая задача или обязанность, и он добирает необходимые знания. Существует несколько путей, чтобы набраться опыта:

– Профессия ассистента, особенно для выпускников школы и тех, кто хочет сменить сферу работы, — очень интересная.

Во-первых, она дает уникальную возможность установить множество контактов. Если вы еще не определились с конкретным направлением работы, но хотели бы начать карьеру в компании, то быть ассистентом – отличный старт. Существует большой спрос на сотрудников в административной сфере. Вы сможете ознакомиться со структурой бизнеса, познакомиться с коллективом и понять, подходит ли вам эта среда. Если в будущем вы осознаете, что вам нравится работа в данной организации, то есть вероятность получить хорошую зарплату и позицию, уже находясь внутри компании в роли ассистента.

Я рекомендую не бояться пробовать новое и искать свое место. Изначально вам могут не предложить высокую зарплату, но важно понимать, почему вы идете в компанию. Знания, связи и контакты – это ценные активы. Часто ассистенты имеют возможность учиться у своих руководителей. Я желаю всем вам встретить такого руководителя, который позволит вам расти, ошибаться и учиться на собственных ошибках. Не стоит бояться этого.

Найдите компанию, где ваш опыт будет ценен. Например, многие коллеги-ассистенты, кто пришел из бухгалтеров занимаются управлением бюджетами и финансами руководителей. Ваша экспертиза и опыт будут очень ценными для такого руководителя, так как вы сможете разобраться в платежах и налогах на уровне эксперта.

Рекомендую присмотреться к этой сфере, особенно если вы не определились со своим будущим направлением. С учетом вашего предыдущего опыта, вы, скорее всего, сможете претендовать на зарплату, соответствующую уровню специалиста в сфере ассистентства.