Как разрабатывают цифровые экосистемы

Мы компания FIRECODE - эксперты в разработке и проектировании крупных цифровых экосистем, по другому они ещё называются КИС - корпоративные информационные системы. Нашими клиентами являются компании среднего и крупного бизнеса. В этой статье я хочу рассказать, как создаются такие системы и какие проблемы они решают.

Сейчас всё больше компаний хотят оцифровать свои бизнес-процессы и сделать их более эффективнее. В эпоху цифровых технологий минимизация человеческого фактора стоит первостепенной задачей в стратегии любой современной компании, и компании всё активнее внедряют КИС в свою работу.

Современные КИС очень сильно отличаются друг от друга, но глобально решают одни и те же задачи, а именно:

После внедрения и запуска КИС, компания начинает новую жизнь и это не преувеличение, эффективность даже у большой компании очень сильно возрастает, освобождаются ресурсы и количество ошибок стремиться к минимуму.

О том как мы сэкономили более 1200 часов компании!

Расскажу на простом примере, как мы считаем эффективность от КИС. В одной из наших КИС был функционал по созданию счетов и актов, при этом количество выставляемых документов было более 300 штук в день. Счета и акты выставляли менеджеры, а принимали и учитывали их сотрудники бухгалтерии. При таком документообороте очень часто появлялись ошибки при учете актов, но стоило нам добавить на акт qr-код и добавить в КИС возможность подключать считыватель qr-кодов, то эффективность учета сильно возросла. Раньше бухгалтера брали каждый акт и фиксировали его в 1С, а сейчас достаточно взять пачку актов и “пистолет” (сканер qr-кодов) и нажимая одну кнопку на сканере qr-кодов акт сразу будет фиксироваться в КИС и отправляться в 1С. По скорости мы получили следующее, ранее на обработку 1 акта у бухгалтера, в среднем, уходила 1 минута, а чтобы учитывать 300 актов в день необходимо 5 часов времени. Так как человек не робот и дополнительно у него есть еще другие обязанности, то учетом актов занималось 3-5 человек. В месяц было необходимо 110 часов непрерывной работы для учета всех актов, при этом количество ошибок (не учли акт, допустили ошибку и т.п.) в среднем было равно 60 актам. После внедрения qr-кодов, количество времени необходимого для учета актов составила 30 минут в день, вместо 5 часов, а в месяц уходило 11 часов вместо 110 часов. Количество ошибок сократилось с 60 до 5 ошибок. Как вы видите, разница огромная, хотя это небольшой бизнес-процесс, оцифровка которого сэкономила компании 1200 часов в год и резко снизила вероятность ошибки.

Если говорить не о конкретном бизнес-процессе, а об общем эффекте от внедрения и использования КИС, то эффективность будет выражаться в десятках тысяч часов. С помощью КИС можно навести порядок и стандартизировать большинство операций в компании.

Около 5 лет назад мы разрабатывали крупную КИС для одного завода на дальнем востоке, у завода было 4 собственника, часть из них стремились все автоматизировать и оцифровать, другая часть были пассивные и они не понимали выгоду и целесообразности от внедрения каких либо современных систем. Но всё же у нас заказали КИС, и мы начали разработку, которая длилась около полу года, во время первого тестового запуска системы, часть собственников, которая была пассивная, начали интересоваться, что за систему мы сделали и для чего. Одной из основных функциональных особенностей системы был учет всего сырья и движение его по производственных этапам до выпуска готовой продукции, простым языком - система учитывала всё, и если попытаться что-то украсть или списать как брак, то система это понимала и отправляла уведомление всем собственникам. Обмануть систему было практически невозможно, так как она учитывали очень много факторов.

Как только пассивные собственники узнали о возможности системы, они стали бойкотировать и выступать против системы, ссылаясь что это лишняя трата времени и денег, но тестовый запуск мы сделали и система отработала 1 месяц. По результату система показала, что определенные сотрудники крадут (различными способами) сырье и продукцию, и убыток на краденой продукции был более 10 млн за месяц. Скажу сразу, что по документам, которые велись на предприятии, всё было идеально, а в жизни производство постоянно недосчитывалось прибыли. С помощью КИС было легко понять, кто замешан в этой схеме, и всё упиралось в тех двух собственников, которые были против этой системы. Производство закрыли через несколько месяцев и собственники теперь занимаются каждый своим бизнесом. С одной стороны это грустная история, с другой она показывает возможности КИС и её эффективность.

В среднем разработка проекта занимает от 4х до 10 месяцев. Мы делаем масштабируемую систему, внедрение которой можно выполнять последовательно. Даже если для полной разработки проекта требуется 10 месяцев, то запуск первых этапов и их внедрение можно выполнить через 3-4 месяца.

Процесс разработки и запуска КИС

- изучение бизнес-процессов компании;

- составление технических требования и ТЗ;

- оптимизация бизнес-процессов под требования системы;

- моделирование работы системы;

- подготовка документации для тестирования;

- определение и выбор оптимального стека технологий;

- проектирование архитектуры системы и баз данных;

- составление плана работ и внедрения;

- разработка по Agile или Waterfall, выбор методологии зависит от совокупности предыдущих факторов;

- тестирование и багфикс;

- пусконаладочные работы;

- запуск в тестовую эксплуатацию;

- сбор и анализ обратной связи от пользователей;

- подготовка к опытно промышленной эксплуатации по результатам тестовой эксплуатации;

- запуск в опытно промышленную эксплуатацию;

- подготовка документации для разработчиков;

- документация для персонала;

- обучение персонала;

- анализ эффективности от внедрения системы;

К нам часто обращаются клиенты, чтобы мы доделали их системы КИС, и в 80% случаев эти системы не имеют документации и очень сложно масштабируются. В таких случаях может потребовать более 1 месяца для изучения системы, чтобы понять как всё устроено. Во время исследования системы мы подробно ее документируем и указываем на слабые места.

КИСы стремительно развиваются и на помощь к нам приходят современные технологии с использованием нейросетей, систем распознавания объектов и различные интеграции с внешними системами. Не так давно мы разрабатывали КИС для крупного агропромышленного холдинга в Канаде. Наша КИС связана с местными метеостанциями и может корректировать планы по урожаю, во время его сбора, в зависимости от погодных условий. Система основывается на погодные условия и выставляет план (KPI) для определенных подразделений по уборке, тем самым всегда создает объективный план по сбору урожая в определенный день. В зависимости от плана, система уведомляет склады о необходимости подготовки места под конкретные объёмы, далее система сообщает тендерным агентам о планируемых объемах.

Еще одной интересной особенностью системы является определение вероятности поломки той или иной сельскохозяйственной техники. Парк техники в холдинге очень большой и в КИС фиксируются все поломки и обслуживание техники, мы собрали данные за последние 5 лет и прогнозируем вероятность выхода из строя определенной техники. Прогнозирование проводится с помощью нейронных сетей, которые постоянно обучаются.

Также в системе имеется онлайн мониторинг техники на карте, по каждой единице технике ведется статистика по ТО, выработке, пройдённому маршруту, собранному урожаю и т.п.

Первые КИС мы начали разрабатывать еще в 2009 году, за это время мы стандартизировали многие операции и процессы, протестировали разные подходы к проектированию и разработке. Многие компании, которые к нам обращаются, даже не представляют, что и как им можно оцифровать и оптимизировать, у многих есть простые и понятные цели - навести порядок, снизить издержки и т.п. Используя современные подходы к разработке КИС можно организовать управление всей компанией через мобильный телефон, когда собственник в режиме реально времени может следить и анализировать работу всей компании.

Когда-то принтеры заменили тысячи людей, которые набирали текст на печатных машинках, а сейчас эпоха цифрового бизнеса, где все компании пытаются оптимизировать и оцифровать все свои бизнес-процессы, и стараются сделать их автономными. В банках уже в 90% случаев решение по кредиту принимает система, а не человек, и таких примеров очень много, потому как системы намного умнее людей, и их работа более стабильнее чем человека.

КИС это достаточно сложная и широкая тема, и если у вас остались вопросы, то рад буду помочь, пишите в фейсбуке Андрей Морозов