Как организовал график своей работы, чтобы перестать работать с 9 до 22? Делюсь своим опытом, и как помог коллегам

Собрал структуру своей работы, когда и что делаю, в роли руководителя департамента 12 продакт-маркетинг команд.В последний год этот подход позволяет не засиживаться на работе до 22-00, ну пару раз в неделю до 19-30) Не 100% успех, но лучше чем было.

Идея написать все в один пост пришла, когда общался со знакомым. Он пришел с парой вопросов, попросил совета.

Сам руководит крупным направлением бизнеса в IT компании, сталкивается с проблемами: «Не успеваю все делать. Не понимаю что делать следующим по списку, много срочных задач от руководства, календарь забит встречами. Успеваю отбивать входящие запросы. Не понимаю в конце дня что сделал, кому обещал. Голова пухнет.»

Помню как сам с такой же ситуацией столкнулся, когда команда расширилась и 1 в 1 симптомы были.
Помню как сам с такой же ситуацией столкнулся, когда команда расширилась и 1 в 1 симптомы были.

Структура планирования работы, которая помогает успевать больше и замечать "а что я делаю":

  1. Планирование. Все задачи в 1м таск-трекере.
  2. Задачи себе расписывать максимально понятно + ссылка на источник, если надо.
  3. Один календарь для рабочих и личных задач.
  4. Чек-листы открытия и закрытия дня.
  5. Не тратить время на постоянную проверку чатиков и почты.
  6. Пришла задача и вопрос? занимает больше 5 минут? Не берусь за нее 😂. Записываю и выполняю согласно намеченному плану.
  7. В конце дня подвести итоги и спланировать следующий день.

Теперь детальнее про организацию рабочего времени:

1. Планирование. Все задачи в 1м таск-трекере.

Веду продуктовые задачи в Jira, бизнес задачи в Битрикс24. Контролировать их все не успеваю, что-то уходит из фокуса. Поэтому кому-то что-то пообещал или надо проконтролировать исполнение - ставлю себе задачей в Todoist. Это единый источник задач для меня.

2. Задачи себе расписывать максимально понятно + ссылка на источник, если надо.

Чтобы не вспоминать потом и не тратить время, декомпозирую задачу на кусочки которые можно быстро выполнить. Уходит некий страх взяться за непонятное, когда освободился небольшой слот - успеваю взять задачу, т.к. она мне понятна. Эту механику почерпнул из книги Дорофеева «Джедайские техники» - рекомендую почитать)

3. Один календарь для рабочих и личных задач.

Вижу полную картинку дня. Бронирую время под персональные задачи, чтобы время оставалось самому работать, а не только на встречи ходить. Чтобы личные задачи не игнорить, тоже заношу их в календарь, так понимаю, что на вечер не возьму задачи - уже пообещал семье.

4. Чек-листы открытия и закрытия дня. Минут на 20-30.

Утром: проверить почту, прочитать комментарии к задачам, согласно своим приоритетам сформулировать новые действия и проконтролировать текущие задачи, проверить календарь и мою готовность ко встречам. Уйти на встречи и работать)

Вечером: проверить почту, прочитать комментарии к задачам, ответить всем в тг, спланировать следующий рабочий день в Todoist согласно приоритетам от 1 (срочно/важно) до 4 (не срочно/а иногда и не важно);

Что из задач не сделал - переформулировать! и поставить реальный срок, если от этого кто-то зависит - предупредить.

На скриншоте мой пример задач на середину дня с приоритетами от 1 (срочно/важно) до 4 (не срочно/а иногда и не важно).
На скриншоте мой пример задач на середину дня с приоритетами от 1 (срочно/важно) до 4 (не срочно/а иногда и не важно).

5. Стараюсь не тратить время на постоянную проверку чатиков и почты. (Не всегда получается, но как справляюсь)

Была «болячка» - почту и Телеграм постоянно проверять, «а не написал ли кто?». Замьютил и то и то. Почту рабочую проверяю утром, как пришел и вечером перед уходом.

Привычку с Телеграм еще не убрал( Но замьютил до пятницы все подписки на каналы, кроме 4х самых интересных. Теперь в пятницу вечером и за выходные их разбираю, а в будни не трачу на это время.

6. Пришла задача и вопрос? занимает больше времени, чем записать ее? Не берусь за нее 😂.

Правда, не берусь) Записываю в задачи туда же в Todoist и приступаю позже, согласно приоритетам, которые поставил вчера вечером. Туда же влеты, сложные вопросы из почты и запросы от коллег отправляются.

Выполнил задачу - «жмак» и закрыл ее. Они все скапливаются в выполненных и вечером можно увидеть «а что я в итоге сделал» и подвести итоги.

7. В конце дня мысленно подвожу итоги

Отвечаю на вопросы:

Чем я выиграл этот день. Что хорошего для себя сделал

Как мои коллеги выиграли этот день?

Сколько лишнего времени я потратил сегодня? Время это единственный не восполнимый в жизни ресурс, к сожалению.

Кому забыл сказать спасибо сегодня? (Пойти и сделать это)

Мой знакомый внедрил пункты и вот что говорит:

  • «Задачи себе расписывать максимально понятно» - вот это в обязательном порядке.
  • «Что из задач не сделал - переформулировать!» - если задача начинает повторяться, и не сделал, то вероятно она не верно сформулирована. Срабатывает регулярно.
  • «Один календарь для рабочих и личных задач» - вот это тоже сделал, работает.
  • «Чек-листы открытия и закрытия дня» Открытие дня - да. С утра пробегаюсь по почте сообщениям, по задачам, но никак не перейду на горизонт недель. Пока планирование на день
  • Почту чекать стал реже, раньше постоянно - сейчас раза 4 - 5 за день.
  • «Пришла задача и вопрос? занимает больше 5 минут? Не берусь за нее 😂.» - вот это регулярно стараюсь использовать, если надо потратить больше времени, чем ее записать, то записываю, если проще сделать чем записать, то делаю
  • «В конце дня мысленно подвожу итоги» - с итогами по прежнему так себе. Обычно, смотрю на список того, что «не сделано» и смотрю что еще надо обязательно доделать. Что можно и нужно перенести.

Было полезно? Поделитесь постом со знакомыми и подписывайтесь на Телеграм канал: Мео Маркетинг

Расскажите, что используете, чтобы свое время эффективнее использовать?

1313
5 комментариев

Использую ровно то же самое
1. Личный таск трекер. Компания ведёт задачи в Б24, я в ticktick. Взялась за задачу - перенесла себе и распланировала.
2. Единый календарь личный, рабочий, календарь ребёнка (отвести, забрать, кружки). Календарь совмещение с задачами - я планирую задачи сразу в календаре.
3. Отказалась от емейл вообще. Есть аккаунт для регистраций, не проверяю. Кому надо, пишет в компанию или найдёт меня иначе.
4. Все подписки на рабочие каналы вынесла на рабочий телефон (не симку, а другой аппарат). Смотрю раз в неделю.
5. Не боюсь кого-то забыть или не ответить. Кому важно, напишет повторно.
6. Маме отвечаю сразу и во всех соцсетях :)

2
Ответить

🔥🔥🙌
Мне еще 7й пункт очень помог, замечать что я сделал, чтобы сказать себе «молодец!» и не обесценивать свою работу

1
Ответить

Таск трекер рулит, но вовлеч сотрудников тяжело... кто то все еще пишет в блокнот... про пять минут идея хорошая, надо затестить

2
Ответить

Ага, согласен. Тут от запроса идет, если дошли до уровня, когда сами понимают проблему и ищут решение - то подойдет.

А в целом для управления командой внедрил другой подход - чуть позже расскажу, в следующем посте.

Ответить

И еще иногда нужно себя отпускать после работы, не думать про работу постоянно, а просто расслабиться и понять что рабочий день окончен

1
Ответить